Apakah Anda sedang mencari pekerjaan, membuat koneksi jaringan baru, atau sekadar mencoba unggul dalam pekerjaan Anda saat ini, penting untuk mengetahui cara menulis dan mengirim pesan email profesional.
Ini bisa lebih sulit daripada kedengarannya. Banyak profesional telah terbiasa dengan pendekatan email yang sangat santai dalam kehidupan pribadi mereka. Meskipun bahasa gaul, emotikon, dan teks biasanya dapat diterima saat Anda mengirim email ke teman dekat, mereka tidak akan terbang dalam korespondensi kerja. Penting untuk mengetahui bagaimana membersihkan komunikasi Anda saat Anda membutuhkannya.
Kapan Anda perlu mengirim email profesional? Ada sejumlah kemungkinan. Anda mungkin perlu mengirimkan surat lamaran Anda ke calon pemberi kerja, a surat terima kasih kepada rekan kerja yang bersedia menjadi referensi, surat pengunduran diri kepada atasan Anda saat ini, atau permintaan surat rekomendasi.
Anda mungkin memiliki alasan lain untuk mengirim email non-pribadi, dan faktanya, sebaiknya pastikan semua email Anda teratur dan profesional.
Setiap kali Anda mengirim pesan email profesional, sangat penting untuk memastikan pesannya sempurna. Anda tidak ingin membuang peluang dengan membuat kesalahan—baik dalam cara Anda mengirim email atau cara Anda melacaknya.
Pelajari apa yang harus disertakan dalam pesan Anda, apa yang tidak boleh disertakan, dan cara menutup, menandatangani, dan mengirim pesan email Anda.
Pedoman Email Profesional
Tinjau langkah-langkah ini untuk menulis email profesional berkualitas tinggi, dan Anda akan selalu memberikan kesan yang baik kepada penerima.
Apa yang Harus Disertakan dalam Pesan Email Anda
- Garis subjek: Baris subjek harus secara ringkas menyampaikan tujuan Anda menulis. Baris subjek Anda bisa sesederhana "Terima Kasih" atau "Permintaan Rekomendasi."
- Salam: Bahkan jika Anda menulis email yang sangat singkat, menyertakan salam. Jika Anda tahu nama orang tersebut, cantumkan. Kecuali jika Anda menggunakan nama depan orang tersebut, panggil mereka dengan gelar mereka.
- Panjang: Buat email Anda sesingkat mungkin. Orang-orang cenderung membaca email yang panjang, jadi hanya sertakan informasi penting.
- Penutupan: Akhiri dengan singkat "Terima kasih", "Yang terbaik", atau ucapan selamat sederhana lainnya, lalu nama Anda. Sebagian besar akun email memungkinkan Anda menyematkan tanda tangan dengan nama, jabatan, dan informasi kontak Anda ke dalam setiap email. Ini adalah cara yang hebat untuk membuat setiap korespondensi menjadi lebih profesional.
Apa yang Tidak Harus Disertakan dalam Pesan Email Anda
- Gaya tulisan: Hindari font berornamen, main-main, atau berwarna; ini hanya mengalihkan perhatian penerima dari pesan Anda yang sebenarnya. Hindari terlalu sering menggunakan huruf tebal dan miring, yang membuat email terlihat berantakan.
- Huruf besar: Jangan menulis dengan huruf kapital semua; ini terlihat marah atau terlalu bersemangat dalam email.
- Emotikon: Jangan sertakan emotikon dalam email profesional; simpan ini untuk korespondensi pribadi.
Kiat untuk Memastikan Pesan Email Profesional Sempurna
Setelah Anda menulis email Anda, lakukan semua langkah ini sebelum Anda mengklik tombol "kirim":
- Pastikan Pesan Anda Lengkap: Periksa kembali untuk memastikan baris subjek email Anda sudah terisi, Anda sudah disertakan tanda tangan, Anda mengirim pesan ke kontak yang tepat, dan Anda telah mengisi Bcc bidang untuk mengirim salinan ke diri Anda sendiri, sehingga Anda memiliki catatan pesan email.
- Buktikan Pesan Email Anda: Sebelum Anda menekan kirim, pastikan juga Anda memeriksa ejaan dan memeriksa tata bahasa dan kapitalisasi Anda. Mereka sama pentingnya dalam korespondensi email seperti halnya dalam surat kertas.
- Kirim Pesan Email Percobaan: Sebelum Anda benar-benar mengirim email Anda, kirim pesan ke diri Anda terlebih dahulu untuk memeriksa apakah pemformatannya berfungsi dan tidak ada yang terlihat tidak pada tempatnya. Jika semuanya terlihat baik, lanjutkan dan kirim email ke perusahaan atau individu yang Anda hubungi.
- Kirim Salinan Pesan Email ke Diri Sendiri: Menggunakan Bcc bidang untuk mengirim salinan pesan email ke diri Anda sendiri, sehingga Anda memiliki catatan kapan Anda mengirim pesan dan kepada siapa Anda mengirimnya. Anda juga dapat menemukan informasi ini di folder terkirim Anda.
- Ajukan Salinan Anda: Dengan banyak program email, Anda dapat mengatur folder untuk mempermudah menemukan email penting sebelumnya. Siapkan folder untuk semua file Anda email pencarian kerja dan email profesional lainnya dan simpan salinan Anda setelah Anda mengirim pesan.
Tinjau Contoh Email Profesional
Contoh Pesan Email #1: Surat Pengunduran Diri
Garis subjek: Pengunduran diri—Bob Smith
Ibu Jones yang terhormat,
Saya menulis untuk mengajukan pengunduran diri saya dari posisi saya sebagai koordinator unit di Town Hospital, efektif 10 Juni.
Saya lebih bersyukur daripada yang bisa saya katakan atas semua dukungan dan bantuan Anda selama lima tahun terakhir. Bekerja di sini merupakan pendidikan kelas satu dalam kerja sama tim, administrasi perawatan kesehatan, dan menyelesaikan pekerjaan. Saya akan merindukan bekerja dengan Anda semua, dan berharap Anda akan tetap berhubungan.
Harap beri tahu saya jika saya dapat membantu selama masa transisi.
Sungguh-sungguh,
Bob Smith
[email protected]
555-123-4567
Contoh Pesan Email #2: Permintaan Referensi
Subjek: Cynthia Dailey—Permintaan Rujukan
Barbara Cho yang terhormat,
Baru-baru ini di LinkedIn, saya melihat iklan pekerjaan untuk posisi asisten pemasaran di XYZ Corp. Seperti yang saya tahu Anda telah berada di sana selama beberapa tahun sekarang, saya bertanya-tanya apakah Anda bersedia memberi saya referensi untuk pekerjaan itu.
Saya sangat senang melihat bahwa pekerjaan itu melibatkan kerja keras dengan tim Anda dalam pemasaran email dan kampanye media sosial. Sejak terakhir kali kami bekerja bersama di ABC LLC, saya memperoleh pengalaman luas dengan HubSpot, Google Analytics, dan SurveyMonkey. Saya ingin menerapkan keterampilan ini untuk XYZ.
Saya telah melampirkan salinan resume saya dan tautan ke portofolio saya, sehingga Anda dapat melihat pengalaman terbaru saya. Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau jika Anda ingin melihat contoh lebih lanjut dari pekerjaan saya.
Terbaik,
Cynthia Dailey
[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865
Takeaway kunci
Tetap Profesional: Korespondensi bisnis harus dipoles, bahkan saat Anda mengirimkannya melalui email.
Ringkas: Dapatkan poin Anda dan sejelas mungkin tentang apa yang Anda butuhkan atau tawarkan.
Edit, Koreksi, Tes: Pastikan pesan Anda bebas dari kesalahan dan salah ketik. Kirim pesan percobaan ke diri Anda sendiri sebelum menekan "kirim".
Menyimpan catatan: Bcc diri Anda pada korespondensi penting dan simpan setiap pesan di folder email yang sesuai untuk referensi di masa mendatang.
