Jika Anda meluangkan waktu untuk membuat daftar semua tugas yang perlu Anda lakukan untuk mengelola bisnis Anda, lalu memesannya dalam hal seberapa besar Anda suka melakukannya, dari mana datangnya manajemen catatan pengeluaran di dalam? Dua ratus tujuh puluh? Atau bahkan lebih rendah?
Tetapi sementara sebagian besar dari kita benar-benar menganggap manajemen catatan bisnis sebagai pekerjaan cepat dan cenderung meremehkannya prioritas, manajemen catatan yang baik tidak hanya membuat kehidupan kerja kita lebih mudah tetapi juga dapat memberi kita kelegaan yang nyata di bidang pajak waktu. Inilah yang dapat Anda lakukan untuk mempermudah pengelolaan rekaman:
Pisahkan Pengeluaran Bisnis dan Pribadi Anda
Kedengarannya mudah, bukan? Tapi ini adalah bagian dari manajemen rekaman yang membuat kebanyakan orang tersandung. Misalnya, jika Anda mengajak klien potensial bermain golf, apakah itu pengeluaran pribadi atau pengeluaran bisnis? (Jawabannya bersifat pribadi karena green fee bukanlah biaya bisnis yang dapat dikurangkan). Kendaraan yang Anda gunakan untuk keperluan pribadi dan bisnis adalah masalah abadi lainnya. Anda perlu mengetahui apa yang memenuhi syarat sebagai pengeluaran bisnis yang sah dan apa yang tidak, dan pastikan catatan bisnis Anda mencerminkan hal ini secara akurat.
Dapatkan Dokumentasi yang Cukup untuk Semua Pengeluaran Bisnis
Banyak pelaku bisnis membuat kesalahan dengan berpikir bahwa "daftar" sudah cukup baik untuk tujuan manajemen catatan. Misalnya, mereka memiliki daftar pembelian pada laporan kartu kredit mereka dan berpikir bahwa itu cukup baik untuk mengklaim pembelian tersebut sebagai pengeluaran bisnis.
Sayangnya, CRA (Canada Revenue Agency) lebih menuntut. Mereka tidak menerima laporan kartu kredit atau cek yang dibatalkan sebagai dokumentasi yang memadai untuk pengeluaran ketika faktur atau tanda terima biasanya dikeluarkan. IRS lebih pemaaf dan jika tidak ada tanda terima umumnya akan menerima laporan kartu kredit dan cek yang dibatalkan sebagai bukti klaim pengeluaran.
Dalam hal menyimpan catatan, ada dua hal yang perlu diingat:
Selalu dapatkan tanda terima. Biasakan meminta tanda terima setiap kali Anda melakukan pembelian - sekecil apa pun. Sedikit pengeluaran juga bertambah, dan Anda memerlukan dokumentasi untuk catatan bisnis Anda.
Beri label kuitansi Anda, jika perlu. Masih ada bisnis di sekitar yang membagikan kuitansi yang tidak mencantumkan apa pun kecuali tanggal barang dibeli dan berapa harganya – yang tidak terlalu membantu saat Anda menatap tanda terima mencoba mencari tahu item apa yang dimaksud dan kategori pengeluaran bisnis mana yang sesuai ke dalam.
Saat Anda menerima kuitansi, lihat dan tulis informasi yang relevan di dalamnya, seperti untuk apa kuitansi itu dan kategori pengeluarannya.
Dapatkan Rekening Bank Terpisah untuk Bisnis Anda
Sedangkan biaya untuk rekening bank bisnis terkenal tinggi dibandingkan dengan rekening pribadi, rekening bank bisnis mutlak diperlukan untuk manajemen catatan bisnis yang baik. Rekening bank bisnis membantu Anda memisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi. Anda akan menyetorkan semua pendapatan bisnis Anda ke akun bisnis, dan menarik semua pengeluaran atau pembayaran terkait bisnis hanya dari akun bisnis.
Rekening bank bisnis seperti apa yang harus Anda dapatkan? Rekening giro – lebih disukai yang mengirimkan laporan bulanan dan mengembalikan cek yang dibatalkan kepada Anda.
Cek bisnis membantu memudahkan pengelolaan catatan Anda karena Anda dapat menggunakan baris memo di bagian depan setiap cek untuk mendokumentasikan tujuan bisnis dari pengeluaran tersebut.
Miliki dan Gunakan Kartu Kredit Terpisah untuk Biaya Bisnis
Menggunakan kartu kredit pribadi Anda untuk tujuan bisnis akan dengan cepat menjatuhkan Anda ke dalam rawa manajemen rekaman. Kartu kredit bisnis sangat menyederhanakan manajemen catatan bisnis Anda dengan membantu memisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis Anda (Ini juga membantu membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional).
Simpan Catatan Jarak Tempuh Perjalanan Bisnis Anda
Jika Anda menggunakan salah satu dari Anda kendaraan untuk keperluan bisnis, catatan jarak tempuh akan sangat membantu dalam pengelolaan catatan. Perhatikan pembacaan jarak tempuh (atau kilometer) pada odometer di awal tahun dan masukkan jarak tempuh berdasarkan tanggal setiap kali Anda menggunakan kendaraan untuk tujuan bisnis. Menyimpan log jarak tempuh Anda di kotak sarung tangan kendaraan Anda akan membuat ini mudah. Jika Anda memiliki lebih dari satu kendaraan yang Anda gunakan untuk tujuan bisnis, simpan catatan jarak tempuh di masing-masing kendaraan.
Simpan Semua Catatan Bisnis Anda untuk Tahun Pajak Tertentu Bersama
Memiliki catatan bisnis Anda yang tersebar di mana-mana adalah pemborosan waktu nyata dalam hal akuntansi atau menyiapkan pajak Anda, dan mengatur sistem manajemen catatan bisnis Anda berdasarkan tahun fiskal akan mempermudah menemukan catatan bisnis yang Anda perlukan saat dibutuhkan mereka.
Simpan Catatan Bisnis Anda untuk Jangka Waktu yang Benar
Untuk beberapa alasan, tampaknya ada banyak kebingungan tentang berapa lama Anda harus menyimpan catatan bisnis Anda. Untuk tujuan perpajakan, "jika Anda mengajukan pengembalian tepat waktu, simpan catatan Anda minimal enam tahun setelah akhir tahun pajak yang terkait". Jangka waktu enam tahun ini dimulai dari terakhir kali Anda menggunakan catatan bisnis, bukan dari saat terjadinya transaksi.
Untuk pengembalian pajak A.S., "simpan catatan selama tiga tahun sejak tanggal Anda mengajukan pengembalian asli atau dua tahun sejak tanggal Anda membayar pajak, mana yang lebih belakangan jika Anda mengajukan klaim untuk kredit atau pengembalian dana setelah Anda mengajukan pengembalian. Simpan catatan selama tujuh tahun jika Anda mengajukan klaim atas kerugian dari sekuritas yang tidak berharga atau pengurangan utang buruk."
Software Akuntansi Memudahkan
Dengan kemudahan penggunaannya, aksesibilitas dari perangkat seluler, dan biaya rendah, paket perangkat lunak akuntansi bisnis kecil berbasis cloud saat ini dapat sangat menyederhanakan manajemen catatan. Untuk sekitar $10 per bulan, vendor perangkat lunak seperti FreshBooks dan Zoho menawarkan paket pemula dasar cocok untuk pekerja lepas dan kepemilikan perseorangan, termasuk penagihan, pelacakan pengeluaran, dan sederhana pelaporan. Pikirkan keuntungan untuk dapat, misalnya, mengirim faktur langsung dari ponsel cerdas Anda, ambil a gambar tanda terima makan siang dengan klien dan catat sebagai pengeluaran, atau lacak waktu yang dapat ditagih dengan built-in timer.
Kedelapan hal yang dapat Anda lakukan untuk mempermudah pengelolaan rekaman ini tidaklah sulit. Seperti banyak bisnis administrasi yang terkait dengan menjalankan bisnis, mereka hanya membutuhkan kebiasaan dan ketekunan yang baik. Namun jika Anda menerapkan aturan ini sekarang dan menindaklanjutinya, Anda akan melihat perbedaan besar pada waktu pajak berikutnya dan akuntansi Anda akan lebih mudah sepanjang tahun.
