Tempat acara ingin memastikan acara besar berjalan lancar atau, jika ada halangan, mereka ingin memastikan itu bukan salah mereka. Dengan mengingat hal itu, mereka menyediakan Pesanan Acara Perjamuan (BEO) yang dibuat dengan hati-hati koordinator acara harus menandatangani. Meskipun mungkin sulit untuk menuntut jika BEO tidak dipatuhi, itu adalah kontrak hukum dan harus dibaca dengan hati-hati sebelum ditandatangani.
Apa itu Urutan Acara Perjamuan?
Hampir setiap acara besar yang direncanakan di hotel atau fasilitas acara khusus memerlukan BEO, yaitu kontrak yang menguraikan setiap detail acara. Jika Anda seorang perencana acara, Anda pasti ingin mengenal BEO sehingga Anda dapat memastikan bahwa semua detail tercakup dengan benar.
Perjanjian tersebut sering dituangkan dalam formulir yang merinci pilihan makanan dan minuman, audio/visual, pengaturan ruangan, centerpieces meja, persyaratan kepegawaian, dan semua hal lain yang berkaitan dengan acara Anda. Termasuk dalam BEO adalah daftar biaya yang harus Anda bayar. Informasi di atas biasanya akan dikelompokkan di bawah subjudul, bersama dengan informasi kontak, jadwal, syarat dan ketentuan pengaturan, dan blok tanda tangan.
Membaca BEO
Meskipun jelas bahwa Anda perlu membaca BEO dan menyetujui persyaratan yang diuraikan dalam perjanjian, pastikan juga untuk membaca cetakan kecilnya. Penting untuk mendapatkan informasi lengkap tentang apa yang Anda setujui, termasuk semua biaya.
Periksa apakah hal-hal berikut diuraikan dalam bagian umum BEO:
- Informasi kontak di tempat, termasuk nomor ponsel
- Penggunaan ruang untuk hari acara (periksa ulang untuk memastikan bahwa ruang yang disebutkan adalah ruang yang Anda kunjungi)
- Atur, mulai, dan akhiri waktu untuk acara tersebut
- Jumlah total tamu yang diharapkan
Pengaturan Makanan dan Minuman
Bagian dari BEO akan dikhususkan untuk pengaturan makanan dan minuman. Anda ingin memastikan hal-hal berikut dirinci di bagian ini:
- Itu seluruh menu, termasuk semua kursus
- Setiap item di prasmanan, dan bagaimana setiap stasiun akan diatur dan diposisikan di dalam ruangan
- Bagaimana tempat tersebut bermaksud memenuhi kebutuhan tamu yang memiliki masalah diet khusus (seperti diet bebas gluten atau vegetarian)
- Waktu layanan
- Barang-barang khusus mengenai layanan, seperti anggur dan air soda di atas meja
- Sebuah rincian dari semua harga makanan
- Daftar rinci alkohol, termasuk merek alkohol dan bir tersedia di bar
Pengaturan Kamar
BEO harus secara khusus menguraikan pengaturan seluruh ruangan. Ini termasuk:
- Penempatan meja
- Jumlah kursi per meja
- Penempatan stasiun makanan
- Lokasi hiburan (dan perincian tentang akomodasi penghibur jika sesuai, termasuk penyimpanan peralatan, akses ke makanan dan minuman, ruang ganti, dll.)
- Lokasi bar
Beberapa BEO bahkan mungkin menyertakan diagram pengaturan ruangan.
Audio/Visual dan Vendor Luar
Pengaturan audio/visual terkadang muncul di BEO, tetapi karena banyak tempat mengontrak layanan A/V ke pihak ketiga, mungkin ada kontrak terpisah. Jika termasuk dalam BEO, pastikan semua detail diselesaikan sebelum menandatanganinya kontrak.
syarat dan Ketentuan
Semua kontrak, termasuk BEO, memiliki syarat dan ketentuan yang harus Anda patuhi. Pastikan Anda mengetahui semua syarat dan ketentuan sebelum menandatangani dokumen. Misalnya, apa ketentuan perjanjian jika terjadi pembatalan? Bagaimana perselisihan diselesaikan jika, misalnya, seorang tamu terpeleset dan jatuh?
Penting untuk mengajukan pertanyaan apa pun kepada manajer fasilitas dan mengonfirmasi detail dengan klien Anda sebelum menandatangani. Setelah Anda menandatangani BEO, itu adalah kontrak yang mengikat.
