Bagaimana seharusnya Anda memperkenalkan diri saat mengirim email? Bagaimana jika Anda memperkenalkan dua orang lain? Bagaimana Anda bisa membuka dan membaca pesan Anda?
Saat Anda mengirim pesan email untuk memperkenalkan diri, penting untuk menyampaikan profesionalisme Anda, melibatkan pembaca, dan menyatakan dengan jelas mengapa Anda menulis. Kebanyakan orang dibanjiri email dan enggan membuka, apalagi membaca, email dari seseorang yang tidak mereka kenal.
Tinjau kiat ini agar pesan email Anda dibuka, dibaca, dan ditanggapi, dengan contoh baris subjek email terbaik untuk digunakan agar pesan Anda diperhatikan, serta email formal dan kasual perkenalan.
Cara Terbaik untuk Memperkenalkan Diri Anda di Email
Tulis baris subjek yang mendorong pembukaan pesan. Berapa banyak email yang Anda buang tanpa membuka? Perhatikan apa yang Anda sertakan di baris subjek, sehingga Anda memiliki peluang untuk dibuka. Jadilah spesifik, dan beri tahu pembaca mengapa Anda menulis. Pertahankan baris subjek Anda tetap pendek sehingga penerima dapat melihat sekilas isi pesan tersebut.
Sampaikan pesan Anda kepada seseorang. Jika Anda dapat menemukan seseorang untuk menulis daripada alamat email umum, seperti [email protected], Anda akan dapat terhubung secara pribadi dengan individu yang ingin Anda temui. Ketika Anda memiliki koneksi di perusahaan, akan lebih mudah untuk memperkenalkan diri tanpa diabaikan.
LinkedIn, situs web perusahaan, dan halaman media sosial adalah cara yang baik untuk melakukannya menemukan orang menghubungi.
Gunakan koneksi Anda. Saat menulis email pengantar atau pesan LinkedIn, jika Anda memiliki kesamaan, sebutkan mereka. Rujukan adalah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan nasihat atau bantuan. Sertakan penyebutan itu di paragraf pertama, sehingga pembaca langsung melihatnya.
Jangan menuntut. Jauh lebih baik memberi saran atau meminta saran daripada mendikte seseorang. Misalnya, "Apakah Anda bersedia memberi saya umpan balik tentang resume saya, jika waktu mengizinkan?" terdengar jauh lebih baik daripada “Tolong tinjau resume saya dan hubungi saya kembali.” Membuat permintaan yang sopan akan membawa Anda lebih jauh daripada memberi tahu seseorang apa yang seharusnya mereka lakukan Mengerjakan.
Tetap singkat. Kebanyakan orang membaca sekilas email dan jarang membaca di luar paragraf pertama atau lebih. Buat pesan Anda singkat—paling banyak dua atau tiga paragraf. Jangan sertakan lebih dari beberapa kalimat di setiap paragraf.
Perjelas mengapa Anda menulis. Pesan email Anda harus dengan jelas menyatakan siapa Anda, mengapa Anda menulis, dan apa yang Anda minta dari pembaca.
Cara Menulis Pengenalan Email
Gunakan font yang sederhana. Gunakan font yang sederhana (seperti Calibri, Times New Roman, atau Arial) dan ukuran font yang mudah dibaca. Ukuran font 11 atau 12 poin dapat dibaca tanpa harus menyipitkan mata. Ini cara memilih gaya dan ukuran font.
Kapan menggunakan sapaan formal. Jika Anda menulis dengan permintaan khusus kepada seseorang yang tidak Anda kenal, gunakan sapaan bisnis formal seperti Dear Mr. atau Dear Ms.
Kapan menggunakan sapaan santai. Nama depan juga berfungsi jika Anda memiliki koneksi dengan orang tersebut atau jika Anda menulis dengan gaya yang lebih kasual untuk memberikan informasi daripada mencari bantuan.
Di sini adalah contoh salam pesan email, dan inilah sendok dalam memilih salam dan salam surat terbaik.
Mulailah dengan perkenalan Anda. Gunakan paragraf pertama untuk memperkenalkan diri Anda, paragraf kedua untuk permintaan Anda, dan paragraf ketiga untuk berterima kasih kepada pembaca atas pertimbangannya.
Pilih penutupan profesional. Penutupan Anda hampir sama pentingnya dengan pengantar Anda. Akhiri email Anda dengan penutup yang singkat dan profesional. Inilah cara mengakhiri surat, dengan contoh penutupan yang baik untuk digunakan.
Sertakan tanda tangan. Permudah orang yang Anda kirimi email untuk menghubungi Anda kembali. Sertakan tanda tangan dengan nama lengkap, alamat email, dan nomor telepon Anda. Anda juga dapat menyertakan URL LinkedIn jika Anda sedang mencari pekerjaan atau mengirim korespondensi terkait karier. Meluangkan waktu untuk buat URL yang disesuaikan akan meningkatkan tanda tangan Anda.
Sertakan alamat surat Anda jika Anda meminta tanggapan tertulis atau agar sesuatu dikirimkan kepada Anda. Ini cara mengatur tanda tangan email Anda.
Koreksi dan periksa ejaan. Saat Anda memperkenalkan diri, penting untuk mengoreksi dan memeriksa ejaan pesan Anda sebelum mengirimkannya. Anda hanya memiliki satu kesempatan untuk membuat kesan yang baik, dan kesalahan ketik dapat membuat pesan email Anda dibuang.
Kirim pesan percobaan. Untuk memastikan pesan Anda sempurna, kirimkan ke diri Anda sendiri terlebih dahulu sehingga Anda dapat memeriksa ulang cara membacanya dan memeriksanya untuk memastikan bahwa itu yang ingin Anda kirim.
Bc: Dirimu sendiri. Itu selalu merupakan ide yang baik untuk Bcc: (blind carbon copy) sendiri pada pesan tersebut. Anda akan memiliki catatan pengirimannya, dan Anda dapat merujuknya kembali dengan mudah untuk komunikasi tindak lanjut.
Contoh Garis Subjek Pengantar Email
- Pendahuluan Dari [Namamu]
- Menanyakan Tentang Peluang
- Saya Menemukan Anda Melalui [Jaringan Alumni, LinkedIn, Asosiasi Profesional, dll.)
- [Nama] Direkomendasikan Saya Menghubungi Anda
- [Nama] Menyarankan Saya Menjangkau
- Rujukan Dari [Nama]
- Dirujuk Oleh [Nama]
Memperkenalkan Contoh Baris Subjek Orang Lain
- Perkenalan: [Nama] - [Nama]
- Memperkenalkan [Nama] ke [Nama]
- Menghubungkan: [Nama] - [Nama]
- [Nama] Dan [Nama] Perkenalan
Contoh Pengenalan Email
Contoh Pengenalan Formal
Subjek: Pendahuluan Dari Marcus Anderson
Ibu Smith yang terhormat,
Nama saya Marcus Anderson, dan saya menulis untuk meminta bantuan Anda. Saya sangat menghargai bantuan dan saran Anda.
Contoh Pengenalan Santai
Hai Nama Depan,
Nama saya Cynthia, dan saya bekerja di perusahaan perekrutan teknologi bernama perekrutan ABCD. Semoga kamu baik-baik saja! Saya ingin memberi tahu Anda lebih banyak tentang acara yang kami luncurkan.
Pendahuluan Dengan Contoh Rujukan
Subjek: Referensi Dari Penanda Alisa
Ibu Smith yang terhormat,
Saya adalah teman Alisa Markers yang mendorong saya untuk meneruskan resume saya kepada Anda. Alisa dan saya mengerjakan beberapa proyek bersama, dan dia berpikir bahwa Anda mungkin bersedia membantu saya mencari pekerjaan.
Contoh Email Memperkenalkan Orang Lain
Subjek: Pendahuluan: Jonas - Samantha
Jonas yang terhormat,
Saya harap ini menemukan Anda dengan baik. Saya menghubungi hari ini untuk memperkenalkan kolega saya Samantha Billings, yang baru saja bergabung dengan perusahaan kami dan mengambil alih komunikasi untuk Perusahaan DBC.
Contoh Surat Pengantar dan Email
Tinjau contoh email dan surat pengantar, dan unduh templat gratis Anda dapat menggunakan sebagai titik awal untuk surat atau pesan email Anda sendiri.
