Setelah menganalisis kebutuhan bisnis Anda dan menyelesaikan Anda pencarian vendor, Anda siap memulai proses pemilihan penjual daging dan kentang. Permintaan proposal yang ditulis dengan baik (RFP) atau permintaan penawaran (RFQ) adalah kunci untuk memilih vendor terbaik dengan nilai terbaik bagi perusahaan Anda. Menulis jenis permintaan apa pun tidaklah sulit jika Anda memahami tujuan dan fungsi dokumen tersebut.
Putuskan Yang Akan Ditulis
Sebuah RFP digunakan jika kualitas, layanan, atau produk akhir akan berbeda dari setiap vendor yang merespons.
Sebuah RFQ digunakan untuk komoditas, layanan sederhana, atau suku cadang langsung/tidak rumit dengan sedikit atau tanpa ruang untuk diferensiasi produk atau layanan antara vendor yang merespons. Poin negosiasi sempit termasuk item seperti jadwal pengiriman atau opsi pengemasan.
Tujuan dari kedua dokumen harus mencakup:
- Memperoleh proposal terperinci untuk mengevaluasi tanggapan setiap vendor sehingga kepentingan terbaik perusahaan Anda terpenuhi di semua lini.
- Memanfaatkan sifat kompetitif dari proses pemilihan vendor untuk menegosiasikan kemungkinan kesepakatan terbaik.
- Memastikan bahwa kepentingan semua pemangku kepentingan dalam perusahaan Anda akan terpenuhi dan konsensus tercapai.
- Menempatkan perusahaan Anda dalam kendali seluruh proses pemilihan vendor dan menetapkan aturan pemilihan di muka.
- Membangun kemitraan antara Anda dan vendor sejak awal.
Penataan RFP atau RFQ
RFP atau RFQ harus disusun sedemikian rupa sehingga menyajikan kebutuhan Anda dengan jelas dan ringkas kepada vendor. Setiap dokumen akan berbeda tergantung pada jenis perusahaan dan produk yang Anda cari, tetapi ada beberapa bagian standar yang harus disertakan dalam RFP atau RFQ biasa. Sesuaikan setiap bagian untuk kebutuhan pribadi Anda:
- Detail pengajuan berikan informasi penting untuk diketahui vendor seperti tenggat waktu, alamat surat perusahaan Anda, dan contact person untuk pertanyaan dan klarifikasi.
- Sebuah pengantar dan ringkasan eksekutif memberi calon vendor gambaran singkat tentang perusahaan Anda dan persyaratan untuk produk atau layanan Anda. Itu harus ditulis setelah seluruh dokumen selesai untuk memudahkan Anda meringkas poin-poin penting.
- A ikhtisar bisnis dan latar belakang menjelaskan bisnis, produk, dan sektor pasar Anda. Ini akan membantu calon vendor memahami kebutuhan yang ingin Anda penuhi.
- Itu spesifikasi rinci harus menjadi bagian terpanjang dari dokumen. Untuk RFP, itu akan berisi langkah-langkah dan persyaratan kualitatif yang akan mendorong keputusan pemilihan. Untuk RFQ, bagian ini harus memberikan ukuran kuantitatif yang Anda cari dalam tanggapan vendor. Contoh kriteria mungkin termasuk gambar produk, toleransi teknik, tingkat layanan, tonggak sejarah, kiriman dan garis waktu, persyaratan teknis atau bisnis, fungsionalitas perangkat lunak, dan perangkat keras persyaratan.
- Asumsi dan kendala vendor perlu disadarkan tercantum di bagian ini. Kegagalan untuk berterus terang dan terbuka dengan vendor akan membuka pintu untuk negosiasi ulang perjanjian di kemudian hari dan kemungkinan mempererat hubungan yang Anda miliki dengan vendor Anda. Topik yang mungkin termasuk biaya perjalanan, biaya upgrade/modifikasi, dan hak lisensi.
- Setiap syarat dan Ketentuan kontrak harus dicantumkan agar vendor membuat tanggapan yang adil dan jujur. Ini mungkin termasuk opsi pembiayaan, panjang kontrak, opsi pembaruan, jaminan, penalti pengiriman, tingkat layanan, dll.
- Kriteria seleksi tentang bagaimana Anda akan membuat keputusan adalah bagian terakhir. Beberapa perusahaan lebih suka merahasiakan informasi ini, sementara perusahaan lain percaya ini akan membantu calon vendor fokus pada apa yang penting bagi perusahaan Anda.
Mendistribusikan ke Vendor
Akhirnya, menyusun surat pengantar dan kirimkan salinan RFP atau RFQ Anda ke setiap vendor yang Anda pilih selama proses pencarian. Pastikan informasi kontak yang sesuai disertakan untuk memberikan bantuan kepada vendor mana pun yang membutuhkannya.
