Banyak orang salah mengira pelacakan waktu manajemen waktu. Mereka secara religius melacak semua yang mereka lakukan setiap hari, selama berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan. Dan kemudian mereka berhenti melakukannya karena mereka belum menyadari adanya perubahan positif. Tentu, mereka telah menghilangkan beberapa acara dan memprioritaskan beberapa acara lainnya. Tapi mereka belum berhasil apa-apa; mereka baru saja mengatur ulang itu. Di penghujung hari, mereka masih lelah dan frustrasi.
Tetapi melacak bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda bukanlah manajemen waktu. Manajemen waktu adalah tentang membuat perubahan pada cara Anda menghabiskan waktu. Untuk manajemen waktu yang efektif, Anda harus menerapkan sistem manajemen waktu yang akan membantu Anda melihat di mana perubahan dapat dan harus dilakukan... yang berarti bahwa langkah pertama manajemen waktu adalah menganalisis bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda sehingga Anda dapat menentukan perubahan apa yang ingin Anda lakukan.
Gunakan Kategori untuk Sistem yang Efektif
Bagaimana Anda mengatur waktu? Rahasia sistem manajemen waktu yang efektif ada pada kategorinya. Lihatlah kalender Anda untuk besok. Itu mungkin sudah penuh dengan acara dan aktivitas yang ingin Anda capai.
Saat Anda bekerja atau sesudahnya, Anda akan mengisi ruang kosong dengan detail tentang apa yang Anda lakukan. Di penghujung hari, lihat daftar dan beri label pada setiap tugas dan/atau acara dengan salah satu kategori berikut. Berapa banyak waktu selama hari kerja Anda yang Anda habiskan:
Memadamkan Api
Panggilan telepon yang tidak terduga. Laporan yang diperlukan untuk rapat yang seharusnya sudah dicetak kemarin. File hilang yang seharusnya ada di meja Anda. Berapa banyak hari Anda dihabiskan dalam mode krisis? Bagi kebanyakan orang, ini adalah kategori negatif yang menguras energi dan mengganggu kehidupan mereka produktifitas.
Menghadapi Interupsi
Panggilan telepon dan orang-orang yang mampir ke kantor Anda mungkin akan menempati urutan teratas saat Anda menugaskan acara ke kategori ini. Sekali lagi, bagi kebanyakan orang, ini adalah kategori negatif karena mengganggu (dan terkadang mematikan) produktivitas.
Melakukan Tugas Terencana
Ini adalah penggunaan waktu yang paling positif selama hari kerja Anda. Anda memegang kendali dan mencapai apa yang ingin Anda capai. Tugas yang direncanakan dapat mencakup panggilan telepon, rapat dengan staf, bahkan menjawab email—jika ini adalah tugas yang telah Anda masukkan ke dalam agenda Anda.
Bekerja tanpa gangguan
Anda mungkin tidak mengerjakan tugas yang telah Anda rencanakan, tetapi Anda akan menyelesaikan sesuatu, dan bagi kebanyakan orang, ini adalah cara kerja yang sangat produktif dan positif.
Waktu Henti Tanpa Gangguan
Waktu-waktu selama hari kerja digunakan untuk memberi energi kembali dan berkumpul kembali. Makan siang atau istirahat tengah pagi dapat dihitung jika tidak ada gangguan. Jika Anda cukup beruntung untuk bekerja dengan perusahaan yang menawarkan fasilitas olahraga di tempat atau kamar tidur siang, itu juga termasuk. Setiap orang membutuhkan sejumlah waktu henti tanpa gangguan yang dibangun di hari mereka untuk menjadi produktif selama waktu kerja mereka.
Seminggu Masa Lalu Anda Adalah Kunci Menuju Masa Depan
Sekarang setelah Anda memahami kategori sistem manajemen waktu ini, saatnya menggunakannya untuk menganalisis minggu kerja "umum" Anda. Menggunakan sistem kalender apa pun yang Anda gunakan untuk membuat daftar janji temu dan aktivitas dalam kehidupan sehari-hari Anda, kembali dan pilih minggu-minggu biasa yang baru-baru ini.
Telusuri entri setiap hari kerja dan kategorikan menurut kategori manajemen waktu di atas jika Anda belum melakukannya. Menjaga total berjalan di bagian bawah setiap hari akan memudahkan untuk melihat bagaimana Anda menghabiskan waktu kerja Anda setiap hari.
Sekarang Anda memiliki data yang Anda perlukan untuk mengubah cara Anda menghabiskan waktu di tempat kerja. Apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu memadamkan api? Maka Anda perlu melakukan perubahan organisasi atau fisik untuk mencegah atau menunda krisis yang terus-menerus ini. Bersihkan dan atur ulang meja Anda, misalnya, sehingga Anda dapat menemukan file yang dibutuhkan dengan mudah, dan buat rutinitas untuk meletakkan file yang Anda butuhkan untuk hari berikutnya di meja Anda sebelum Anda berangkat hari.
Tidak mendapatkan waktu henti yang cukup tanpa gangguan selama hari kerja Anda? Maka Anda perlu menjadwalkan waktu untuk Anda selama hari kerja Anda. Misalnya, berhentilah makan siang di meja Anda dan secara fisik tinggalkan gedung untuk waktu makan siang yang Anda tentukan.
Atau jadwalkan "istirahat" 10 hingga 15 menit di sore hari untuk ngemil dan meregangkan tubuh di kantor. Waktu henti terjadwal tidak harus lama. Hanya lima menit yang dihabiskan untuk melakukan sesuatu yang sama sekali tidak terkait dengan pekerjaan dapat menjadi penyegaran yang cukup untuk meningkatkan produktivitas dan kesejahteraan Anda.
Anda Dapat Mengatur Waktu Anda Secara Efektif
Dengan menerapkan kategori manajemen waktu kerja dan membuat perubahan yang perlu Anda lakukan untuk menghabiskan lebih banyak waktu Anda selama hari kerja Anda secara positif kategori dan lebih sedikit waktu dalam kategori negatif, Anda akan benar-benar dapat mengatur waktu Anda secara efektif - dan mencapai tujuan sebenarnya dari manajemen waktu, untuk merasa lebih baik.
