Deskripsi Rencana Ringkasan (SPD) adalah laporan utama untuk bisnis yang memiliki rencana tunjangan karyawan. Untuk memahami aturan SPD, kami akan melihat detail siapa, apa, kapan, dan bagaimana mematuhi persyaratan informasi dari Undang-Undang Keamanan Pensiun Karyawan Tahun 1974 (ERISA).
Apa Persyaratan Informasi ERISA?
ERISA adalah program federal yang melindungi karyawan yang memiliki rencana tunjangan yang dibuat oleh pemberi kerja mereka. Dua jenis rencana dicakup:
- Rencana pensiun
- Rencana kesehatan dan rencana tunjangan kesejahteraan tambahan
Untuk bisnis yang memiliki dua jenis manfaat ini, ERISA menetapkan standar bagi manajer program, dan mewajibkan mereka untuk melindungi program tabungan pensiun karyawan dari salah urus dan penyalahgunaan. Ini juga menetapkan standar untuk informasi yang diberikan kepada karyawan dan penerima manfaat.
Selain rencana pensiun, persyaratan ERISA berlaku untuk semua jenis rencana dan tunjangan kesehatan termasuk tunjangan medis, asuransi jiwa, dan rencana liburan.
Salah satu persyaratan utama ERISA adalah bahwa administrator program harus memberikan informasi tertulis kepada peserta program yang perlu mereka ketahui tentang program pensiun dan tunjangan kesehatan mereka. Di sinilah SPD masuk.
Apa yang Harus Dicakup oleh Deskripsi Rencana Ringkasan
Dokumen SPD memberikan informasi bahasa sederhana untuk peserta program (pegawai yang memenuhi syarat yang dicakup oleh a manfaat atau program pensiun) dan penerima manfaat mereka pada item utama seperti manfaat karyawan dan bagaimana dan kapan mereka akan menjadi asalkan. SPD harus secara khusus mencakup:
- Nama dan jenis rencana
- Persyaratan
- Deskripsi manfaat dan kapan peserta memiliki hak atas manfaat tersebut
- Pernyataan tentang apakah program tersebut ditanggung oleh asuransi dari Perusahaan Penjamin Manfaat Pensiun jika paket ditutup (diperlukan untuk paket pensiun)
- Sumber kontribusi untuk rencana dan bagaimana kontribusi dihitung
- Ketentuan untuk penghentian rencana
- Tata cara klaim manfaat dan cara menyengketakan klaim yang ditolak
- Pernyataan hak yang tersedia untuk merencanakan peserta di bawah ERISA.
Kapan Menerbitkan Deskripsi Rencana Ringkasan
- Anda harus memberi karyawan baru SPD terbaru dalam waktu 90 hari setelah mereka pertama kali dicakup oleh rencana tersebut.
- Anda harus memberikan a penerima yang saat ini menerima manfaat salinan SPD terbaru dalam waktu 90 hari setelah mereka pertama kali menerima manfaat.
- Anda harus memberikan SPD kepada semua peserta setidaknya setiap lima tahun jika tidak ada perubahan atau perubahan rencana. Jika tidak, Anda harus memberikan salinan kepada peserta setiap 10 tahun.
Rangkuman Deskripsi Rencana Anjuran dan Larangan
- Melakukan membuatnya dapat dimengerti oleh rata-rata peserta rencana.
- Melakukan gunakan contoh dan ilustrasi, referensi silang yang jelas, dan daftar isi.
- Jangan memasukkan informasi yang menyesatkan.
- Jangan meminimalkan pengecualian, pembatasan, atau pembatasan manfaat lainnya.
- Jangan menempatkan informasi negatif dalam cetakan kecil.
- Jangan gunakan jargon teknis atau kalimat yang panjang dan rumit.
Formulir Informasi Rencana Penting Lainnya
Perubahan Rencana Manfaat. Jika Anda membuat perubahan besar pada rencana pensiun atau rencana kesehatan, Anda harus memberikan Ringkasan Modifikasi Material kepada peserta. Itu harus dapat dipahami dan diberikan kepada peserta dan penerima manfaat dalam waktu 210 hari setelah penutupan tahun rencana di mana modifikasi dilakukan.
Laporan Tahunan. Setiap tahun, semua rencana tertutup harus mengajukan laporan tahunan Formulir 5500 atau bentuk pendek 5500-SF. Anda harus memberikan ringkasan laporan tahunan ini kepada peserta dan penerima manfaat dalam waktu sembilan bulan setelah akhir tahun rencana atau dua bulan setelah tanggal jatuh tempo untuk mengisi Formulir 5500.
Dokumen Rencana. Dokumen-dokumen ini termasuk SPD terbaru, Formulir 5500 terbaru, perjanjian perwalian, dan dokumen lain untuk menetapkan atau menjalankan rencana tersebut. Anda harus memberikan laporan ini kepada peserta dalam waktu 30 hari jika Anda menerima permintaan tertulis. Departemen Tenaga Kerja AS dapat meminta dokumen rencana kapan saja, dan Anda harus memberikannya.
Ringkasan Manfaat dan Cakupan (SBC). SBC adalah dokumen tambahan yang menjelaskan manfaat dan cakupan di bawah rencana kesehatan kelompok. Itu dokumen SBC daftar pertanyaan penting tentang rencana kesehatan dengan jawaban spesifik dan informasi lebih lanjut.
Anda harus memberikan SBC kepada peserta dengan materi pendaftaran saat mereka memperbarui pertanggungan atau jika diterbitkan ulang. Anda juga harus memberikan SBC kepada pendaftar khusus bersama dengan SPD (90 hari sejak pendaftaran). Terakhir, Anda harus memberikan SBC dan salinan glosarium (lihat di bawah) dalam waktu tujuh hari sejak permintaan.
Pengajuan Laporan Rencana Manfaat Secara Elektronik
Administrasi Keamanan Imbalan Kerja Departemen Tenaga Kerja memiliki sistem pengarsipan elektronik yang disebut EFAST2 untuk menyederhanakan dan mempercepat pengajuan Formulir 5500. Anda harus masuk dan mendaftar untuk menggunakan sistem. Anda dapat menggunakan vendor yang disetujui EFAST2 atau situs IFILE.
Garis bawah
Setiap paket tunjangan unik dan persyaratannya bisa rumit. Sebelum Anda mulai menulis SPD Anda, hubungi IRS atau Departemen Tenaga Kerja untuk informasi lebih lanjut atau gunakan situs web HealthCare.gov, yang menampilkan Glosarium Cakupan Kesehatan dan Ketentuan Medis yang mungkin berguna bagi Anda. Selain itu, pertimbangkan untuk bekerja sama dengan spesialis manfaat yang memenuhi syarat untuk memastikan Anda melakukan tugas ini dengan benar.
