Bidang manajemen proyek, seperti bidang keahlian lainnya, memiliki kosakata unik yang diisi dengan akronim dan istilah khusus. Tiga istilah dan konsep penting yang harus Anda sertakan:
- Cakupan
- Mempertaruhkan
- Asumsi
Ini adalah garis besar dari tiga istilah manajemen proyek yang penting ini dan menyertakan tautan dan saran untuk bacaan tambahan.
Cakupan
Dalam manajemen proyek, cakupan adalah himpunan batas yang menentukan sejauh mana suatu proyek. Ruang lingkup menggambarkan apa yang harus disampaikan kepada pelanggan sebagai hasil dari inisiatif proyek.
Memahami ruang lingkup memungkinkan manajer proyek dan tim proyek untuk memahami apa yang berada di dalam atau di luar batas proyek. Jika sesuatu "tidak dalam ruang lingkup", itu tidak diperhitungkan dalam pekerjaan perencanaan proyek. Kegiatan yang berada dalam batas-batas pernyataan ruang lingkup dianggap "dalam ruang lingkup" dan diperhitungkan dalam jadwal dan anggaran. Jika suatu kegiatan berada di luar batas, itu dianggap "di luar ruang lingkup" dan tidak direncanakan.
Apakah Anda seorang manajer proyek atau bagian dari tim proyek, Anda sebaiknya mempertimbangkan apakah ada sesuatu yang berada dalam cakupan atau di luar cakupan saat Anda bergerak maju. Sebagai contoh, bayangkan klien meminta Anda membuat situs web. Saat Anda menguraikan ruang lingkup (atau menetapkan batas) proyek, Anda menunjukkan item berikut sebagai dalam ruang lingkup:
- Desain situs dan diagram wireframe
- Pendirian test bed
- Pengkodean ke gambar rangka yang disetujui
- Pengembangan grafis untuk tema situs web
- Menguji dan men-debug sebelum memublikasikan situs
Selama proyek berlangsung, klien meminta Anda untuk menyertakan ikhtisar video perusahaan. Video tidak ditentukan dalam ruang lingkup proyek dan oleh karena itu berada di luar ruang lingkup. Meskipun Anda mungkin senang melakukan pekerjaan video dengan biaya tambahan, ini akan memerlukan revisi ruang lingkup dan perkiraan biaya dan waktu untuk proyek tersebut.
Dengan tidak adanya dokumen cakupan yang jelas dan disepakati, masalah video mungkin menjadi perdebatan antara tim Anda dan perwakilan pelanggan. Pernyataan ruang lingkup yang jelas memungkinkan Anda meredakan situasi dan menangani perubahan secara teratur.
Jadi bagaimana Anda menentukan apa yang masuk atau keluar dari ruang lingkup? Pertama-tama Anda ingin menguraikan semua detail proyek yang saat ini Anda ketahui berdasarkan diskusi dengan klien atau pemilik proyek. Kemudian Anda akan ingin membuat asumsi kunci yang akan mendorong apa yang dianggap masuk atau keluar dari ruang lingkup.
Asumsi
Di beberapa titik dalam hidup Anda, Anda mungkin pernah diberi tahu, "Jangan pernah membuat asumsi." Namun, membuat asumsi dalam manajemen proyek adalah kegiatan sehari-hari. Asumsi membantu Anda menentukan ruang lingkup dan risiko serta menyempurnakan perkiraan Anda untuk waktu dan biaya. Tentu saja, penting untuk mendokumentasikan dan memvalidasi asumsi Anda.
Pertimbangkan sesuatu yang sederhana, seperti membuat buku. Katakanlah teman Anda memiliki ide untuk buku meja kopi dan meminta Anda untuk mengelola proyek tersebut. Permintaan pertamanya adalah anggaran agar dia bisa mendapatkan pendanaan. Saat Anda menentukan ruang lingkup, jelas bahwa teman Anda tidak yakin dengan banyak detail, termasuk jumlah halaman, penyertaan gambar, gaya sampul, dan berat kertas yang akan digunakan untuk halaman.
Karena semua faktor ini akan memengaruhi biaya dan kerumitan produksi, Anda harus membuatnya asumsi tentang spesifikasi dan memvalidasi asumsi tersebut sebagai dapat diterima atau tidak dapat diterima temanmu. Setelah diskusi lebih lanjut, teman Anda memberi tahu Anda bahwa dia berencana memasukkan 50 foto ke dalam buku. Anda dapat mendasarkan asumsi Anda pada 50 gambar atau, mengantisipasi bahwa jumlah ini akan meningkat seiring waktu, Anda dapat membuat asumsi bahwa akan ada antara 75-90 halaman dengan gambar.
Anda juga dapat melihat bagaimana asumsi secara langsung memengaruhi jadwal. Misalnya, bayangkan Anda sedang memimpin proyek di taman yang melibatkan pembangunan ayunan. Saat menyiapkan proyek Anda, Anda diberi anggaran dan anggota tim yang ditugaskan, salah satunya bertanggung jawab atas materi. Saat Anda membuat jadwal, Anda bertanya kepada penanggung jawab material kapan semen akan tiba. Orang ini menjawab bahwa dia tidak yakin kapan semen akan tiba tetapi dia yakin antara tanggal 1 Juni dan 10 Juni. Saat Anda membangun ruang lingkup dan jadwal, Anda berasumsi bahwa semen akan tiba paling lambat 10 Juni. Contoh ini menunjukkan dua manfaat untuk membuat asumsi.
Manfaat pertama adalah asumsi penerimaan semen paling lambat 10 Juni memungkinkan Anda untuk merencanakan kegiatan yang mengandalkan kedatangan semen. Manfaat kedua adalah memberikan tenggat waktu kepada penanggung jawab material untuk mengirimkan semen, yang kemudian dapat disampaikan ke pemasoknya. Secara tidak sengaja telah menetapkan tenggat waktu utama bagi proyek untuk bergerak maju.
Membuat asumsi menciptakan tolok ukur yang sering ditinjau kembali selama proyek untuk membantu tim proyek agar tetap berada dalam ruang lingkup, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Tapi apa yang terjadi ketika asumsi salah? Di sinilah risiko berperan.
Mempertaruhkan
Setelah Anda membangun ruang lingkup dan mengidentifikasi asumsi yang ada di balik ruang lingkup dan perkiraan, Anda akan ingin mulai menilai area risiko. Risiko sama dalam manajemen proyek seperti di dunia nyata; itu adalah bahaya atau peluang yang dapat menimbulkan kerusakan.
Semua proyek mengandung risiko, dan jika Anda adalah manajer proyek atau pemilik proyek, tidak hanya itu tanggung jawab Anda untuk mengantisipasi risiko, tetapi juga merupakan tugas Anda untuk mengomunikasikan dampak potensial dari risiko tersebut kepada tim proyek dan bersiap untuk memitigasi risiko tersebut.
Risiko datang dalam berbagai tingkatan. Terkadang risiko dapat berarti proyek akan berjalan sedikit berbeda atau mengalami perubahan kecil yang tidak terduga. Namun, dalam beberapa kasus, risiko dapat menyebabkan hasil bencana yang mengubah proyek Anda.
Mari gunakan skenario taman bermain dari contoh semen di atas. Salah satu risikonya adalah semen tidak sampai pada tanggal yang diasumsikan 10 Juni. Apa efek potensial dari risiko ini? Semua kegiatan penerus yang mengikuti setelah semen dituangkan tertunda akibat masalah ini.
Risiko juga bisa positif. Pertimbangkan dampaknya terhadap proyek jika semen muncul lebih awal dari yang diperkirakan. Meskipun hal ini tampak seperti hasil yang positif, hal ini masih menimbulkan masalah untuk waktu dan pengurutan semua langkah lain dalam proyek.
Manajer proyek bekerja dengan tim proyek mereka untuk bertukar pikiran dan mengidentifikasi potensi risiko. Mereka mengambil proses selangkah lebih maju dan melihat potensi keparahan risiko dan kemungkinan terjadinya. Selain itu, mereka mengidentifikasi individu-individu yang paling cocok untuk mengidentifikasi kapan risiko terjadi, dan mereka mengembangkan rencana mitigasi risiko yang disepakati.
Banyak perusahaan memiliki template risiko terperinci yang telah mereka kembangkan dari waktu ke waktu dan dari pengalaman dengan proyek lain. Beberapa industri telah menyusun profil risiko yang digunakan sebagai titik awal untuk analisis risiko. Banyak industri mempraktikkan analisis statistik yang sangat rinci untuk perencanaan risiko juga.
