Mengucapkan terima kasih kepada donatur mengakhiri satu transaksi tetapi membangun jembatan untuk dukungan di masa depan dan keterlibatan yang lebih dalam. Lakukan dengan baik, dan Anda sedang menuju kesuksesan penggalangan dana di masa depan.
Berikut adalah sepuluh tip untuk membuat surat terima kasih itu dengan benar.
Dapatkan di Mail Cepat
Empat puluh delapan jam adalah perputaran yang ideal untuk surat terima kasih. Jika itu tidak mungkin, targetkan tidak lebih dari seminggu. Anda ingin pendonor mengingat bahwa dia memberikan donasi sehingga ucapan terima kasih Anda memperkuat tindakannya dan memberinya penghargaan atas pemberiannya.
Membawa surat ke sana dengan cepat akan membuat nama amal Anda melekat di benak donor, meyakinkan dia bahwa Anda menerima sumbangan, dan membuatnya terkesan dengan efisiensi dan perhatian Anda.
Bahkan donor daring harus menerima surat terima kasih yang dikirimkan, tetapi itu mahal, dan banyak organisasi nirlaba beralih ke daring sebanyak mungkin. Dalam hal ini, pastikan donatur online Anda tidak baru saja mendapatkan tanda terima yang dikirim melalui email. Luangkan waktu untuk mempersonalisasi ucapan terima kasih melalui email dan mengubahnya menjadi sesuatu yang mudah diingat.
Memoles praktik terbaik untuk email terima kasih surat. Dalam kotak email lengkap, surat terima kasih Anda bisa luput dari perhatian, jadi perhatikan itu garis subjek dan pastikan baris "dari" mengidentifikasi organisasi Anda dengan jelas.
Ada banyak kendala untuk berterima kasih kepada donatur melalui email yang mungkin Anda lupakan. Itu harus tetap keluar dariFolder spam, menarik perhatian pemberi, dan bujuk dia untuk membuka pesan. Jangan biarkan kemudahan dan biaya email yang relatif rendah membutakan Anda akan kekurangannya.
Jadikan Itu Pribadi
Personalisasi surat terima kasih Anda dengan nama donor (periksa ulang ejaannya dan jangan pernah memanggil Ms. a Mr.), dan tulis langsung ke individu tersebut. Nama depan sangat kuat.
Apa yang berhasil untuk surat penggalangan dana juga berfungsi untuk surat ucapan terima kasih. Misalnya, gunakan kata ganti orang, seperti "kamu", "kita", dan "aku".
Sertakan informasi tentang pendonor, seperti sudah berapa lama mereka menjadi pendonor, atau bahwa Anda senang melihatnya di acara terakhir. Mungkin pendonor telah menerima penghargaan atau mendapat promosi. Jangan ragu untuk menambahkan sesuatu tentang itu ke surat Anda.
Sistem catatan donor yang baik akan menjadi teman terbaik Anda dalam hal personalisasi tingkat ini. Sebagian besar sistem, bahkan yang berbiaya rendah, memiliki kemampuan untuk menangkap informasi terkini tentang donor Anda.
Kapan mereka terakhir memberi? Apakah mereka secara sukarela? Kapan terakhir kali donor melakukan kontak dengan organisasi Anda dan apa sifat interaksi itu?
Jika ini adalah donor pertama kali, kirim paket selamat datang, dan undang donor untuk berlangganan buletin dan pengumuman.
Jika berterima kasih kepada donatur lama, pertimbangkan a catatan tulisan tangan bukan surat resmi, atau cara kreatif lain untuk mengucapkan terima kasih.
Koordinasikan Dengan Tema Kampanye
Koordinasikan ucapan terima kasih dengan himbauan atau kampanye yang membawa sumbangan.
Draf template untuk surat ucapan terima kasih saat Anda menulis materi penggalangan dana. Anggap saja sebagai bagian dari paket kampanye Anda. Jika donasi itu sebagai respons terhadap rangsangan lain — mungkin peristiwa yang Anda selenggarakan — hubungkan surat itu dengan peristiwa itu.
Kembali sepenuhnya ke banding meningkatkan daya rekat nama organisasi Anda di benak donor. Hal ini juga meyakinkan untuk donor.
Jika donasi tersebut sebagai tanggapan atas permohonan email tertentu, kembangkan halaman arahan pasca-donasi di situs web Anda khusus untuk donatur tersebut.
Generik keluar. Kekhususan pada apa yang dilihat donor yang memaksanya untuk memberi adalah suatu keharusan. Misalnya, jika seorang donatur menyumbang untuk membantu korban gempa bumi, pastikan ucapan terima kasih Anda mengacu pada situasi tersebut.
Gunakan Cerita untuk Menghubungkan Donor ke Hasil
Bantu donor memvisualisasikan bagaimana uang mereka dibelanjakan. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menceritakan sebuah kisah tentang orang tertentu yang dibantu oleh donasi. Ceritanya tidak perlu terlalu panjang. Beberapa kalimat saja dan menyebut nama seseorang sudah cukup untuk membangkitkan empati pada pendonor.
Jadikan donor Anda pahlawan dari cerita-cerita itu. Dia membuat cerita itu mungkin. Simpan inventaris cerita tentang hal-hal baik yang dicapai oleh amal Anda. kemudian atur blok salinan menggunakan cerita-cerita itu dan masukkan ke dalam surat terima kasih Anda yang sesuai.
Sering mengubah cerita akan membuat surat Anda tetap segar dan memudahkan pengiriman banyak surat tanpa harus membuatnya benar-benar baru.
Bahkan jika Anda melayani orang-orang yang berada dalam situasi sensitif dan Anda perlu melindungi identitas mereka, ada cara untuk menceritakan kisah mereka tanpa mengorbankan privasi mereka.
Minta Orang Asli Menandatangani Surat Anda
Hindari tanda tangan digital kecuali Anda mengirim ribuan surat sekaligus. Bahkan kemudian, surat cadangan yang masuk ke donor memberikan sumbangan yang signifikan untuk ditandatangani oleh direktur eksekutif Anda, presiden dewan, atau ketua penggalangan dana sukarela. Gunakan perangko kelas satu yang asli untuk surat-surat ini.
Tambahkan Catatan Tulisan Tangan Pribadi
Jika perlu, minta Direktur Eksekutif atau Presiden Dewan untuk menambahkan catatan pribadi pada surat tersebut. Donatur lama yang mungkin mengetahui ED atau anggota dewan Anda menganggap hal ini sangat memuaskan.
Menyebutkan acara baru-baru ini yang dihadiri oleh pendonor akan mengingatkan pendonor akan pengalaman yang menyenangkan dan menambah keaslian catatan tersebut. Pertimbangkan mengadakan pesta penulisan catatan dengan sukarelawan yang dapat menulis catatan pada surat atau melampirkan catatan tempel dengan pesan tulisan tangan.
Sertakan Amplop Balasan
Saya tidak menyarankan meminta sumbangan lain dalam surat terima kasih. Sejujurnya, itu mematikan orang lebih dari yang Anda pikirkan. Namun, hanya dengan menyertakan amplop balasan dapat mengingatkan pendonor bahwa sumbangan di masa mendatang akan diterima.
Banyak donor menyimpan amplop ini dan menggunakannya untuk hadiah nanti... atau bahkan segera. Andrew Olsen dari Fundraising Fundamentals sangat antusias untuk memasukkan amplop balasan dalam surat terima kasih. Dia telah menemukan badan amal yang menggunakan taktik ini untuk donor baru memiliki "rasio konversi hadiah kedua yang berkisar antara 8% -12% lebih tinggi daripada organisasi yang tidak menyertakannya".
Gunakan Surat tersebut sebagai Tanda Terima Pajak
Donatur Anda terima kasih juga bisa menjadi tanda terima. Anda harus memberikan tanda terima setiap tahun untuk keperluan pajak jika donor memberikan $250 atau lebih, dan Anda dapat memasukkannya penyingkapan bersama surat ini.
Surat terima kasih hari ini biasanya menyertakan pengungkapan yang tepat setiap kali donor memberi, baik secara online, melalui cek atau melalui pemberian bulanan.
Merupakan praktik yang baik juga untuk memberikan ringkasan pemberian untuk tahun tersebut pada awal tahun berikutnya, tepat pada saat para donor biasanya mempersiapkan pengembalian pajak mereka. Ingatlah bahwa tanda terima bukanlah ucapan terima kasih. Tanda terima harus menjadi bagian kecil dari surat itu.
Ajak Lebih Banyak Keterlibatan
Selalu menyenangkan menyertakan undangan untuk mengunjungi agensi Anda dan melihat pekerjaan Anda secara langsung.
Di dunia saat ini di mana Anda mungkin meminta sumbangan dari orang-orang di seluruh dunia, keterlibatan dapat dicapai melalui media sosial. Dorong donatur Anda untuk mengikuti organisasi Anda di Facebook dan Twitter atau jejaring sosial lain yang Anda ikuti.
Karena tidak ada hyperlink dalam surat yang dikirimkan, berikan alamat situs web Anda dan pastikan tombol media sosial Anda mudah ditemukan.
Sertakan undangan eksplisit untuk mengunjungi situs web dan klik tombol tersebut dan untuk mendaftar buletin email Anda atau komunikasi lainnya. Ikon media sosial adalah beberapa elemen terpenting di situs web amal Anda.
Tambahkan Postscript dan Berikan Info Kontak
Kita semua skimmer. Itu sebabnya kebanyakan dari kita membaca bagian atas surat dan kemudian melompat ke P.S. Kemudian kita dapat kembali dan membaca sisa surat itu. Pemasar surat langsung tahu semua tentang P.S. dan selalu sertakan. Terkadang mereka memiliki lebih dari satu.
Untuk P.S dari surat terima kasih, Anda mungkin ingin merujuk kembali ke cerita yang Anda berikan ("Michael dan Jane aman dan bahagia karena Anda") atau memasukkan informasi kontak penting di sana.
Donatur harus memiliki nama, nomor telepon, dan alamat email seseorang di organisasi yang dapat mereka hubungi jika ada pertanyaan. Pelayanan pelanggan sama pentingnya untuk organisasi nirlaba maupun untuk bisnis, jadi permudah donor untuk menemukan orang sungguhan jika mereka memiliki masalah.
