Pencadangan data sangat penting untuk melindungi kelangsungan bisnis Anda. Jika satu-satunya cadangan Anda ada di satu komputer desktop/laptop atau perangkat seluler dan hilang atau dicuri, data bisnis Anda akan hilang. Dan memiliki salinan kertas dari data bisnis tidak perlindungan data yang memadai; bagaimana jika tempat usaha Anda terbakar habis atau mengalami banjir yang parah? Sekali lagi, data yang Anda perlukan untuk menjalankan bisnis Anda dapat hilang tanpa dapat diperbaiki.
Data hilang
Mengutip Paul Simon, ada 50 cara untuk kehilangan data Anda:
- Kerusakan hard drive desktop/laptop atau kerusakan pada perangkat seluler Anda dapat membuat data Anda tidak dapat dipulihkan
- Komputer atau ponsel Anda dapat dicuri - pembobolan bisnis adalah hal biasa dan menurut statistik FBI, 97% laptop/desktop yang dicuri tidak akan pernah ditemukan kembali
- Data dapat terhapus secara tidak sengaja (atau sengaja dihapus oleh karyawan yang tidak puas)
- Komputer Anda dapat dibajak oleh malware
- Akun penyimpanan online Anda dapat diretas
- Serangan ransomware dapat membuat file Anda tidak dapat diakses hingga biaya yang besar dibayarkan
Rezim Pencadangan Data Adalah Suatu Keharusan
Untuk perlindungan data yang memadai, Anda perlu membuat sistem pencadangan data yang mengikuti tiga langkah berikut:
- Cadangkan data bisnis secara teratur
- Buat cadangan di media yang andal atau di cloud
- Jika menggunakan media untuk pencadangan, simpan perangkat di lokasi yang aman di luar lokasi
Aturan dasar untuk perlindungan data bisnis adalah jika kehilangan data akan mengganggu bisnis, cadangkan. Program perangkat lunak desktop dapat diinstal ulang jika diperlukan, tetapi memulihkan detail transaksi atau korespondensi bisnis tidak mungkin dilakukan jika file tersebut hilang atau rusak tidak dapat diperbaiki.
Arsip Data vs Pencadangan Data
Pencadangan biasanya berupa gambar data jangka pendek dan berkala untuk tujuan pemulihan bencana. Pengarsipan, sementara itu, umumnya mengacu pada penyimpanan data jangka panjang yang tidak lagi digunakan secara teratur tetapi dapat dipulihkan jika perlu (misalnya, proyek yang sudah selesai atau data dari klien sebelumnya).
Cadangkan Data Bisnis Penting
Ada dua langkah untuk pencadangan data yang berhasil;
- Mengidentifikasi data penting yang perlu dicadangkan
- Melaksanakan backup data secara terjadwal
Apa saja yang perlu di backup data? Semua file yang telah Anda buat dan/atau ubah harus dicadangkan secara rutin. Untuk banyak bisnis, ini mencakup semuanya, mulai dari file akuntansi hingga email.
Semakin banyak aplikasi bisnis tersedia melalui cloud. Namun, jika Anda menggunakan aplikasi desktop (non-browser), ini dapat diinstal ulang dari media atau diunduh, jadi tidak perlu dicadangkan.
Penyimpanan awan
Menggunakan layanan pencadangan online membuat pencadangan data Anda menjadi mudah - yang merupakan salah satu alasan komputasi awan ideal untuk usaha kecil. Tetapi layanan cloud masih rentan terhadap kehilangan data melalui peretasan atau sabotase karyawan (pertimbangkan kasus baru-baru ini dari American College of Education yang berbasis di Indianapolis yang, setelah memecat seorang karyawan teknologi informasi menemukan bahwa sebelum pergi dia telah mengubah kata sandi administratif ke akun online, mencegah perguruan tinggi mengaksesnya data). Bukan ide yang buruk untuk sesekali mengambil cadangan data cloud lokal.
Pencadangan Data Lokal
Jika Anda menyimpan data secara lokal (mis. Anda tidak menggunakan penyimpanan cloud), Anda dapat menyederhanakan pencadangan dengan menyimpan semua file yang perlu diarsipkan pada satu drive di komputer Anda. Misalnya, Anda perlu mencadangkan file akuntansi, dokumen pengolah kata, spreadsheet, foto, dan email.
Menempatkan Simply Accounting, Microsoft Office (termasuk Outlook) dan Paintshop Pro semuanya di drive terpisah atau di bawah folder terpisah membuatnya lebih mudah untuk mengarsipkan semua file yang telah Anda buat atau modifikasi menggunakan itu program. Yang harus Anda lakukan adalah mencadangkan drive atau folder. Setelah Anda memilih data penting untuk diarsipkan, mudah untuk menginstal dan menggunakan program perangkat lunak cadangan untuk mengarsipkan data bisnis Anda pada jadwal reguler.
Mencadangkan data Anda setiap malam disarankan. Ada banyak program perangkat lunak pencadangan yang tersedia yang memungkinkan Anda mengatur jadwal yang secara otomatis akan mencadangkan data Anda. Perangkat lunak pencadangan yang juga membuat zip dan mengenkripsi file menghemat ruang disk dan meningkatkan keamanan data.
Hanya simpan cadangan data Anda di tempat jika disimpan di brankas yang tahan api dan tidak dapat dihancurkan. Berinvestasi dalam tape drive atau hard drive eksternal dan dengan cermat mengikuti cadangan data reguler jadwal tidak akan membantu jika semua salinan cadangan data Anda ada di satu tempat dan tempat itu disambar bencana. Agar benar-benar aman, cadangan Anda harus disimpan di luar lokasi. (Pencadangan cloud tidak sepenuhnya menghilangkan masalah ini, tetapi tentu saja lebih baik daripada banyak lokasi fisik.)
Beberapa bisnis menyimpan cadangan data mereka di kotak keamanan di bank. Biaya untuk kotak keamanan dapat dikurangkan dari pajak jika Anda memerlukan insentif lebih lanjut. Pemilik usaha kecil lainnya menyimpan banyak salinan cadangan data dari catatan mereka di rumah teman atau anggota keluarga yang berbeda. Tidak masalah di mana Anda memilih untuk menyimpannya, selama situs yang Anda pilih untuk cadangan data di luar situs aman dan Anda memiliki akses rutin ke sana.
Layanan Pencadangan Online
Untuk keamanan tertinggi, pastikan Anda menggunakan password yang kuat, ubah secara teratur, dan pastikan file yang dicadangkan dienkripsi (karena penyimpanan cloud digunakan bersama, penyedia cloud biasanya mengenkripsi data pengguna).
Drive USB (Jempol).
Stik USB terus meningkat kapasitasnya dan ideal untuk pencadangan data cepat. Meskipun tidak memiliki kapasitas hard drive eksternal, mereka memiliki kecepatan transfer data yang cepat dan sangat portabel. Anda dapat dengan mudah mencadangkan data ke drive USB dan membawanya ke luar kantor. Karena tidak memiliki bagian yang bergerak, drive USB sangat andal.
Hard Disk Eksternal
Untuk usaha kecil, membeli dan menggunakan hard drive eksternal untuk backup data adalah metode yang disarankan. Hard drive eksternal tidak mahal dibandingkan dengan sistem tape drive. Mereka juga mudah digunakan; cukup colokkan hard drive ke port USB komputer Anda. Sebagian besar hard drive eksternal dilengkapi dengan perangkat lunak cadangan.
Penyimpanan Jaringan Area Lokal (LAN).
Jika Anda memiliki jaringan area lokal (LAN), Anda juga dapat membuat cadangan file ke komputer atau server lain. Namun, jika mesin cadangan berada di lokasi yang sama, mesin tersebut mungkin rentan terhadap pencurian atau kerusakan akibat kebakaran atau banjir. Untuk mencegah pencurian, server dapat dipasang di kandang, lemari, atau lemari yang terkunci.
Penyimpanan Pita
Jika Anda memiliki data dalam jumlah besar untuk dicadangkan (atau ingin membuat dan menyimpan arsip data lengkap reguler untuk penyimpanan jangka panjang), cadangan tape adalah pilihan terbaik. Mereka sangat andal dan dapat menyimpan data dalam jumlah besar.
Cadangkan atau Risiko Kehilangannya
Jangan mengambil risiko kehilangan data bisnis Anda. Pertahanan terbaik terhadap bencana semacam itu adalah perlindungan data yang tepat. Dengan membuat sistem cadangan yang mencakup pengarsipan dan pencadangan data bisnis Anda secara teratur dan dengan baik, Anda akan memastikan bahwa bisnis Anda akan mampu mengatasi badai apa pun yang dihadapi dan dibawanya pada. Ingat - Anda tidak akan pernah memiliki terlalu banyak cadangan data!
