Pengorganisasian a konferensi dari bawah ke atas membutuhkan sejumlah besar pemikiran ke depan dan pengumpulan data. Seluruh proses dapat memakan waktu beberapa tahun tergantung pada ukuran grup, tetapi dimungkinkan untuk meluncurkan a konferensi sukses dalam satu tahun jika Anda dapat membuat keputusan cepat.
Realitas merencanakan konferensi adalah, tanpa pengalaman apa pun, Anda dapat kehilangan banyak waktu untuk memikirkan setiap detail kecil sambil mengabaikan masalah yang lebih penting. Untuk membuat proses lebih sederhana bagi pemula, kami telah menguraikan langkah-langkah paling penting sambil memberi Anda tautan ke langkah-langkah kami yang lebih mendetail pada setiap subjek tertentu. Hasilnya di sini adalah panduan perencanaan konferensi yang akan membantu Anda memulai dengan template yang solid.
Langkah 1: Buat Visi Konferensi Anda
Setiap acara dimulai dengan sebuah visi, tetapi Anda harus mengubah visi Anda menjadi kata-kata dan angka untuk mengukur biaya dan membuat keputusan perencanaan yang tepat. Pertama, Anda harus mulai dengan dasar-dasar perencanaan acara seperti siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa.
Langkah 2: Membuat Rencana Bisnis
Kecuali jika konferensi Anda didanai oleh hibah atau organisasi, Anda akan membutuhkannya memetakan dari mana uang Anda berasal dan digunakan untuk apa. Bagian pertama dari persamaan ini, pendapatan, harus dihitung di awal proses perencanaan.
Sekarang, untuk memberi harga pada sebuah konferensi, Anda harus memiliki gagasan tentang apa yang Anda rencanakan untuk ditawarkan kepada peserta. Rencana perjalanan dan susunan pembicara Anda akan menjadi faktor penjualan bagi calon pendaftar.
Langkah 3: Membandingkan Tempat dan Layanan
Setelah Anda memiliki gagasan yang lebih spesifik tentang kapan konferensi Anda akan berlangsung dan berapa banyak orang yang ingin Anda hadiri, Anda kemudian dapat mulai berbelanja untuk tempat yang sesuai. Perlu diingat bahwa pemilihan tempat Anda juga akan menentukan Anda katering dan biaya audio/visual. Ini karena sebagian besar pusat konferensi dan hotel acara mengharuskan Anda untuk menggunakan layanan internal mereka untuk acara di tempat.
Sebagian besar konferensi perlu menyediakan semacam akomodasi semalam untuk tamu yang bepergian dari luar wilayah tersebut. Kebutuhan ini menciptakan serangkaian pertimbangan lain untuk menjadi faktor Anda keputusan tempat.
Langkah 4: Merekrut dan Mengelola Pendaftar
Bahkan yang paling populer konferensi harus secara efektif memasarkan acara mereka untuk mengisi setiap kursi di rumah. Kehadiran adalah satu-satunya faktor terpenting untuk kesuksesan acara Anda. Jumlah kehadiran yang baik membawa peluang pendapatan dan sponsor. Dan semakin banyak orang yang Anda daftarkan akan menciptakan lebih banyak permintaan untuk iklan dan lowongan partisipasi. Singkat cerita, jika Anda dapat menarik kerumunan maka segala sesuatu akan lebih mudah dilakukan.
Mengelola pendaftaran menjadi lebih sulit karena ukuran acara Anda semakin besar. Di sinilah sebuah sistem pendaftaran online dapat membantu Anda melacak nomor, memproses pembayaran, dan mengatur data.
Langkah 5: Merencanakan Detail di Tempat
Akhirnya, setelah mengatur dan menerapkan elemen bisnis konferensi, Anda dapat mulai memikirkannya rincian di tempat. Ini termasuk bagaimana peserta akan melakukannya menavigasi konferensi, tata letak umum setiap ruangan, dan distribusi makanan dan minuman. Ini adalah bagian dari perencanaan konferensi yang diasosiasikan kebanyakan orang dengan perencanaan acara. Cara terbaik untuk mengoordinasikan semua detail adalah dengan menelusuri rencana perjalanan Anda seperti yang dilakukan tamu Anda. Bayangkan bagaimana mereka akan berpikir dan bertindak pada setiap titik dalam sehari untuk memecahkan masalah sebelum muncul.
Langkah 6: Tip Manajemen Pameran
Konferensi biasanya menampilkan area pameran atau lantai konvensi tempat sponsor dan vendor menyewa ruang untuk mempromosikan produk mereka. Ini bisa menjadi peluang yang sangat menguntungkan untuk konferensi Anda jika Anda mengatur semuanya dengan baik. Perlu diingat bahwa area pameran akan membutuhkan komitmen yang signifikan dari keduanya waktu dan sumber daya, jadi pastikan Anda siap untuk mengelola kebutuhan beberapa vendor sebelum berkomitmen pada format ini.
