Persyaratan untuk Menyimpan Catatan Gaji Karyawan

Salah satu tugas terpenting Anda sebagai pemberi kerja adalah menyimpan catatan gaji dan tunjangan karyawan, serta pajak gaji yang dibayarkan oleh bisnis Anda dan karyawan Anda. Catatan ini diperlukan oleh lembaga federal dan negara bagian. Dokumen penggajian dan pajak penggajian diperlukan karena berbagai alasan.

Mengapa Majikan Harus Menyimpan Catatan Penggajian

Badan federal dan negara bagian mewajibkan pemberi kerja untuk menyimpan catatan gaji karyawan dan pajak gaji.

Anda harus menyimpan catatan untuk beberapa tujuan:

• Catatan yang akurat diperlukan untuk menyelesaikan laporan keuangan bisnis Anda, kembalian pajak, dan laporan kepada karyawan dan instansi pemerintah.
• Badan federal, negara bagian, dan lokal dapat mengaudit bisnis Anda dan memeriksa catatan karyawan Anda kapan saja tanpa pemberitahuan.
• Jika seorang karyawan memiliki keluhan atau mengajukan gugatan terhadap perusahaan Anda, semakin lengkap catatan Anda, semakin baik Anda dapat mendukung pembelaan Anda.

Catatan Penggajian Apa yang Harus Disimpan oleh Pengusaha?

Agen federal memiliki persyaratan berbeda untuk catatan penggajian yang harus disimpan dan untuk berapa lama. Lihat di bawah:

Persyaratan Pencatatan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil

Departemen Tenaga Kerja mengamanatkan agar bisnis menyimpan catatan gaji dan dokumentasi karyawan lainnya untuk menunjukkan bahwa mereka mematuhinya UU Standar Ketenagakerjaan yang Adil ketentuan tentang upah minimum, lembur, upah yang setara, dan pekerja anak.

Catatan dapat disimpan dalam bentuk apa pun, termasuk secara elektronik. Untuk semua karyawan yang tidak dikecualikan dan yang dicakup oleh persyaratan upah minimum, Anda harus menyimpan:

• Informasi pribadi
• Tingkat upah, termasuk upah lembur
• Semua informasi yang digunakan untuk menghitung gaji kotor dan gaji bersih, termasuk pemotongan dan pemotongan.

Anda harus menyimpan sebagian besar catatan setidaknya selama tiga tahun, tetapi Anda hanya perlu menyimpan beberapa perhitungan dan jadwal selama dua tahun.

Catatan yang diperlukan untuk karyawan yang dikecualikan berbeda dengan pekerja yang tidak dikecualikan, dan informasi khusus diperlukan untuk pekerja rumah tangga, misalnya karyawan yang bekerja di bawah pengaturan pembayaran yang tidak biasa, untuk karyawan yang diberi penginapan atau fasilitas lain, dan untuk karyawan yang menerima remedial pendidikan. Jika ada pekerja Anda yang termasuk dalam kategori ini, konsultasikan dengan pengacara.

Persyaratan Catatan IRS

Internal Revenue Service (IRS) mengharuskan Anda menyimpan semua catatan penggajian untuk semua karyawan saat ini minimal selama empat tahun, untuk keperluan pajak pekerjaan. Untuk semua karyawan, simpan semua formulir yang berkaitan dengan gaji karyawan dan pajak gaji, termasuk formulir W-4 karyawan saat ini untuk tujuan pemotongan.

Catatan Anda harus mencakup:

• Nomor pajak perusahaan Anda (EIN)
• Jumlah dan tanggal semua pembayaran upah, anuitas, dan pensiun
• Jumlah tip yang dilaporkan kepada Anda oleh karyawan dan catatan semua tip yang dialokasikan
• Nilai pasar wajar dari upah dalam bentuk barang yang dibayarkan
• Nama, alamat, SSN, dan pekerjaan karyawan dan penerima
• Tanggal kerja untuk setiap karyawan
• Periode ketika karyawan dan penerima dibayar saat absen karena sakit atau cedera dan jumlahnya dan mingguan tingkat pembayaran yang Anda atau pembayar pihak ketiga lakukan kepada mereka (untuk kompensasi pekerja atau asuransi cacat, untuk contoh)
• Catatan tunjangan karyawan dan penggantian biaya yang diberikan kepada karyawan, termasuk pembuktian (bukti)
• Dokumentasi kredit apa pun yang diklaim oleh bisnis Anda (untuk keluarga meninggalkan kredit pajak atau kredit pajak kesempatan kerja)
• Dokumentasi jumlah bagian pemberi kerja atau karyawan mana pun pajak jaminan sosial yang Anda tunda dan bayar

Persyaratan Catatan Rencana Pensiun

Jika perusahaan Anda memiliki program pensiun, Anda harus menyimpan pembukuan dan catatan Anda untuk ditinjau oleh IRS dan untuk menjawab pertanyaan dari peserta. Simpan catatan ini sampai semua tunjangan telah dibayarkan dan cukup waktu telah berlalu sehingga rencana tersebut tidak akan diaudit. Karena rencana pensiun dapat membayar tunjangan selama beberapa dekade, Anda harus menyimpan semua catatan tanpa batas waktu.

Selain semua dokumen rencana, untuk setiap peserta dan penerima manfaat tetap:

• Saldo akun
• Kontribusi dan penghasilan
• Dokumen dan informasi pinjaman
• Data kompensasi
• Pernyataan dan catatan peserta

Persyaratan Pencatatan EEOC dan ADEA

Komisi Peluang Ketenagakerjaan yang Setara (EEOC) mewajibkan pemberi kerja menyimpan semua catatan pribadi dan pekerjaan selama satu tahun. Jika seorang karyawan dipecat atau diberhentikan, catatan mereka harus disimpan selama satu tahun sejak tanggal pemutusan hubungan kerja.

Diskriminasi Usia dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan (ADEA) mewajibkan pemberi kerja untuk menyimpan catatan gaji selama tiga tahun. Jika perusahaan Anda memiliki rencana tunjangan, Anda harus menyimpan catatan peserta program dan file pada senioritas tertulis atau sistem prestasi saat rencana tersebut berlaku dan terakhir satu tahun setelah itu berakhir.

Formulir Penggajian Lainnya yang Harus Anda Simpan

Selain catatan gaji, Anda harus menyimpan beberapa dokumen lain untuk setiap karyawan.

• Salinan formulir apa pun di mana seorang karyawan telah mengesahkan pemotongan gaji, termasuk tunjangan dan potongan khusus seperti United Way atau kontribusi program pensiun. Anda harus memiliki persetujuan tertulis yang tercatat untuk pemotongan apa pun dari gaji karyawan kecuali pajak FICA dan hiasan.
• Salinan formulir aplikasi asli karyawan dan dokumen pendukung seperti resume atau transkrip.

Jika Anda bingung tentang catatan mana yang harus disimpan dan untuk berapa lama, sebaiknya simpan setiap daftar gaji dan personalia pada semua karyawan dan karyawan yang diberhentikan selama mungkin. Beberapa catatan, seperti dokumen rencana pensiun, harus disimpan tanpa batas waktu.