Setelah menemukan orang untuk bertugas di dewan penasehat Anda, mengirimkan surat undangan, dan memesan tempat, saatnya untuk mulai merencanakan agenda rapat dewan penasehat pertama Anda. Kunci untuk memulai dewan penasehat Anda dengan benar adalah menyusun pertemuan awal untuk produktivitas maksimum.
Anda telah banyak memikirkan apa yang ingin Anda peroleh dari memiliki dewan penasehat dan menantikan saran dan keahlian yang dapat diberikan anggota dewan Anda dalam berbagai aspek bisnis Anda, termasuk manajemen, pemasaran, akuntansi, kepegawaian, pelayanan pelanggan, teknologi, dan sebagainya.
Dengan demikian Anda ingin memastikan bahwa pertemuan pertama Anda tetap pada jalurnya dan memberikan banyak kesempatan bagi anggota dewan untuk berkontribusi.
Rencanakan Agenda Seputar Masalah atau Topik Diskusi
Pertemuan pertama Anda, seperti semua pertemuan dewan penasihat di masa mendatang, harus direncanakan seputar pertanyaan atau masalah. Anda mungkin merasa paling mudah untuk menyatakan masalah sebagai tujuan. Misalnya, "Kami ingin meningkatkan penjualan sebesar 25 persen pada kuartal berikutnya. Bagaimana kita dapat melakukan ini?" Atau Anda dapat membingkai topik untuk diskusi secara lebih umum: "Bagaimana kita dapat memotong biaya bisnis kita?" atau "Bagaimana kita dapat
Kumpulkan Materi Latar Belakang yang Relevan
Setelah Anda memutuskan topik diskusi, saatnya mengumpulkan materi yang dibutuhkan anggota dewan penasehat Anda.
Karena ini adalah pertemuan pertama, sertakan rencana bisnis dan dokumen terkait lainnya, seperti bagan, grafik, dan lembar fakta yang menjelaskan latar belakang topik diskusi. Jika memungkinkan, kirimkan salinan dokumen-dokumen tersebut kepada semua anggota dewan penasihat setidaknya dua minggu sebelumnya, bersama dengan salinan agenda rapat.
Membuat Agenda Rapat
Agenda rapat tidak lebih dari garis besar yang mencantumkan, secara berurutan, hal-hal yang akan dibahas dalam rapat dan jumlah waktu yang diharapkan dialokasikan untuk masing-masingnya. Menyusun jadwal waktu ke dalam agenda Anda dan menaatinya memastikan rapat Anda tidak macet dan merangsang diskusi sesuai topik.
Rencana Pencatatan Risalah Rapat
Anda juga ingin membuat pengaturan untuk mencatat risalah rapat. Jangan mencoba melakukan ini sendiri karena Anda harus dapat berpartisipasi sepenuhnya dengan mendengarkan dan berkontribusi. Jika Anda tidak memiliki seseorang yang dapat hadir dan melayani sebagai sekretaris, mintalah izin kepada anggota dewan penasehat Anda untuk merekam rapat.
Sediakan Penyegaran
Memberikan minuman adalah ide yang bagus. Kopi, teh, air, jus, dan kudapan sehat, seperti buah dan muffin, adalah sentuhan manis yang selalu diterima saat rapat. Setelah pertemuan pertama Anda, Anda akan merasakan preferensi peserta untuk minuman dan makanan ringan dan dapat membuat rencana yang sesuai untuk pertemuan berikutnya.
Cobalah untuk Bersantai
Yang terpenting, jangan khawatir tentang presentasi Anda. Anda di sana untuk bagikan visi Anda dan harapan untuk perusahaan Anda dan untuk mencari nasihat, bukan untuk mengesankan siapa pun dengan efek presentasi multimedia dan sejenisnya.
Tujuan jangka panjang Anda adalah membangun hubungan kerja saling percaya dengan anggota dewan penasehat Anda, jadi fokuslah untuk memastikan bahwa mereka menjauh dari rapat merasa bahwa mereka telah didengar dan telah memberikan kontribusi yang berarti bagi manajemen perusahaan Anda—dan bahwa mereka menantikan dewan direksi berikutnya pertemuan.
Contoh Agenda
Tinjau contoh agenda, yang menyertakan aktivitas yang disarankan dengan catatan untuk membantu Anda menjalankan rapat secara efisien. Kemudian cetak dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Anda dapat menyalinnya langsung ke Word, Excel, atau dokumen serupa dengan memilih, menyalin, dan menempelkan teks.
[Nama perusahaan Anda]
Jadwal acara
[Tanggal]
[Lokasi]
| Waktu Awal/Akhir | Aktivitas |
| 10:00–10:05 |
Panggilan untuk memesan dan perkenalan (Panggil rapat untuk memesan dan, dengan asumsi anggota dewan penasihat Anda belum pernah bertemu, perkenalkan diri Anda dan semua anggota dewan, berikan garis besar singkat tentang keahlian mereka.) |
| 10:05–10:10 |
Mengapa dewan penasehat? (Buat pernyataan singkat tentang bagaimana Anda melihat dewan penasihat beroperasi dan kontribusi yang Anda harapkan dapat diberikan untuk perusahaan Anda. Sertakan detail seperti seberapa sering dewan akan bertemu.) |
| 10:10–10:20 |
Pertanyaan (Sertakan pertanyaan Jika ada. Jika tidak ada, tanyakan kepada anggota dewan Anda bagaimana mereka melihat dewan penasehat beroperasi dan bagaimana mereka berharap dapat berkontribusi.) |
| Topik diskusi: [Masukkan pertanyaan/pernyataan masalah Anda.] | |
| 10:20–10:25 |
Presentasi topik diskusi (Berikan garis besar sejarah topik tersebut dan bagaimana hal itu memengaruhi perusahaan saat ini; menahan diri untuk tidak memberikan pandangan/solusi Anda pada saat ini.) |
| 10:25–11:35 |
Diskusi (Anda ingin agar ide tetap mengalir, jadi jangan menolak atau membuang ide pada saat ini. Namun, berikan juga ide dan pandangan Anda.) |
| 11:35–11:50 |
Proposal/resolusi (Evaluasi ide-ide yang dibagikan kelompok dan pilih solusi terbaik.) |
| 11:50–11:55 |
Ringkasan (Ringkaskan topik, diskusi, dan hasil untuk kelompok dan beri tahu mereka apa yang akan Anda lakukan.) |
| 11:55 | Penundaan |
[Tanggal pertemuan berikutnya]
Jika Anda merencanakan rapat pagi, segera setelah penundaan adalah waktu yang tepat untuk mengajak anggota dewan penasehat Anda makan siang (terutama jika makanan ringan tidak disajikan selama rapat). Namun, ingatlah bahwa rapat telah selesai dan makan siang harus menjadi acara sosial.
Pertahankan Pertemuan Singkat
Anda tidak boleh menjadwalkan rapat dewan untuk berjalan lebih dari dua jam, yang cukup lama bagi kebanyakan orang untuk memberikan perhatian penuh pada tugas yang ada.
Tinjau Topik Diskusi Sebelumnya
Dalam pertemuan mendatang, mulailah dengan meninjau apa yang telah Anda lakukan tentang topik yang telah dibahas pada pertemuan terakhir, dan undang komentar anggota dewan penasehat Anda tentang tindakan perusahaan Anda.
Karena temu sapa tidak memungkinkan, Anda mungkin ingin memiliki dua topik diskusi di pertemuan mendatang. Anda bahkan dapat memiliki tiga jika menurut Anda akan cocok dengan format dua jam, tetapi Anda tidak boleh mencoba memasukkan lebih dari tiga.
