Tata kelola mungkin menjadi salah satu mata pelajaran yang lebih kering dalam manajemen proyek, tetapi itu juga salah satu yang paling penting. Begitulah cara manajemen senior mengetahui bahwa tim mereka melakukan pekerjaan dengan baik, dan meyakinkan mereka bahwa proyek berjalan sebagaimana mestinya. Ini juga memberikan pemeriksaan dan keseimbangan yang diperlukan bagi manajer untuk mengetahui bahwa uang dibelanjakan dengan cara yang sesuai dan selaras dengan kasus bisnis.
Pada akhirnya, adalah tanggung jawab sponsor proyek untuk memastikan bahwa ada tata kelola yang memadai, tetapi manajer proyek juga dapat mengambil peran aktif dalam hal ini. Apa pun peran Anda, ada baiknya untuk memahami tata kelola proyek dan bagaimana hal itu membantu tim mencapai tujuan mereka.
Mendefinisikan Tata Kelola Proyek
"Tata kelola," dalam istilah manajemen proyek, mengacu pada kebijakan, proses, standar, prosedur, dan pedoman yang menentukan bagaimana proyek dipimpin, dijalankan, dan dikendalikan oleh organisasi Anda. Ini adalah kerangka kerja di mana proyek berkembang. Ini mencakup aspek keuangan proyek, serta logistik, personel, dan material yang terkait dengan proyek.
Tata kelola bisa luas dan "berat", dengan banyak birokrasi, atau "ringan", dengan pengawasan minimal. Manajer harus mengarah pada tingkat tata kelola yang tepat untuk lingkungan dan budaya mereka. Memastikan kebijakan tata kelola Anda sesuai dengan tujuan proyek adalah faktor kunci untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut efektif.
Pemerintahan dimulai dari atas. Di perusahaan besar, ini harus mencakup komitmen terhadap pedoman tata kelola proyek dari dewan perusahaan. Sikap dan standar yang diharapkan oleh anggota dewan akan turun ke dewan proyek, pemimpin proyek, dan tim.
Mengapa Tata Kelola Proyek Penting
Sponsor proyek Anda dan pemangku kepentingan utama lainnya ingin tahu bahwa Anda membelanjakan anggaran proyek dengan cara yang benar. Mereka ingin melihat bahwa Anda melacak kemajuan proyek Anda secara efektif dan mengambil langkah untuk mengelola risiko proyek sebagaimana diperlukan—namun alasan untuk tata kelola proyek yang baik lebih dari itu.
Tata kelola bukan hanya masalah internal. Tata kelola dituntut oleh klien, terutama yang berada di sektor publik. Pemerintah dan regulator meminta (dan dalam beberapa kasus, menegakkan) standar tertentu untuk proyek tertentu. Banyak perusahaan harus mematuhi panduan dari undang-undang eksternal, seperti undang-undang Sarbanes-Oxley, yang disahkan pada tahun 2002 untuk mewajibkan perusahaan mengambil langkah-langkah tertentu untuk memastikan audit yang akurat, akuntabilitas, dan transparansi. Tata kelola proyek yang kuat hanyalah satu cara kecil untuk membuktikan bahwa perusahaan Anda beroperasi secara efektif dan dalam pedoman dan peraturan yang ditentukan untuk industri Anda.
Tata kelola proyek juga membantu Anda:
- Tingkatkan laba atas investasi Anda dan lacak investasi tersebut secara efektif
- Dapatkan dukungan untuk proyek
- Hindari penyebab umum kegagalan proyek dengan menciptakan lebih banyak peluang untuk mengenalinya di awal proses
- Berkomunikasi lebih efektif
- Perkenalkan standardisasi di seluruh proyek, membuatnya lebih mudah untuk membandingkan kinerjanya
- Minimalkan risiko
- Mengembangkan dan memotivasi staf dalam lingkungan yang terstruktur
Seperti Apa Tata Kelola Proyek
Jadi seperti apa tata kelola proyek yang baik dalam sebuah proyek? Anda akan mengenali aktivitas dan kualitas tertentu ketika sebuah proyek memiliki tata kelola yang tepat.
Ada siklus hidup manajemen proyek yang disiplin yang mencakup poin yang ditentukan untuk persetujuan. Ini adalah poin di mana kelayakan proyek dibahas dan keputusan dibuat apakah akan melanjutkan pekerjaan atau tidak.
Proyek memiliki kasus bisnis yang jelas, dan kasus bisnis memiliki informasi yang cukup untuk memungkinkan tim manajemen membuat keputusan yang tepat. Keputusan tersebut didokumentasikan dan dikomunikasikan secara memadai.
Orang yang mengerjakan proyek memiliki peran dan tanggung jawab yang ditentukan. Individu yang membentuk tim proyek berpengalaman dan memenuhi syarat dalam peran mereka yang relevan. Proses dan prosedur harus memungkinkan tim proyek meninjau proyek mereka dan meminta dukungan independen jika diperlukan.
Ada sebuah budaya belajar terus menerus yang memungkinkan tim proyek untuk terus meningkatkan dan mendiskusikan pelajaran yang dipetik dalam lingkungan yang bebas dari kesalahan.
Pemangku kepentingan terlibat dan mereka mempercayai prosesnya. Tata kelola proyek terkait dengan struktur tata kelola dalam organisasi secara keseluruhan. Tujuan utama tata kelola proyek adalah untuk memastikan bahwa proyek dilakukan dengan cara yang benar, yaitu secara intrinsik terkait dengan tata kelola keuangan di tingkat perusahaan, manajemen risiko perusahaan, dan banyak lagi.
Tata kelola proyek harus cocok mulus ke dalam proses organisasi Anda saat ini. Dengan kata lain, jangan membuat proses manajemen keuangan yang benar-benar baru jika Anda sudah memiliki proses yang berfungsi di area lain! Gunakan apa yang ada saat ini dan atur proses perusahaan agar sesuai untuk digunakan dalam lingkungan proyek.
5 Bidang Fokus Tata Kelola Proyek
Saat Anda mulai menyelidikinya, Anda akan menyadari bahwa tata kelola proyek tersebar luas melalui semua elemen manajemen proyek. Namun, ada beberapa area fokus utama di mana tata kelola sangat relevan.
- Metodologi dan proses: Ini membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan andal dan berkelanjutan.
- Manajemen pengetahuan: Ini sangat penting untuk memastikan bahwa organisasi belajar dari pengalaman proyek. Manajemen pengetahuan sangat penting jika Anda ingin berhenti melakukan kesalahan yang sama berkali-kali.
- Kematangan manajemen proyek: Saat manajemen proyek organisasi Anda matang melalui pengalaman, demikian pula kemampuan Anda untuk berhasil.
- Dukungan tingkat senior: Komitmen terhadap tata kelola proyek dimulai dari atas. Jika Anda memiliki dukungan manajemen, ini akan mengalir ke bawah melalui semua tingkat bisnis dan pendekatan tata kelola akan lebih berkelanjutan.
- Budaya yang mendukung: Budaya dukungan, bukan menyalahkan, akan memastikan manajer proyek memiliki lingkungan yang tepat untuk berkembang. Budaya yang mendukung, yang dipimpin oleh kantor manajemen proyek atau direktur proyek, akan membantu manajer proyek mencapai tujuan mereka dan proyek tersebut.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Tidak Ada Standar Perusahaan
Banyak manajer proyek di organisasi yang lebih kecil mendapati diri mereka menjalankan proyek di lingkungan yang mendukung, dan di mana ada dukungan untuk konsep manajemen proyek, tetapi ada kekurangan struktur organisasi formal untuk memberi makan mati.
Dalam situasi itu—yang tidak eksklusif untuk organisasi kecil—Anda akan merancang model tata kelola proyek Anda dari awal. Jika tidak ada pendekatan tata kelola proyek yang dapat Anda ambil dari rak dan menyesuaikan proyek Anda, Anda harus membuatnya sendiri.
Itu tidak sesulit kelihatannya. Mulailah dengan menyiapkan dasar-dasarnya:
- Buat dokumen "peran dan tanggung jawab".
- Pastikan Anda memiliki sponsor proyek.
- Pastikan Anda memiliki dewan proyek atau kelompok pengarah, dan atur pertemuan rutin yang Anda ambil dan bagikan risalahnya.
- Mengatur proses manajemen risiko.
- Menyiapkan proses manajemen perubahan.
- Bangun poin ke dalam jadwal proyek Anda di mana Anda memeriksa kelayakan proyek terhadap tujuan asli dari kasus bisnis (akhir dari setiap tahap fase adalah titik alami untuk menempatkan ini cek).
