Organisasi pemerintah menjalankan proyek ketika beberapa aspek pelaksanaan pekerjaan rakyat perlu diubah. Menurut Institut Manajemen Proyek, sebuah proyek adalah "aktivitas kelompok sementara yang dirancang untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik." Ketika sebuah proyek mengubah bagaimana sebuah organisasi melakukan bisnis, produk akhir proyek dimasukkan ke dalam pekerjaan sehari-hari dan karenanya meningkatkan pekerjaan organisasi kelangsungan.
Ini mungkin terdengar mudah, tetapi sebenarnya tidak. Perubahan itu sulit, dan proyek dapat berjalan dengan sangat mudah. Setiap hari membawa tantangan yang mengancam kemajuan proyek dan akhirnya sukses. Untuk mengatasi bahaya ini, proyek membutuhkan elemen vital tertentu. Dengan item-item berikut ini, sebuah proyek memiliki peluang sukses yang tinggi.
Sponsor Proyek yang Berkomitmen
Sponsor proyek adalah orang tingkat tinggi dalam organisasi yang memiliki kepemilikan proyek. Sponsor proyek yang berkomitmen mengharapkan proyek untuk berhasil dan melakukan apa pun yang dapat dia lakukan untuk memastikan bahwa kesuksesan membuahkan hasil.
Sponsor proyek memiliki empat tanggung jawab utama yang terkait dengan proyek. Pertama, sponsor memperjuangkan proyek tersebut. Dia mendukung tim proyek secara publik dan pribadi. Kedua, sponsor mendukung manajer proyek. Ketika seorang manajer proyek membutuhkan hambatan yang dihilangkan, dia meminta bantuan sponsor karena sponsor memiliki kekuatan organisasi untuk mewujudkan sesuatu. Ketiga, sponsor menyelaraskan sumber daya dengan menyediakannya secara langsung atau bekerja sama dengan orang-orang berlevel tinggi lainnya untuk mendapatkan sumber daya. Ketika sponsor adalah juara yang kuat untuk sebuah proyek, rekan-rekan sponsor lebih mungkin untuk menyumbangkan sumber daya yang signifikan. Keempat, sponsor memfasilitasi pengambilan keputusan. Ketika tim proyek macet, sponsor dapat menengahi keputusan atau langsung membuat keputusan.
Sponsor tetap mendapat informasi melalui komunikasi terus-menerus dengan manajer proyek. Keduanya bekerja sama untuk menentukan kapan sponsor perlu turun tangan dan dengan lebih tegas menjalankan tanggung jawab sponsor untuk mendukung manajer proyek. Misalnya, seorang manajer proyek dapat mengalami kesulitan memperoleh informasi dari departemen keuangan organisasi. Sponsor proyek dapat menghubungi chief financial officer tentang situasi tersebut dan meminta agar tugas untuk mendapatkan informasi diprioritaskan di atas tugas yang bersaing.
Tujuan dan Ruang Lingkup yang Jelas
Sebelum mengerjakan proyek selesai atau bahkan direncanakan, sponsor proyek harus mengartikulasikan tujuan dan ruang lingkup proyek. Sasaran adalah hal-hal besar yang seharusnya dicapai oleh proyek. Ambil proyek peningkatan perangkat lunak, misalnya. Departemen sumber daya manusia menggunakan perangkat lunak bisnis terkenal yang dapat disesuaikan untuk mengelola penggajian. Organisasi ingin menambahkan modul untuk manajemen pembelajaran. Tujuan proyek ini adalah menyesuaikan perangkat lunak manajemen pembelajaran dengan kebutuhan bisnis organisasi dan mengintegrasikannya dengan sistem penggajian yang ada.
Ruang lingkup menentukan parameter proyek. Melanjutkan contoh proyek perangkat lunak; ruang lingkup proyek ini terbatas pada membawa sistem manajemen pembelajaran dan mengintegrasikannya dengan sistem penggajian. Sering kali, mengidentifikasi hal-hal yang berada di luar ruang lingkup akan sangat membantu untuk memahami apa yang ada dalam ruang lingkup. Untuk proyek ini, menambahkan modul lain di luar jangkauan. Departemen akuntansi tidak dapat datang ke manajer proyek dan meminta modul penagihan, piutang atau hutang dagang.
Menambahkan modul setelah proyek ditentukan memungkinkan ruang lingkup merayap. Sponsor proyek yang baik dan manajer proyek waspada terhadap creep ruang lingkup dan sangat enggan untuk menambahkan ruang lingkup di tengah proyek. Meningkatkan cakupan proyek meningkatkan kebutuhan proyek akan sumber daya seperti waktu dan uang. Selain itu, mengerjakan ruang lingkup tambahan membahayakan kualitas produk kerja.
Manajer Proyek yang Baik
Manajer proyek merencanakan pekerjaan dan mengatur sumber daya untuk menyelesaikan proyek. Orang ini adalah penghubung antara sponsor proyek yang menetapkan visi dan tim proyek yang menyelesaikannya. Sesuai dan dengan cara yang tepat waktu, manajer proyek membawa masuk pemangku kepentingan untuk menawarkan masukan.
Manajer proyek biasanya memiliki ciri-ciri berikut yang membantu mereka menjalankan proyek:
- Manajer proyek adalah perencana. Mereka memikirkan urutan pekerjaan dan mengetahui apa yang perlu dilakukan setelah tim menyelesaikan tugas yang ada. Mereka membuat rencana yang baik tetapi juga tahu kapan harus fleksibel dan mengalihkan dari rencana.
- Manajer proyek dapat dipercaya. Dengan kesuksesan mereka bergantung pada pekerjaan orang lain, manajer proyek membutuhkan orang untuk mempercayai niat baik dan kompetensi mereka. Kepercayaan sangat penting dalam hubungan antara manajer proyek dan sponsor proyek.
- Manajer proyek cenderung demikian terbuka karena sebagian besar pekerjaan mereka melibatkan komunikasi.
Mereka meminta pertanggungjawaban orang atas komitmen mereka. Ini sebuah contoh. Supervisor anggota tim proyek memberi tahu manajer proyek bahwa anggota tim dapat mendedikasikan empat jam seminggu untuk proyek tersebut. Anggota tim ini telah melewatkan dua rapat mingguan berturut-turut dan tidak membuat kemajuan dalam tugas yang diberikan dalam struktur rincian kerja. Setelah pertemuan pertama yang terlewat, manajer proyek bertemu dengan anggota tim untuk membahas ketidakhadiran dan tenggat waktu yang terlewat. Anggota tim mengatakan dia memiliki prioritas yang lebih mendesak. Manajer proyek curiga ini tidak benar, jadi setelah pertemuan kedua yang terlewatkan, manajer proyek bertemu dengan penyelia anggota tim. Supervisor memberi tahu manajer proyek bahwa dia akan memastikan perilaku anggota tim akan berubah.
Pemangku Kepentingan
Stakeholder dalam sebuah proyek adalah orang-orang yang memiliki kepentingan dalam keberhasilan proyek tetapi bukan anggota tim proyek. Mereka tidak memikirkan proyek setiap hari seperti manajer proyek atau anggota tim proyek lakukan, tetapi mereka ingin mengetahui keputusan penting dan kemajuan keseluruhan menuju proyek sasaran.
Stakeholder memiliki motivasi mereka untuk tetap mengikuti kegiatan proyek, tetapi itu adalah proyeknya tanggung jawab manajer untuk membawa mereka ke dalam kelompok dengan cara yang memajukan pekerjaan menuju proyek sasaran. Dalam banyak kasus, melakukan hal ini melibatkan keseimbangan antara mendapatkan terlalu banyak input dan terlalu sedikit input. Pemangku kepentingan tidak dapat mempertimbangkan setiap keputusan. Itu akan menghambat proyek dan membuat setiap keputusan menjadi pertengkaran. Sebaliknya, pemangku kepentingan tidak dapat ditutup karena aspek penting dari hampir setiap proyek memuaskan pemangku kepentingan.
Anggota Tim Proyek Khusus
Anggota tim proyek menyelesaikan pekerjaan proyek. Sering kali, anggota tim proyek ditugaskan ke proyek di atas tugas rutin mereka yang berarti tidak ada pengurangan pekerjaan lain untuk mengkompensasi pekerjaan tambahan yang dilakukan oleh proyek. Manajer proyek dapat membantu anggota tim bernegosiasi dengan penyelia mereka tentang masalah ini, tetapi manajer proyek tidak memiliki kendali atas tanggung jawab yang dimiliki anggota tim proyek di luar proyek.
Dedikasi anggota tim untuk proyek ini sangat berharga. Tanpa dedikasi, tenggat waktu meleset, dan produk kerja tidak berkualitas baik. Anggota tim yang berdedikasi termotivasi untuk mencapai tujuan proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai dengan harapan kualitas.
