10 Hal Yang Harus Diketahui Setiap Manajer Program Baru

Manajemen program adalah pilihan karir yang bermanfaat dan bergaji tinggi, tetapi juga bisa menjadi peran yang menantang. Jika Anda baru saja mendapatkan pekerjaan manajemen program pertama Anda, atau ingin tahu apakah Anda harus melompat ke karir manajemen program, penting untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh karir tersebut. Pertimbangkan 10 hal ini yang harus diketahui oleh setiap manajer program baru sebelum memulai peran manajemen program.

Manajemen Program Berbeda Dengan Manajemen Proyek

Apakah membuka kantor baru, meluncurkan aplikasi baru, atau membangun stadion Olimpiade, proyek memiliki tujuan dan jadwal yang jelas. Seorang manajer program, bagaimanapun, mungkin mengawasi beberapa proyek sekaligus, dan masing-masing mungkin memiliki tim proyek dan manajer proyeknya sendiri. Program memberikan sesuatu yang bernilai bagi organisasi dari waktu ke waktu dan berkembang saat mereka bergerak maju.

Mengharapkan Ketidakpastian

Program pada dasarnya tidak pasti. Meskipun Anda mungkin tahu apa gambaran besarnya, itu hanyalah pernyataan visi saat Anda memulai. Jalan yang tepat untuk sampai ke sana, dan proyek apa yang akan dibutuhkan dalam jangka waktu yang lama, adalah sesuatu yang harus Anda selesaikan sambil jalan.

Anda akan mulai dengan perencanaan terperinci untuk apa yang Anda ketahui dan membangun gambaran tentang bagaimana menangani sisanya saat Anda semakin dekat. Perpanjang cakrawala perencanaan dan pengiriman Anda secara progresif hingga Anda tidak dapat melangkah lebih jauh.

Hati-hati terhadap Kelelahan

Sementara sebuah proyek mungkin selesai dalam satu tahun atau lebih, program dapat terus berlanjut — tampaknya tanpa batas.

Ini harus mencakup periode waktu yang lebih tenang di tempat kerja dengan pengiriman yang lebih sedikit dan waktu yang cukup jauh dari kantor untuk liburan.

Kelola cuti sakit dengan cermat, awasi laporan lembur Anda, dan waspadai fakta bahwa kesejahteraan Anda tim sangat penting jika Anda ingin memangkas gesekan dan mempertahankan orang-orang berbakat Anda untuk kehidupan program.

Kelola Kecepatan

Saat menyampaikan program yang memiliki tanggal penyelesaian yang jauh, Anda perlu mengatur kecepatan pekerjaan. Sulit untuk mempertahankan momentum selama beberapa tahun, jadi peran Anda sebagai manajer program adalah mengatur prioritas dan proyek sehingga ada hasil terukur yang disampaikan secara teratur.

Gabungkan kemenangan cepat dan kemajuan mantap menuju tujuan gambaran yang lebih besar.

Ini membantu tim melihat Anda bergerak maju dan memastikan ada beberapa kisah sukses jangka pendek untuk dibagikan agar motivasi tetap tinggi. Akhirnya, ini membantu investor dan manajer eksekutif melihat bahwa ada kemajuan yang dibuat.

Latih Tim Anda untuk Sukses

Program sering memberikan sesuatu yang baru, unik, atau transformatif untuk sebuah organisasi. Salah satu tantangan dalam mengerjakan inisiatif semacam itu adalah Anda mungkin tidak memiliki keterampilan internal untuk dapat menyelesaikan semua tugas dan proyek yang diperlukan. Tidak apa-apa dan seperti yang diharapkan.

Mungkin ada beberapa area di mana Anda hanya membutuhkan sumber daya tertentu untuk jangka waktu terbatas. Misalnya, Anda tidak akan melatih salah satu staf Anda cara mengemudikan forklift jika itu adalah keterampilan yang Anda butuhkan hanya untuk satu minggu. Namun, jika Anda mengubah cara pengelolaan keberadaan online perusahaan Anda, hal itu akan sangat bermanfaat memiliki keterampilan pengembangan situs web bersama dengan beberapa keahlian tentang media sosial atau mesin pencari pengoptimalan. Ini adalah keterampilan yang akan diandalkan bisnis dalam jangka panjang.

Buat keputusan tentang mana yang perlu Anda tanamkan dalam tim dan mana yang harus dialihdayakan, lalu pastikan Anda program dapat memberikan pelatihan dan tugas perekrutan yang diperlukan untuk siap mengelola keluaran saat setiap proyek memberikan.

Tata Kelola Lebih Kompleks

Jika Anda berasal dari latar belakang manajemen proyek, tata kelola tidak akan menjadi kejutan bagi Anda. Ini adalah cara struktur proyek dan program diatur dan dikendalikan untuk memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan dengan cara yang benar dan melibatkan orang yang tepat. Sangat penting untuk memastikan kemajuan pekerjaan dengan cara yang sesuai dengan kasus bisnis secara keseluruhan, dan ini membantu menjaga akuntabilitas orang.

Tata kelola adalah cara kantor manajemen proyek dan eksekutif senior dapat memastikan bahwa suatu program berada di jalur yang tepat untuk memberikan manfaat.

Tata kelola lebih kompleks di lingkungan program daripada di lingkungan proyek. Dewan proyek dan kelompok pengarah biasanya memiliki keanggotaan tingkat eksekutif. Hal ini diharapkan karena hasil akhir dari suatu program biasanya adalah transformasi bisnis.

Perencanaan Lebih Sulit

Manajer proyek, yang terlibat dalam suatu program, biasanya akan menyatukan rencana proyek mereka. Kemudian tim manajemen program—di bawah arahan Anda sebagai manajer program—bertemu dan rencana diintegrasikan.

Ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Ini membutuhkan identifikasi ketergantungan antara proyek dan tugas proyek. Ini memaksa Anda untuk melihat kebutuhan sumber daya untuk keseluruhan program dan menyulap aktivitas agar sesuai dengan ketersediaan orang-orang penting.

Setelah rencana program terintegrasi Anda dibuat, Anda dapat melacaknya di bagan Gantt atau alat perangkat lunak lainnya. Saat manajer proyek Anda melacak proyek mereka secara waktu nyata, Anda harus melakukan penyesuaian pada rencana program, memberi tahu semua orang tentang perubahan dan menjelaskan apa artinya ini bagi bidang mereka bekerja.

Jangan Rencanakan Setiap Baris

Sebagai manajer program, Anda mengandalkan manajer proyek Anda untuk melakukan perencanaan terperinci. Tidaklah praktis atau diinginkan bagi Anda untuk melacak program dengan ribuan tugas.

Anda memerlukan tampilan proyek yang dirangkai dan tingkat tinggi dengan detail yang cukup untuk menunjukkan kepada Anda apakah sesuatu akan berdampak pada tingkat program.

Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan aplikasi perangkat lunak khusus. Mencoba mengelola program jutaan dolar Anda pada spreadsheet dasar akan terlalu menantang.

Delegasikan, Delegasikan, Delegasi

Betapapun baiknya Anda dalam mendelegasikan, berada dalam peran manajemen program berarti Anda harus menjadi lebih baik dalam hal itu.

Kabar baiknya adalah Anda harus memiliki tim manajer proyek, dan Anda bahkan mungkin memiliki kantor manajemen program khusus untuk mendukung perubahan transformatif Anda.

Ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan pada sebuah program, dan menyiapkannya untuk memastikan bahwa semua bagian yang bergerak bergerak bersama pada waktu yang tepat merupakan upaya yang sangat besar. Anda tidak dapat melakukannya sendiri dan Anda tidak boleh mencoba. Cari tahu berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk melakukan inisiasi program dan kemudian pastikan Anda memiliki tim untuk mendukung Anda.

Jika Anda tidak memiliki siapa pun di kantor manajemen program Anda, mintalah seseorang untuk ditugaskan ke tim manajemen program sebagai penanggung jawab kedua. Ada banyak hal yang harus mereka lakukan. Misalnya, seseorang dalam peran koordinasi proyek akan ditempatkan dengan sempurna untuk memberikan koordinasi yang diperlukan di tingkat program, membebaskan Anda untuk terlibat dalam tugas-tugas strategis.

Jangan Takut Konflik

Program memiliki banyak untaian. Dari proyek dengan pemangku kepentingan yang sulit hingga tenggat waktu yang tampaknya tidak dapat dicapai, setiap hari akan memberi Anda peluang untuk konflik. Waspadai hal-hal yang mengganggu kinerja proyek dan bersiaplah untuk turun tangan saat diperlukan untuk mencegah situasi konflik sebelum dimulai.