Checklist dan Panduan Perencanaan Seminar

Konfirmasikan Tujuan Acara

Sebelum melakukan penelitian tentang pemilihan tempat, pastikan Anda memahami tujuan dasar dari acara tersebut:

• Siapa penontonnya?
• Apa topik seminarnya?
• Di manakah lokasinya?
• Mengapa orang akan hadir?
• Apa agenda seminarnya?

Tinjau Panduan Spesifikasi Peristiwa Puncak

Dewan Industri Konvensi telah menetapkan serangkaian alat yang harus dipandang sebagai sumber yang sangat baik praktik terbaik yang akan membantu perencana acara atau rapat melacak detail untuk merencanakan acara. Dengan alat unduhan gratis, ini akan membantu setiap perencana acara untuk membuat daftar detail yang relevan. Ini termasuk, namun tidak terbatas pada:

• Profil acara (tanggal, waktu, lokasi, kontak, dll.)
• Informasi kontak penyelenggara acara/pembawa acara
• Informasi kontak pemasok
• Profil peserta
• Dibutuhkan ruang
• Makanan dan minuman
• Persyaratan A/V
• Pengaturan fungsi/ruangan

Buat Profil Acara

Setelah seorang perencana memiliki beberapa pertanyaan dasar tentang acara yang dibahas, saatnya untuk meneliti kemungkinan tempat untuk pertemuan tersebut. Penting untuk bekerja sama dengan penyelenggara acara/pembawa acara untuk menentukan jenis tempat dan di mana seminar mungkin paling nyaman bagi penyelenggara dan tamu (daftar ide bisa tak berujung):

• Hotel lokal
• Fasilitas konferensi lokal
• Ruang restoran pribadi
• Museum klub / galeri seni pribadi

Garis Besar Kebutuhan Seminar dan Proposal Tempat yang Diminta.

Sebagian besar tempat dengan senang hati memberikan perkiraan untuk kemungkinan seminar. Katering atau kontak penjualan akan membutuhkan yang berikut ini BEO informasi:

• Kemungkinan tanggal untuk acara tersebut
• Jumlah peserta
• Gaya pengaturan ruangan (ruang kelas, bentuk u, dll.)
• Waktu acara (perhitungkan penyiapan/penghancuran)
• Persyaratan makanan dan minuman
• Kebutuhan A/V (termasuk layar, mikrofon, dll.)
• Pengaturan kamar

Tip: Pekerjakan teknisi A/V untuk berdedikasi pada acara Anda dari hotel.

Konfirmasi dan/atau Kembangkan Agenda

Sangat penting bagi perencana acara untuk bekerja sama dengan penyelenggara acara/pembawa acara karena agenda acara akan sering berubah dari percakapan awal hingga hari acara yang sebenarnya. Perencana acara harus siap menyesuaikan rencana dan bekerja sama dengan tempat acara untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

Konfirmasikan Perjanjian BEO

Setelah perencana mengetahui jumlah peserta yang ditargetkan dan persyaratan logistik untuk seminar, mereka harus mengamankannya ruang acara dan persyaratan terkait. Sebagian besar kesepakatan harus memungkinkan perencana kesempatan untuk mengurangi/meningkatkan kebutuhan makanan dan minuman hingga beberapa hari sebelum acara. Namun, banyak kesepakatan akan membatasi berapa banyak mereka akan mengizinkan kelompok untuk mengurangi jumlah, jadi perkirakan dengan baik.

Buat Komunikasi dan Materi Acara

Ini adalah item yang mungkin melibatkan beberapa perencana, sementara yang lain mungkin tidak. Pada dasarnya, beberapa perencana rapat akan bertanggung jawab untuk masing-masing hal berikut:

• Membuat undangan acara
• Agenda pencetakan dan bahan lainnya
• Mengamankan hadiah/undian peserta
• Memproduksi lencana nama
• Pengiriman signage dan display acara

Bekerja Sama Dengan Host Acara untuk Menyelesaikan Logistik

Sebelum acara, ada beberapa langkah penting yang diselesaikan oleh perencana rapat sebelum acara. Ini termasuk mengonfirmasi hal-hal berikut:

• Pembicara acara
• Persyaratan A/V peristiwa
• Jumlah peserta acara
• Tuan rumah peran dan tanggung jawab
• Kebutuhan materi acara (periksa berkali-kali)

Pengaturan Acara

Pastikan untuk memberikan waktu dalam jadwal BEO untuk penyiapan acara, dan disarankan untuk datang kira-kira dua jam sebelum acara.

Tip: Jika seminar dijadwalkan pada pagi hari, mintalah kontak penjualan tempat untuk mengizinkan grup Anda mengatur malam sebelumnya (namun jangan tinggalkan sesuatu yang berharga di situs publik).

Semua materi acara, selebaran, papan nama, pajangan, hadiah, tabel pendaftaran, lencana nama, dan lainnya harus siap untuk acara tersebut.

Peringatan: Pembicara terkadang mengganti slide pada malam sebelumnya dan memberikan presentasi baru yang perlu ditambahkan ke powerpoint 10 menit sebelum acara.