Setiap bisnis yang memiliki karyawan (walaupun hanya satu karyawan) harus memiliki buku pegangan karyawan. Apa itu buku pegangan karyawan? Ini adalah dokumen tiga bagian (atau tiga dokumen berbeda) yang membantu Anda sebagai pemilik bisnis dalam beberapa cara:
- Memberikan informasi kepada pegawai untuk membantu mereka dalam melakukan pekerjaannya dan mengetahui manfaat serta haknya
- Untuk membantu Anda sebagai pemilik bisnis dalam mengelola perusahaan Anda, dan
- Untuk melindungi Anda dan karyawan Anda.
Tiga bagian dari buku pegangan ini adalah:
- Sebuah manual kebijakan yang memberi tahu karyawan apa yang diwajibkan dari mereka dan bagaimana mematuhi aturan bisnis,
- Manual prosedur yang membantu melatih karyawan dan membantu karyawan saat ini mengetahui cara melakukan pekerjaan mereka, dan
- Deskripsi manfaat, termasuk waktu istirahat, gaji, dan manfaat kerja lainnya.
Artikel ini menguraikan bagian-bagian yang harus dimasukkan dan beberapa masalah hukum yang perlu menjadi bagian dari buku pegangan ini.
Keuntungan karyawan
Jelaskan manfaat yang diberikan kepada karyawan. Jelaskan bagaimana karyawan dapat memenuhi syarat untuk menerima tunjangan dan apakah semua karyawan memenuhi syarat. Beberapa perusahaan membatasi tunjangan tertentu hanya untuk karyawan penuh waktu, jadi jelaskan apa yang dimaksud dengan “penuh waktu”.
Anda dapat membatasi tunjangan bagi karyawan yang telah menyelesaikan masa percobaannya; jelaskan cara kerjanya. Jelaskan manfaat apa yang dikenakan pajak kepada karyawan. Sertakan tunjangan yang diwajibkan oleh hukum, seperti kompensasi pekerja dan asuransi pengangguran. Anda harus membayar untuk ini, jadi sebaiknya Anda mendapatkan kredit untuk itu.
Terakhir, sertakan diskusi Anda tentang kenaikan gaji dan promosi di sini, bukan di bagian evaluasi di bawah. Evaluasi tidak boleh dikaitkan langsung dengan kenaikan gaji, meskipun sering kali sulit dipisahkan.
Kebijakan dan Manfaat Waktu Istirahat
Anda tidak diwajibkan secara hukum untuk memberikan waktu istirahat kepada karyawan, baik untuk liburan, liburan, waktu sakit, atau waktu pribadi. Jadi, jika Anda memberikan waktu istirahat, dapatkan penghargaan untuk itu. Jelaskan hari apa yang diberikan untuk hari libur dan bagaimana kelayakan liburan ditentukan.
Cantumkan penjelasan tentang bagaimana gaji ditentukan untuk waktu istirahat, misalnya untuk karyawan paruh waktu. Jelaskan keadaan yang mungkin menyebabkan karyawan kehilangan waktu istirahat; misalnya, jika seorang karyawan tidak bekerja sehari sebelum dan sesudah hari libur, maka tidak ada gaji yang diberikan untuk hari libur tersebut.
Kebijakan Kantor
Jelaskan semua kebijakan, termasuk pembatasan merokok dan penggunaan narkoba ("Kami adalah kantor bebas rokok dan non-narkoba.") Jelaskan alasan kebijakan jika Anda mau. Sertakan kebijakan non-diskriminasi. Yang paling penting, jelaskan kebijakan kehadiran dan konsekuensi dari ketidakhadiran dan keterlambatan yang berlebihan. Lihat daftar lengkap ini kebijakan kantor.
Evaluasi Karyawan, Disiplin, Pemberhentian
Di bagian ini, jelaskan bagaimana dan kapan karyawan dievaluasi. Diskusikan proses pendisiplinan atas pelanggaran kebijakan.
Misalnya, berapa banyak peringatan yang diterima seorang karyawan karena datang terlambat? Sertakan informasi mengenai pelanggaran apa yang begitu berat sehingga menyebabkan penghentian segera (narkoba penggunaan, pencurian, pelecehan, dan lain-lain), dan jelaskan apa yang terjadi pada gaji karyawan jika terjadi a penghentian.
Anda juga harus menyertakan satu atau dua kalimat tentang pemberian pemberitahuan (tentu saja Anda ingin pemberitahuan dua minggu). Namun Anda tidak perlu memberikan pemberitahuan kepada karyawan yang akan diberhentikan kecuali Anda menginginkannya.
Prosedur Kantor
Buku pegangan karyawan adalah tempat yang baik untuk dibaca prosedur kantor. Apa yang terjadi pertama kali di pagi hari? Apa yang kita lakukan jika terjadi kebakaran? Bagaimana vendor/permintaan luar ditangani? Dengan mencantumkan isu-isu utama dalam buku pegangan ini, pelatihan bagi karyawan baru menjadi lebih mudah dan memberi staf tempat untuk mencari tahu ketika ada sesuatu yang muncul.
Ketentuan Hukum dalam Buku Pegangan Karyawan
Dua item hukum yang juga harus disertakan dalam buku pegangan karyawan Anda:
- Pernyataan "Tidak Ada Kontrak": Anda tidak ingin karyawan mana pun berpikir bahwa mereka memiliki kontrak yang mengharuskan Anda mempertahankannya untuk jangka waktu tertentu. Pastikan karyawan mengetahui bahwa Anda tidak memberi mereka kontrak kerja tersirat. Anda harus dapat memecat seorang karyawan kapan saja. Berhati-hatilah untuk tidak mengatakan sesuatu seperti "Setelah masa percobaan 90 hari Anda..." Pernyataan ini menyiratkan bahwa orang tersebut dipekerjakan selama 90 hari, dan Anda mungkin memutuskan bahwa dia tidak akan bekerja setelah satu hari! Alih-alih katakan sesuatu seperti ini: "Jika Anda berhasil menyelesaikan masa percobaan Anda..." Dapatkan bantuan pengacara untuk menyusun bahasa "tanpa kontrak" ini.
- Tanda Tangan Karyawan: Berikan setiap karyawan baru salinan buku pegangan saat dipekerjakan, mintalah karyawan tersebut membaca dan kemudian menandatangani bahwa dia memahami isi buku pegangan tersebut. Meskipun hal ini tidak akan mencegah masalah karyawan, akan membantu jika seorang karyawan mengajukan tuntutan hukum terhadap Anda, dengan mengatakan bahwa mereka "tidak tahu" bahwa perilaku mereka dapat membuat mereka dipecat.
Yang Paling Penting: Dapatkan Bantuan Dari Pengacara
Saat Anda mengerjakan buku pegangan karyawan Anda, tulislah dengan kata-kata Anda sendiri, tetapi sangat penting untuk memiliki seorang pengacara tinjaulah untuk memastikannya (a) lengkap, (b) mematuhi undang-undang yang berlaku di negara bagian Anda, dan (c) adil untuk semua karyawan.
