Sementara surat langsung masih merupakan strategi penggalangan dana yang layak untuk organisasi nirlaba, sekarang lebih efektif sebagai bagian dari pendekatan multisaluran. Faktanya, berdasarkan laporan "Tingkat Respons" dari Asosiasi Pengiklan Nasional/Asosiasi Data & Pemasaran, surat langsung nirlaba biasanya menghasilkan tingkat respons 5%-9%. Namun jika digabungkan dengan penjangkauan digital termasuk email dan iklan, angka tersebut naik hingga 28%.
Banyak donor mungkin menanggapi surat di kotak surat tetapi kemudian menyumbang secara online. Juga, penggalangan dana online dan penggalangan dana surat langsung memperkuat satu sama lain.
Dalam "40 Tren Penggalangan Dana untuk 2021," NonProfitPro mengatakan bahwa pengalaman kolektif kami sejak 2020 menciptakan kebutuhan akan lebih banyak layanan langsung oleh organisasi nirlaba dalam hal penggalangan dana. Acara tatap muka akan lambat pulih, jadi harus ada lebih banyak penekanan pada surat dan penjangkauan online ke donor.
Menulis hebat
Namun, jangan putus asa. Anda dapat melakukannya bahkan jika Anda hanya toko satu orang. Berikut adalah aturan paling umum untuk menulis surat atau paket penggalangan dana melalui pos langsung.
Gunakan Personal Pronouns seperti "I" dan "You"
Lupakan apa yang telah Anda pelajari tentang menulis siaran pers atau brosur, dan pikirkan bagaimana Anda akan menulis surat kepada orang lain, seperti bibi atau tetangga sebelah.
Tambahkan ketertarikan manusia dan tekankan sentuhan pribadi dengan menggunakan kata ganti orang. Misalnya, "kamu" dan "aku" memanusiakan suratmu.
Dalam psikologi, menggunakan "kamu" dan "aku" disebut "bahasa aku". Menggunakan kata ganti orang mendorong empati, menurunkan resistensi, dan membangun keintiman. Surat penggalangan dana, pada gilirannya, bisa menjadi percakapan intim dengan donor.
Memanggil seseorang dengan nama juga membangun koneksi, menurut penelitian. Jika memungkinkan, gunakan nama depan pemberi dalam salam dan beberapa kali di badan surat.
Namun, sebagian besar menggunakan "Anda". Banyak organisasi terlalu banyak berbicara tentang diri mereka sendiri. Jadikan donor sebagai pusat surat penggalangan dana percakapan Anda.
Dalam contoh ini, berikut cara menggunakan "Anda" dalam surat dari bank makanan:
"Tahun lalu, Anda membuat komitmen untuk membantu menghentikan kelaparan di komunitas kami. Maukah Anda membantu kami melakukannya lagi tahun ini? Anda dan tetangga Anda telah membantu menyediakan buah, sayuran, dan bahan makanan yang dapat disimpan di rak yang membantu keluarga melewati musim ini."
Bicara Tentang Manfaat, Bukan Kebutuhan
Donor memberi untuk mendapatkan sesuatu sebagai balasannya, seperti perasaan baik yang datang dari membantu orang lain atau kesempatan untuk menikmati pengalaman yang luar biasa. Mereka tidak tertarik dengan defisit anggaran Anda atau di mana CEO Anda terakhir muncul di TV.
Sementara pembeli suatu produk ingin mengetahui bagaimana mereka akan menjadi lebih bahagia, lebih efisien, atau mencapai lebih tinggi status, manfaat donor yang relevan adalah nyawa yang diselamatkan, martabat manusia dipulihkan, atau pengentasan orang lain nyeri.
Begini bunyinya dalam surat penggalangan dana:
"Di pusat kuda kami untuk anak-anak cacat, Sally yang berusia 8 tahun telah mencapai banyak tujuan yang hanya dapat diimpikan oleh orang tuanya. Sally, hampir sepenuhnya diam setahun yang lalu, sekarang berbicara. Faktanya, dia melakukan banyak percakapan dengan kuda kesayangannya dan para pembantunya. Hasilnya adalah seorang gadis muda yang jauh lebih percaya diri dan bahagia."
Jadilah Spesifik, Tidak Samar-samar
Bersikaplah spesifik saat meminta uang. Meminta "dukungan" terlalu umum dan abstrak. Bahkan jika Anda tidak meminta sejumlah uang tertentu, seperti $100, mintalah komitmen. Misalnya, alih-alih meminta jumlah tertentu sebagai hadiah satu kali, undanglah pendonor untuk memberikan sumbangan bulanan atau jaminan selama jangka waktu tertentu.
Perjelas dan ulangi beberapa variasi ajakan bertindak Anda di seluruh surat. Jangan malu, dan jangan kabur.
Inilah yang mungkin terlihat spesifik dalam surat penggalangan dana:
"Bergabunglah dengan kami musim panas ini dengan komitmen tiga bulan khusus yang akan sangat membantu orang muda, yang tidak dapat berpartisipasi, pergi ke perkemahan Pine Bluff. Anda dapat mengirim hadiah hari ini dan berjanji untuk melakukan hal yang sama di bulan Juli dan Agustus atau membuat satu hadiah yang mencakup seluruh musim panas. Lebih baik lagi, daftar untuk pemberian bulanan dan buat perbedaan sepanjang tahun."
Tulis Paket, Bukan Surat
Meskipun surat penggalangan dana biasanya hanya satu atau dua halaman, sebuah paket mungkin bernilai investasi untuk kampanye yang lebih ambisius.
Surat itu masih merupakan barang terpenting dalam paket Anda, tetapi itu hanya bagian dari unit multi bagian yang semuanya harus bekerja sama.
Paling tidak, paket Anda harus berisi file amplop luar dengan penggoda, amplop balasan, dan perangkat balasan, serta surat. Pikirkan tentang bagaimana masing-masing item ini dapat membujuk donor untuk mengambil tindakan sekarang. Gunakan tema, simbol, warna, dan tipografi pemersatu, sehingga paket mudah diingat dan mudah diakses.
Misalnya, ceritakan kisah tentang individu atau hewan tertentu dengan paket Anda yang menggerakkan pendonor secara emosional. Orang merespons lebih baik kepada satu individu daripada kelompok karena mereka dapat berhubungan dengan individu itu dengan lebih mudah.
Berikut adalah beberapa tips bercerita yang penting:
- Habiskan banyak waktu untuk cerita itu.
- Gunakan kata-kata deskriptif yang emosional.
- Jangan takut membuat pembaca tidak nyaman, takut, atau kewalahan.
- Jelaskan bagaimana pendonor dapat membantu mengubah kisah menakutkan itu menjadi kisah lega, syukur, dan kemenangan.
Amal yang melakukan ini dengan baik termasuk Suaka Hewan Sahabat Terbaik dengan cerita tentang hewan individu dan Operasi Senyum dengan cerita tentang anak-anak yang memulihkan senyum mereka.
Tulis Sederhana dan Pastikan Keterbacaan
Secara umum, kata-kata Anda harus kuat dan kalimat Anda pendek dan kuat. Tentu saja, semua ini akan tergantung pada audiens Anda. Sebuah universitas, misalnya, mungkin membutuhkan tulisan di tingkat yang lebih tinggi daripada badan amal lainnya. Anda dapat dengan mudah menentukan tingkat kelas tulisan Anda rumus keterbacaan Gunning Fog Index. Berikut adalah beberapa kunci untuk memastikan keterbacaan:
- Gunakan kata sifat dan kata keterangan dengan hemat.
- Hindari singkatan atau akronim.
- Eja nama.
- Ulangi dan bahkan garis bawahi kata kunci dan frasa.
Pembaca skim, jadi mudahkan untuk menemukan isi pesan Anda tanpa membaca keseluruhan surat.
Juga, donor sangat berbeda. Beberapa intuitif dan mungkin menanggapi bahasa emosional, sementara yang lain lebih rasional dan menginginkan fakta dan angka.
Seringkali, donor akan memasukkan semua ini pada saat yang bersamaan, jadi tulislah surat Anda dengan mempertimbangkan hal ini mode berpikir yang berbeda. Sertakan bahasa emosional dan bahasa rasional untuk memuaskan sebanyak mungkin donor Anda.
Jadikan Surat Anda Mudah Dibaca
Blackbaud, seorang konsultan pemasaran untuk organisasi nirlaba, menemukan bahwa usia rata-rata seorang donor adalah 64 tahun. Meskipun donor yang lebih tua suka membaca, mereka membutuhkan pertimbangan khusus untuk membantu mereka melakukannya.
Berikut adalah beberapa tip untuk pembaca yang lebih tua yang juga berlaku untuk semua pembaca:
- Indentasi setiap paragraf.
- Hindari paragraf yang panjangnya lebih dari tujuh baris, tetapi buat variasi panjangnya.
- Gunakan peluru untuk membuat poin Anda dinamis.
- Gunakan subjudul. Jika suratnya panjang, cobalah memusatkan dan menggarisbawahi subjudul.
- Garis bawahi dengan hemat tetapi konsisten untuk menarik perhatian pada kata kunci dan frasa.
- Tinggalkan banyak ruang putih, gunakan font yang mudah dibaca sedikit lebih besar, dan buat kontras dengan tulisan gelap pada kertas terang.
Tambahkan Rasa Urgensi
Ciptakan rasa urgensi dengan menetapkan tenggat waktu untuk a sumbangan yang cocok, yang mungkin merupakan akhir tahun fiskal Anda, atau hari libur tertentu. Ulangi argumen Anda tentang urgensi dalam teks surat, di P.S., dan di perangkat balasan Anda.
Berhati-hatilah dalam menggunakan tanggal aktual seperti tenggat waktu untuk hadiah yang cocok atau acara dalam surat Anda jika Anda menggunakan surat massal. Surat itu mungkin tiba setelah tanggal yang disebutkan.
Berikut adalah contoh fiktif penggunaan urgensi dalam surat penggalangan dana:
"Kami sangat berterima kasih atas dukungan Anda terhadap museum kami. Tahun ini, Yayasan Howard Banks dan donor anonim akan mencocokkan hadiah Anda hingga $40.000 untuk dua minggu ke depan sehingga akan menjadi dua kali lebih jauh untuk ruang pameran baru kami."
Buat Banding Penggalangan Dana Anda Panjang atau Pendek
Ada banyak pendapat kuat tentang surat penggalangan dana yang panjang versus pendek. Banyak orang akan membaca setiap kata dari surat Anda sementara yang lain mungkin hanya memindainya. Cobalah untuk sedikit lebih lama tetapi pastikan pembaca masih dapat memindai surat dengan cepat.
Anda mungkin berpikir bahwa Anda mengulanginya sendiri, tetapi banyak donor perlu diingatkan tentang misi Anda, apa yang ingin Anda capai, dan bahkan bahwa mereka adalah pendukung.
Beberapa penelitian menunjukkan bahwa beberapa donor tidak kembali ke badan amal karena mereka mungkin tidak ingat bahwa mereka pernah mendukungnya.
Pikirkan surat Anda sebagai kesempatan lain untuk mengedukasi donor Anda tentang apa yang dilakukan organisasi Anda dan mengapa hal itu masih penting. Pembaca kemungkinan besar akan berterima kasih atas informasi tersebut daripada kesal atau bingung karenanya.
