Apakah Anda sedang mengerjakan sebuah proyek? Atau apa yang Anda lakukan adalah bagian dari operasi harian bisnis Anda? Keduanya diperlukan dalam sebuah organisasi dan sama-sama valid, tetapi akan membantu untuk memahami apa yang sedang Anda kerjakan sehingga Anda dapat melihat dengan lebih baik di mana itu cocok dengan strategi keseluruhan.
Ada lima perbedaan utama antara pekerjaan proyek dan pekerjaan business as usual (sering disingkat BAU). Dengan pedoman ini, akan mudah untuk melihat apakah Anda sedang mengerjakan proyek atau pekerjaan BAU, atau keduanya.
Terikat Waktu vs. Sedang berlangsung
Proyek memiliki tanggal mulai, tengah, dan akhir, dan merupakan acara satu kali. Ini adalah siklus hidup proyek. Faktanya, karakteristik yang paling menentukan dari sebuah proyek adalah bahwa proyek tersebut memiliki tujuan. Manajer proyek dan tim mengerjakan proyek selama ini. Pada akhirnya, tim biasanya dibubarkan.
BAU sedang berlangsung. Anda dapat, tentu saja, menutup fungsi atau menghentikan proses jika tidak lagi diperlukan untuk bisnis—namun bahkan itu biasanya dilakukan sebagai proyek. Fungsi BAU menghasilkan pekerjaan berkelanjutan tanpa tanggal akhir yang dapat diperkirakan.
Pembuat perubahan vs. Ubah Pengidentifikasi
Ada perbedaan dalam bagaimana perubahan ditangani dalam pekerjaan proyek dan BAU. Tim BAU mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan, dan tim proyek mengimplementasikan perubahan itu.
Karena tim BAU menjalankan bisnis, mereka juga yang pertama tahu saat proses yang ada tidak berfungsi dan tidak berguna lagi. Ketika itu terjadi, mereka mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan.
Seorang manajer, sebagai bagian dari tinjauan strategis, dapat menyarankan perubahan apa yang perlu dilakukan agar suatu unit mencapai tujuannya. Atau, seorang anggota tim dapat memberikan saran untuk perubahan. Di ujung lain spektrum, Anda mungkin memiliki kasus bisnis lengkap yang dibuat oleh manajer senior untuk menyampaikan perubahan yang diperlukan untuk membantu divisi mereka mencapai target tahunannya. Mereka yang bekerja dalam peran BAU mungkin juga menyadari bahwa perubahan itu penting karena pergeseran dalam kerangka peraturan atau sebagai bagian dari lanskap persaingan organisasi.
Tim proyek membantu mengimplementasikan semua perubahan yang diperlukan ini. Proyek memberikan perubahan ke dan melalui fungsi BAU menggunakan manajemen proyek. Ini biasanya terjadi setelah proyek melewati kasus bisnis dan proses persetujuan manajemen senior.
Mengelola vs. Mitigasi Risiko
Agar fungsi bisnis seperti biasa menjadi efektif, Anda akan menemukan tim BAU berusaha memitigasi semua risiko operasi. Mereka bekerja untuk menghilangkan ketidakpastian bisnis demi stabilitas organisasi yang lebih baik dan proses yang berulang.
Dengan sifatnya yang unik dan tidak pasti, proyek memerlukan unsur risiko. Perusahaan membuat sedikit lompatan ke hal yang tidak diketahui hanya dengan melakukan sebuah proyek karena memperkenalkan perubahan dan memberikan sesuatu yang sebelumnya tidak ada.
Oleh karena itu, tim proyek mendekati risiko dengan cara yang berbeda dari tim BAU. Manajer proyek berusaha mengelola risiko—baik positif maupun negatif—untuk mendapatkan hasil terbaik. Itu mungkin termasuk mitigasi risiko untuk mencoba membatasi kemungkinan hal itu akan terjadi, tetapi juga termasuk strategi manajemen risiko lainnya.
Mengapitalisasi vs. Tidak Mengkapitalisasi Biaya
Proyek biasanya dapat dikapitalisasi, dan seringkali BAU tidak dapat dikapitalisasi karena Anda mengandalkan biaya operasional untuk bisnis yang sedang berjalan seperti pekerjaan biasa. Dengan kata lain, perlakuan akuntansi untuk proyek dan tugas lainnya berbeda.
Pendanaan proyek sering dikaitkan dengan membawa aset ke dalam layanan—artinya biaya dapat dikapitalisasi. Dalam beberapa kasus, tergantung di mana Anda berada di dunia dan peraturan akuntansi lokal Anda, Anda bahkan dapat mengurangi biaya proyek.
Biaya BAU biasanya dianggap sebagai pengeluaran operasional dan dilacak dalam laporan laba rugi perusahaan.
Pendanaan proyek dan pendanaan bisnis, secara umum, adalah bidang yang sangat terspesialisasi sehingga sebaiknya selalu meminta saran dari pakar keuangan Anda sebelum membuat penilaian tentang apa yang harus dan tidak boleh dikapitalisasi di akun Anda organisasi. Aturan akuntansi berbeda-beda di setiap negara, dan bahkan oleh organisasi di mana masing-masing bisnis memiliki proses dan cara tertentu dalam melakukan sesuatu.
Lintas-Fungsional vs. Tim Fungsional
Akhirnya, ada perbedaan besar dalam susunan tim proyek dan BAU. Proyek cenderung melibatkan tim ahli multi-disiplin yang disatukan untuk menghasilkan keluaran tertentu.
Tim proyek terdiri dari orang-orang yang mengisi peran tertentu. Ini bukan jabatan, tetapi posisi dalam proyek dengan tanggung jawab yang berbeda. Peran utama dalam tim proyek adalah:
- Sponsor proyek
- Manajer proyek
- Pemasok senior (organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan, yang dapat berupa tim internal seperti TI atau kontraktor atau vendor eksternal)
- Pelanggan (ini bisa menjadi pelanggan internal seperti manajer departemen yang berbeda, atau, dalam organisasi layanan klien, pelanggan yang Anda kirimkan proyeknya)
- Pakar materi pelajaran (orang-orang yang dibawa ke tim baik selama durasi proyek atau bagian darinya yang menggunakan keahlian mereka untuk berkontribusi pada keberhasilan proyek).
Pekerjaan BAU, di sisi lain, dikelola oleh tim fungsional. Mereka ahli dalam hak mereka sendiri tetapi dikelompokkan bersama sebagai sebuah divisi. Biasanya ada lebih sedikit tumpang tindih lintas fungsi dengan departemen lain, dan mereka akan memiliki target yang ditentukan dan visi untuk peran yang dimainkan departemen tersebut di perusahaan. Contohnya adalah tim layanan pelanggan yang bekerja sebagai bagian dari divisi layanan pelanggan yang lebih besar yang menangani panggilan dan email dari pelanggan tentang produk Anda.
Mungkin ada beberapa tumpang tindih karena orang-orang dari tim BAU dipanggil untuk ambil bagian dalam tim proyek.
BAU dan Konflik Proyek
Pekerjaan proyek dan pekerjaan BAU dapat berjalan berdampingan dengan baik, tetapi sering kali ada ketegangan. Itu terjadi karena proyek mencoba mengubah status quo.
Kedua, ketika Anda meminta orang untuk bergabung dengan tim proyek Anda, mereka dapat mengalami konflik loyalitas. Apakah tanggung jawab pertama mereka pada pekerjaan harian atau proyek? Tujuan yang jelas dan komitmen yang kuat terhadap proyek dari manajemen dapat membantu di sini, serta menjaga jalur komunikasi tetap terbuka sehingga mereka tahu apa yang harus menjadi prioritas.
Ketiga, menjaga agar bisnis tetap berjalan selalu menjadi prioritas. Ini berimplikasi pada tim proyek yang mungkin melihat pemotongan dana mereka, sumber daya utama ditarik kembali ke BAU peran dan garis waktu tertunda karena menjaga agar operasi organisasi sehari-hari tetap berjalan menarik fokus.
