Setelah Anda menjual produk atau menyediakan layanan di Kanada, saatnya membuat faktur. Faktur tidak hanya menunjukkan kepada pelanggan atau klien berapa banyak uang yang harus dibayar tetapi juga memberikan informasi pajak. Baik Anda dan pelanggan Anda harus dapat melacak berapa banyak HST/GST (Pajak Penjualan yang Diharmonisasi/Pajak Barang dan Jasa) dan PST (Pajak Penjualan Provinsi) dibayar atau terutang, misalnya. Karena faktur adalah bagian penting dari catatan bisnis Anda, penting untuk melakukannya dengan benar. Gunakan template faktur sampel terlampir dengan pajak GST dan PST untuk memastikan Anda membuat faktur dengan benar.
Perhatikan bahwa contoh templat faktur yang ditampilkan adalah untuk bisnis yang membebankan GST (Pajak Barang dan Jasa) dan PST (Pajak Penjualan Provinsi). Perhatikan bahwa PST disebut sebagai Pajak Penjualan Eceran (RST) di Manitoba atau Pajak Penjualan Quebec (QST) di Quebec. Jika faktur Anda melibatkan penagihan HST (Pajak Penjualan Terharmonisasi), lihat contoh faktur dengan HST. GST/PST dibebankan di empat provinsi dengan tarif berikut:
- British Columbia: Pajak Penjualan Provinsi (PST) 7%
- Manitoba: Pajak Penjualan Eceran (RST) 8%
- Saskatchewan: Pajak Penjualan Provinsi (PST) 5%
- Quebec: 9,975% Pajak Penjualan Quebec (QST)
Apa yang Harus Ada di Faktur
Potongan informasi tertentu harus ada di faktur Anda jika memang demikian pengisian GST, HST atau PST. Faktur Anda harus menyertakan:
- Nama bisnis Anda
- Tanggal faktur
- Nomor Bisnis Anda (juga dikenal sebagai Nomor Pendaftaran GST)
- Nama pembeli
- Uraian singkat tentang barang atau jasa yang dilakukan
- Total jumlah yang dibayarkan atau terutang
- Ketentuan pembayaran
- Indikasi item yang dikenai GST sebesar 5% atau HST dengan tarif provinsi yang sesuai, atau item tersebut dikecualikan, dan jumlah total GST/HST yang dibebankan atau pernyataan bahwa GST/HST sudah termasuk dan total tingkat pajak
- Jika berlaku, indikasi kiriman yang dikenai PST dengan tarif provinsi, atau bahwa kiriman tersebut dikecualikan, dan jumlah total PST yang dibebankan atau pernyataan bahwa PST disertakan dan tarif totalnya pajak
Alamat pertama pada templat faktur gratis ini adalah alamat bisnis Anda; alamat di bawahnya adalah alamat pelanggan yang telah membeli layanan.
Faktur sampel ini adalah faktur produk dari satu bisnis ke bisnis lain di provinsi yang sama; jika Anda menyediakan layanan, daripada menjual produk, Anda mungkin ingin menggunakan subjudul "Uraian Pekerjaan yang Dilakukan" alih-alih "Item" sebagai judul, dan jika penagihan per jam gunakan "Tarif Per Jam" alih-alih "Biaya Unit" dan "Jam" alih-alih "Kuantitas."
Cara Menggunakan Sampel Ini
Untuk menggunakan faktur sampel ini, pilih bagian halaman web yang berisi sampel dan salin/tempel (menggunakan Windows, tekan CTRL-C untuk menyalin dan CTRL-V untuk menempel) ke Word atau beberapa pengolah kata lain (atau spreadsheet seperti Excel), dan gantikan data Anda yang relevan, menggunakan kop surat bisnis kustom Anda sendiri, jika Anda suka, dan format sesuai keinginan Anda.
Syarat pembayaran
Perhatikan pernyataan di bagian bawah faktur, yang mengatakan bahwa jumlah faktur jatuh tempo dalam 30 hari. Anda akan sering melihat faktur yang bertuliskan, "Dibayar Setelah Diterima", tetapi itu hanya menimbulkan masalah karena Anda belum tentu tahu kapan pelanggan atau klien Anda melihat faktur jika Anda mengirim itu keluar. Menggunakan pernyataan persyaratan khusus seperti yang ada di faktur ini memberi pelanggan Anda tanggal jatuh tempo, dan membantu Anda menghindari masalah penagihan.
Kebijakan pengembalian
Jika Anda menjual produk yang dapat dikembalikan, sebaiknya cantumkan kebijakan pengembalian pada faktur (di bawah ketentuan pembayaran). Kebijakan pengembalian harus menentukan:
- Apakah faktur harus menyertai pengembalian atau tidak
- Apakah produk dapat dikembalikan atau ditukar
- Setiap kondisi yang berlaku untuk barang yang rusak atau cacat
- Batas waktu pengembalian, misalnya "barang dapat dikembalikan dalam waktu 30 hari sejak tanggal pembelian".
Promosi
Seperti yang ditunjukkan pada contoh, bagian bawah faktur adalah tempat yang baik untuk menyebutkan penjualan atau promosi saat ini, jika berlaku.
Software Akuntansi Memudahkan
Faktur bahkan lebih mudah dilakukan jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi. Software akuntansi yang dirancang untuk usaha kecil tidak hanya dapat digunakan sebagai sistem POS (Point of Sale) dan cetak faktur di tempat tetapi buat lebih mudah untuk menghitung dan melacak pajak, seperti GST/HST. Paket perangkat lunak akuntansi memungkinkan Anda menyesuaikan format faktur dengan mudah, termasuk menambahkan logo bisnis Anda. Beberapa juga mengizinkan penagihan dalam berbagai mata uang dan secara otomatis akan menghitung nilai tukar.
