Keterampilan Penting untuk Pekerjaan Clerical

Pekerjaan klerikal memastikan bahwa kantor berjalan lancar dan efisien. Ini melibatkan tugas administrasi sehari-hari di kantor, seperti menjawab telepon, menjadwalkan janji temu, mengirim faks, dan mengarsipkan dokumen.

Keterampilan klerikal dan administrasi berguna bagi hampir semua orang yang bekerja di kantor. Sebagian besar karyawan perlu melakukan setidaknya beberapa pekerjaan klerikal. Oleh karena itu, keterampilan ini penting terlepas dari jabatan resmi Anda. Panitera dan sekretaris kantor harus memiliki keterampilan klerikal yang kuat. Karyawan di posisi ini melakukan sebagian besar tugas kantor sehari-hari.

Jenis Pekerjaan Clerical

Sementara beberapa orang menggunakan jabatan ini secara bergantian, pegawai kantor dan sekretaris berbeda dari asisten administrasi. Asisten administrasi seringkali membutuhkan gelar sarjana dan diberi lebih banyak tanggung jawab, termasuk mempelopori proyek dan terkadang mengelola tim.

Sebaliknya, panitera dan sekretaris biasanya tidak membutuhkan pendidikan ekstensif di luar gelar sekolah menengah atas (walaupun ada program pendidikan tinggi yang berfokus pada pekerjaan klerikal dan kesekretariatan). Panitera dan sekretaris mengelola operasi harian kantor tetapi umumnya tidak memiliki tanggung jawab manajerial.

Pegawai dan sekretaris bekerja di berbagai industri, termasuk keuangan, bisnis, kedokteran, pemerintahan, dan hukum. Beberapa posisi ini membutuhkan keterampilan khusus. Namun, ada keterampilan dasar yang diperlukan untuk hampir setiap posisi asisten klerikal dan administrasi.

Keterampilan Ulama Teratas

Daftar di bawah ini menjelaskan keterampilan klerikal yang dicari pemberi kerja pada kandidat pekerjaan. Termasuk daftar rinci dari lima keterampilan klerikal yang paling penting, serta daftar tambahan keterampilan administrasi terkait.

Perhatian terhadap detail

Pekerjaan klerikal melibatkan perhatian pada detail sehari-hari sebuah kantor—hal-hal yang dilakukan orang lain mungkin terlewatkan—seperti menjawab dan melacak email, melacak janji temu, dan meninjau dokumen. Sebagai juru tulis atau sekretaris, penting untuk fokus pada detail ini dan tidak membiarkan apa pun lolos begitu saja. Misalnya, panitera diharapkan meninjau dokumen untuk setiap kesalahan ketik atau kesalahan sebelum mereka pergi ke pemangku kepentingan.

• Mendengarkan Aktif
• Analitis
• Ketekunan
• Mengidentifikasi risiko
• Membuat pengaturan perjalanan
• Pengamatan
• Organisasi
• Perencanaan
• Prioritas
• Penyelesaian masalah
• Pemikiran
• Pencatatan
• Menjadwalkan janji temu
• Manajemen waktu
• Mengetik

Komunikasi

Pekerja klerikal harus memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang kuat dengan atasan, kolega, dan pelanggan. Mereka biasanya akan menjawab telepon, menulis memo, mengirim email, dan menyapa klien dan pelanggan. Mereka harus dapat berbicara dan menulis dengan jelas dan efektif, dan dengan cara yang mudah dimengerti. Panitera dan sekretaris berkomunikasi dengan banyak kepribadian berbeda setiap hari, jadi tahu caranya berkomunikasi secara efektif dengan rekan kerja akan berarti perbedaan antara karir jangka panjang dan jangka pendek satu.

• Menjawab telepon
• Komunikasi
• Korespondensi
• Pelayanan pelanggan
• Mendelegasikan
• Surel
• Mengirim faks
• Resepsionis
• Kemampuan bahasa
• Mendengarkan
• Komunikasi lisan
• Koreksi
• Kerja tim
• Komunikasi tertulis

Keahlian komputer

Di zaman sekarang ini, keterampilan komputer sangat penting untuk pekerjaan klerikal apa pun. Panitera dan sekretaris harus menjadi juru ketik yang cepat dan akurat. Mereka juga biasanya diminta untuk melakukan beberapa entri data, jadi mereka harus terbiasa dengan Microsoft Excel dan perangkat lunak entri data lainnya. Mereka juga harus terbiasa dengan perangkat lunak Microsoft Office lainnya, seperti Word dan PowerPoint. Keterampilan komputer tambahan apa pun, seperti kemampuan mendesain atau mengedit halaman web, akan dianggap sebagai nilai tambah yang besar.

• Hutang/piutang usaha
• entri data
• Manajemen data
• Visualisasi data
• Kelancaran basis data
• Penerbitan desktop
• Kalender digital (Google, Outlook, dll.)
• Komunikasi email
• Microsoft Office
• Mesin kantor
• Spreadsheet
• Mengetik
• Pemrosesan kata

Berhitung

Pekerjaan administrasi melibatkan berhitung, yang membutuhkan keterampilan matematika dasar untuk memahami informasi numerik. Beberapa juru tulis bertanggung jawab, sampai taraf tertentu, pembukuan dan/atau akuntansi untuk perusahaan, di antara tugas-tugas numerik lainnya. Panitera yang mampu menjalankan fungsi ini dengan cepat dan efisien akan berkembang dalam peran ini. Jika Anda bukan ahli matematika yang hebat, jangan khawatir. Pastikan untuk memiliki keterampilan matematika dasar dan pemikiran analitis.

• Akuntansi
• Ketepatan
• Hitung
• Perhitungan
• Penagihan
• Pembukuan
• Penganggaran
• Analisis data
• Perkiraan
• Pengeluaran
• Pemikiran logis
• Mengorganisir informasi
• Spreadsheet
• Teknologi
• Memahami tren
• Timbang pilihan yang berbeda

Organisasi

Panitera dan sekretaris harus diatur karena mereka bertugas memastikan kantor berjalan dengan lancar. Tugas mereka akan melibatkan melacak jadwal majikan, menjawab email dan panggilan telepon, dan memelihara file.

Memiliki keterampilan organisasi yang kuat akan memungkinkan Anda untuk melaksanakan tugas-tugas ini secara efektif. Akan sangat membantu untuk mencatat bidang-bidang di mana Anda diatur dan apa yang harus Anda kerjakan. Misalnya, menuliskan tugas dan hal-hal yang perlu diingat pada catatan tempel adalah cara untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.

• Penilaian
• Kolaborasi
• Pengambilan keputusan
• Delegasi
• Mengirim surat
• Mendokumentasikan
• Efisien
• Pengajuan
• Pengelolaan
• Multitasking
• Manajemen kantor
• Kelalaian
• Memfotokopi dan menyusun
• Organisasi fisik
• Perencanaan
• Memprioritaskan
• Pencatatan
• Penyortiran
• Manajemen waktu

Penyelesaian masalah

Menjadi pemecah masalah yang kuat adalah kunci untuk secara efektif menjalankan fungsi dan masalah klerikal yang muncul. Bergantung pada ruang lingkup peran Anda, Anda harus menyelesaikan masalah dengan pelanggan, di antara rekan kerja, atau gangguan teknis. Melakukannya tepat waktu sambil tetap tenang di bawah tekanan akan memastikan hasil terbaik setiap saat.

• Mendengarkan secara aktif
• Kemampuan beradaptasi
• Menganalisa
• Komunikasi
• Berpikir kreatif
• Berpikir kritis
• Keluhan pelanggan
• Pengambilan keputusan
• Mendelegasikan
• Keterampilan emosional
• Antarpribadi
• Berkepala dingin
• Ketangguhan
• Manajemen risiko
• Pemecahan masalah teknis

Akal

Sebagai pegawai, mampu beradaptasi akan membantu Anda berkembang dalam lingkungan yang serba cepat. Anda akan diharapkan untuk menyelesaikan pekerjaan selama masa perubahan dan menjadi sumber yang dapat diandalkan untuk kolega Anda. Melakukannya secara efektif akan membutuhkan berbagai keterampilan, mulai dari multitasking dan berpikir kritis hingga berpikiran terbuka. Mungkin ada beberapa kasus di mana bos atau atasan Anda tidak dapat membantu Anda dalam pemecahan masalah. Jika Anda memiliki kemampuan untuk bekerja secara mandiri di bawah tekanan, Anda akan menjadi karyawan yang menonjol.

• Kecerdasan administratif
• Berpikir kreatif
• Fleksibilitas
• Menangani pertanyaan
• Kemerdekaan
• Pemantauan inventaris kantor
• Multitasking
• Keterbukaan pikiran
• Kegigihan
• Memfotokopi/memindai
• Proaktif
• Penyelesaian masalah 
• Riset
• Disiplin diri

Soft Skill Penting

Selain lima keterampilan klerikal teratas ini, pekerja kantoran terbaik juga memiliki keterampilan lunak yang seringkali merupakan ciri kepribadian bawaan daripada kompetensi yang dipelajari.

Ini termasuk keterampilan interpersonal yang kuat, kerja tim, fleksibilitas, ketergantungan, kemampuan beradaptasi, dan kreativitas. Mereka adalah karakteristik penting untuk manajer kantor, resepsionis, asisten pribadi, asisten kantor, dan asisten eksekutif.