Manajemen waktu sebenarnya adalah tentang mengelola diri sendiri. Anda tidak dapat benar-benar "mengatur" waktu karena ada 24 jam dalam sehari, 60 menit dalam satu jam, 60 detik dalam satu menit—dan itu tidak pernah berubah. Namun, Anda dapat mengontrol di mana dan bagaimana Anda menghabiskan waktu dan mengambil tindakan untuk mengurangi atau menghilangkan pemborosan waktu. Berikut adalah sepuluh cara abadi untuk mengendalikan jadwal Anda setiap hari untuk memanfaatkan waktu yang Anda miliki.
1) Tetapkan Tujuan yang Diprioritaskan
Tanpa tujuan, Anda mungkin menemukan bahwa Anda cenderung mengejar apa pun yang tampaknya paling mendesak atau menatap wajah Anda. Sulit untuk tidak terganggu oleh objek yang berkilau. Untuk mencegah hal ini, cari tahu prioritas Anda yang sebenarnya dalam hidup, dan bergerak ke arah itu dengan menetapkan tujuan tahunan, bulanan, mingguan, dan harian atau hasil yang diinginkan. Peringkat masing-masing menggunakan sistem berikut:
- Pentingnya: (A=tinggi, B=sedang, C=rendah)
- Urgensi: (1=tinggi, 2=sedang, 3=rendah)
Selalu kerjakan tujuan dan tugas yang paling mendesak dan penting (A1) terlebih dahulu, lalu lanjutkan ke bawah daftar Anda.
2) Ikuti Aturan 80/20
Aturan 80/20, juga dikenal sebagai Prinsip Pareto, mengatakan bahwa 80 persen hasil Anda berasal dari 20 persen tindakan Anda. Ini adalah cara untuk melihat penggunaan waktu Anda, memprioritaskan tugas yang Anda pilih terhadap tujuan terpenting Anda. Apakah Anda berfokus pada 20 persen aktivitas yang menghasilkan 80 persen hasil yang Anda inginkan?
3) Belajar Mengatakan Tidak
Meskipun bagus untuk menjadi pemain tim, penting juga untuk mengetahui kapan dan bagaimana bersikap asertif dan membiarkan orang tahu Anda tidak dapat menangani permintaan mereka saat ini jika itu bertentangan dengan pencapaian tujuan Anda. Jika Anda setuju untuk mengambil tugas tersebut, negosiasikan tenggat waktu yang membantu mereka mencapai tujuan mereka tanpa mengorbankan tujuan Anda.
4) Mengatasi Penundaan Menggunakan Sistem 4D
- Hapus: Apa konsekuensi dari tidak melakukan tugas sama sekali? Pertimbangkan aturan 80/20; mungkin tidak perlu dilakukan terlebih dahulu.
- Delegasikan: Jika tugas itu penting, tanyakan pada diri Anda apakah itu benar-benar sesuatu yang menjadi tanggung jawab Anda sejak awal. Bisakah tugas itu diberikan kepada orang lain?
- Lakukan sekarang: Menunda tugas penting yang perlu dikerjakan hanya menimbulkan perasaan cemas dan stres. Lakukan sedini mungkin di pagi hari.
- Menunda: Jika tugasnya adalah tugas yang tidak dapat diselesaikan dengan cepat dan bukan merupakan item prioritas tinggi, tunda saja.
5) Makan Katak
Mengutip Brian Tracey dari bukunya, "Eat That Frog,"
"Jika hal pertama yang Anda lakukan setiap pagi adalah makan kodok hidup, Anda bisa menjalani hari dengan kepuasan mengetahui bahwa itu mungkin hal terburuk yang akan terjadi pada Anda sepanjang hari panjang."
Katak Anda setiap hari adalah tugas yang akan memiliki dampak terbesar dalam mencapai tujuan Anda, yang biasanya merupakan tugas yang kemungkinan besar akan Anda tunda untuk memulai.
6) Mengurangi Jumlah Rapat
Rapat yang dijalankan dengan buruk adalah pemborosan waktu, dikalikan dengan jumlah orang dalam rapat. Pastikan Anda memiliki agenda dan Anda tidak hanya mengadakan rapat demi mengadakan rapat.
7) Toples Kaca: Batu, Kerikil, Pasir
Kategorikan pekerjaan Anda dengan cara ini:
- Batuan: Proyek strategis terpenting Anda
- Kerikil: Proyek dan tugas yang penting tetapi bukan yang paling kritis
- Pasir: Tugas yang lebih kecil dan lebih tidak penting
Atasi bebatuan terlebih dahulu. Jika Anda terus menangani hal-hal kecil (pasir dan kerikil), dan bukan barang-barang strategis yang penting, batu-batuan, toples Anda akan segera terisi tanpa ada ruang untuk batu lagi.
8) Hilangkan Pembuang Waktu Elektronik
Setiap orang memiliki gangguan tertentu yang mengganggu mereka dan menyita waktu mereka dari pekerjaan mereka. Apakah Facebook Anda? Twitter? Pemeriksaan email? Pesan berkelanjutan dengan teman dan keluarga? Berhentilah memeriksanya terlalu sering dan mulailah mengelompokkan jenis aktivitas ini. Tetapkan waktu, lalu periksa dan tangani semuanya sekaligus. Beri diri Anda waktu 30 menit dan kemudian kembali mengerjakan tugas.
9) Dapatkan Terorganisir
Untuk mengatur waktu Anda secara efektif dan menjadi produktif setiap hari, Anda harus menciptakan lingkungan yang tepat. Hilangkan kekacauan yang tidak berguna, atur sistem pengarsipan yang efektif, miliki tempat terdekat untuk semua pekerjaan item yang sering Anda butuhkan, dan manfaatkan alat manajemen alur kerja untuk membantu Anda membuat yang produktif lingkungan.
10) Jaga Kesehatan Anda
Tidur malam yang nyenyak, makan sehat, dan olahraga akan memberi Anda energi, fokus, dan stamina yang dibutuhkan untuk memaksimalkan hari Anda. Tampaknya pekerjaan lebih penting dan Anda selalu dapat mengejar waktu tidur, makan, dan berolahraga nanti. Namun, jika Anda kehilangan kesehatan, Anda tidak dapat bekerja, atau melakukan banyak hal lain dalam hal ini, jadi jangan berhemat untuk menjaga diri sendiri.
