Apa Alasan Outsourcing Pemrosesan Penggajian?
Bahkan jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan, Anda dapat memutuskan untuk mengalihdayakan penggajian Anda—yaitu menyerahkan pemrosesan penggajian dan tanggung jawab penggajian lainnya kepada orang lain. Di bawah ini adalah beberapa pertimbangan untuk membantu Anda memutuskan apakah akan melakukan outsourcing.
Kami pertama-tama akan melihat situasi di mana Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk melakukan outsourcing penggajian Anda, kemudian beberapa opsi outsourcing.
Outsourcing Penggajian Menurunkan Biaya Pekerjaan
Jika Anda hanya membayar pekerja kantoran, Anda dapat menghitung gaji dengan mengalikan jam dengan tarif, dan menentukan apakah ada hutang lembur.
Namun jika Anda sedang memproduksi suatu produk, Anda perlu mengetahui biaya tenaga kerja pada setiap produk, sehingga Anda dapat menentukan harga pokok penjualan.
Biarkan Layanan Berurusan dengan Banyak Negara Bagian, Daerah
Jika Anda memiliki karyawan di lebih dari satu negara bagian, Anda harus mematuhi persyaratan untuk membayar dan melaporkan pajak penghasilan negara bagian. Jika bisnis Anda beroperasi di kota yang berbeda, Anda mungkin juga memiliki pajak pendapatan lokal yang harus dipotong, dibayar, dan dilaporkan.
Perhitungan Pemotongan Itu Rumit
Menghitung jumlah pemotongan untuk karyawan itu rumit. Secara singkat, Anda harus:
- Tentukan pemotongan pajak penghasilan federal berdasarkan formulir W-4 karyawan (yang dapat diubah sesering yang diinginkan karyawan).
- Tentukan pemotongan negara bagian untuk negara bagian dengan pajak penghasilan, berdasarkan negara bagian W-4.
- Tentukan pajak FICA atas upah sebesar 7,65% (dan Anda harus memperhatikan karyawan bergaji tinggi untuk memastikan Sosial mereka Pemotongan keamanan dibatasi maksimum untuk tahun itu dan untuk mulai menahan Medicare tambahan pajak.
Bahkan melakukan penggajian untuk satu karyawan saja bisa memakan waktu, karena Anda harus melakukan pembayaran dan mengajukan laporan yang diperlukan dengan cara yang sama seperti jika Anda memiliki banyak karyawan.
Hindari Mencoba Melacak Tenggat Waktu
Pembayaran dan pelaporan pajak penggajian (federal dan negara bagian, pemotongan, pajak FICA, kompensasi pengangguran dan pekerja, dan opsi penggajian individu negara bagian) dapat mengintimidasi.
Ingat, bagaimanapun, bahwa tenggat waktu yang terlewat untuk pembayaran atau pelaporan dapat dikenakan biaya denda dan penalti. Outsourcing penggajian, bahkan dengan hanya beberapa karyawan, merupakan pilihan banyak pengusaha mempertimbangkan awal bisnis mereka. Ini mungkin pilihan yang tepat untuk bisnis Anda, tergantung pada keadaan Anda.
Bagaimana Biaya Layanan Pemrosesan Penggajian?
Banyak layanan pemrosesan penggajian mengenakan biaya dasar sehingga meskipun Anda hanya memiliki satu karyawan membayar lebih karena layanan memiliki semua pengajuan yang sama untuk satu karyawan seperti yang akan dilakukannya 10. Misalnya, mereka masih harus mengajukan Formulir 941 setiap kuartal, meskipun Anda hanya memiliki satu karyawan.
Biaya tambahan untuk setiap karyawan tambahan cukup kecil. Dengan itu dalam pikiran, di bawah ini adalah beberapa informasi tentang layanan pemrosesan penggajian, dengan biaya mereka dan apa yang mereka sediakan.
Layanan Penggajian Berbantuan
Beberapa layanan melakukan semua pengarsipan untuk Anda. Misalnya perusahaan seperti Paychex dan ADP mengenakan biaya per cek per periode pembayaran, termasuk pengarsipan, setoran langsung, dan pemotongan cek. Anda dapat memasukkan informasi secara online dan mereka menugaskan spesialis penggajian untuk membantu Anda. Sebagai contoh, Anda dapat melihat berbagai layanan lengkap ADP di situs web mereka.
Penggajian Swalayan Online
Layanan lain membantu Anda melakukan pengarsipan Anda sendiri. Misalnya, Layanan penggajian online Intuit memungkinkan Anda untuk mengisi formulir penggajian secara online. Sebelum Anda memilih layanan ini, periksa untuk memastikan layanan tersebut kompatibel dengan sistem operasi dan perangkat keras Anda. (Beberapa tidak bekerja pada sistem Macintosh.)
Beberapa perusahaan mengizinkan Anda melakukan penggajian sendiri secara online. Mereka mengenakan biaya berdasarkan jumlah karyawan dan jumlah negara bagian.
Beberapa mungkin memiliki fitur tambahan yang mungkin Anda perlukan untuk situasi tertentu (masukan kartu waktu, misalnya). Baca informasi di situs web dan hubungi perwakilan perusahaan. Ini selalu merupakan cara yang baik untuk mengetahui seberapa ramah mereka nantinya. Saya hanya menyajikan sedikit dari banyak layanan yang dapat Anda temukan secara online, tetapi IRS memiliki lebih banyak informasi tentang layanan penggajian dan penyedia yang mungkin ingin Anda lihat.
Apakah Outsourcing Penggajian Sepadan dengan Biayanya?
Bahkan jika Anda hanya memiliki satu karyawan, Anda mungkin ingin secara serius mempertimbangkan layanan penggajian untuk membantu Anda menyiapkan cek gaji dan membayar serta melaporkan pajak gaji. Ingat, satu denda atau penalti untuk pembayaran atau laporan yang terlewat mungkin lebih dari nilai layanan satu tahun penuh. Menyiapkan sistem penggajian untuk bisnis Anda bukanlah prioritas pertama Anda, tetapi jika Anda memiliki layanan, itu adalah satu hal yang harus Anda pikirkan.
Untuk informasi lebih lanjut tentang layanan penggajian, lihat artikel ini dari IRS dengan daftar penggajian dan mitra praktisi. Misalnya, periksa situs web National Association of Enrolled Agents untuk mengetahui agen terdaftar guna membantu tugas penggajian.
Peringatan! Penggajian Tetap Tanggung Jawab Anda
Bahkan jika Anda menyewa layanan penggajian, Anda sebagai pemberi kerja pada akhirnya tetap bertanggung jawab atas setoran pajak gaji dan kewajiban pajak federal. Jika layanan penggajian tidak melakukan pembayaran pajak federal, misalnya, IRS dapat menilai Anda - bukan layanan penggajian - untuk denda dan bunga yang harus dibayar.
Selain itu, pihak yang bertanggung jawab (mungkin Anda, sebagai pemilik) di perusahaan Anda juga dapat dianggap bertanggung jawab secara pribadi atas pajak federal tertentu yang belum dibayar.
