Banyak perusahaan mulai menggunakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) daripada aplikasi perangkat lunak akuntansi.
Sistem ERP berbeda dari sistem akuntansi karena sistem akuntansi hanya melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan akuntansi. Namun, sistem ERP tidak hanya dapat menangani tugas akuntansi, namun juga tugas manajemen bisnis secara umum.
Secara keseluruhan, ini adalah platform yang lebih kuat.
Sistem ERP pada dasarnya adalah serangkaian paket perangkat lunak yang dapat melakukan akuntansi, perencanaan produk, dan pengembangan, manufaktur, manajemen inventaris, manajemen penjualan, sumber daya manusia, dan bisnis lainnya tugas.
Seperti biaya sistem akuntansi, Anda sebaiknya mempertimbangkan tidak hanya biaya lisensi ketika memilih sistem ERP tetapi juga total biaya sistem ERP itu sendiri:
- Penerapan
- Pelatihan
- Pengembangan untuk Kustomisasi
- Desain Ulang Proses
- Pemeliharaan
- Peningkatan
- Mendukung
Biaya 1: Implementasi
Penting bagi profesional untuk menginstal dan mengkonfigurasi sistem ERP Anda, jadi Anda perlu memasukkan biaya implementasi ini ke dalam harga total sistem ERP. Sistem ERP adalah aplikasi perangkat lunak yang kompleks, jadi Anda mungkin perlu mengubah sistem operasi, meningkatkan, atau mengubahnya server, dan mengubah perangkat keras dan perangkat lunak lain yang Anda gunakan di jaringan perusahaan Anda agar sistem ERP dapat berjalan dengan baik.
Anda juga perlu – atau harus – menyiapkan lingkungan pengujian sebagai bagian dari implementasi sehingga Anda dapat menguji sistem ERP tanpa mempengaruhi data sebenarnya perusahaan Anda. Hal ini dapat menghemat banyak potensi jam kerja jika ada masalah dengan implementasi.
Biaya 2: Pelatihan
Seperti disebutkan, sistem ERP adalah aplikasi perangkat lunak kompleks yang dapat dianggap sebagai rangkaian program perangkat lunak yang kompatibel secara bersamaan. Karyawan Anda akan memerlukan pelatihan tentang cara menggunakan program tersebut, karena sistem ERP tidak seintuitif atau mudah digunakan seperti program perangkat lunak akuntansi dasar, seperti Buku Cepat atau Pohon Persik.
Karyawan perusahaan Anda akan membutuhkan waktu dan pelatihan. Seringkali, vendor ERP akan memberikan pelatihan tambahan berdasarkan permintaan dengan tarif standar per jam. Akan ada saatnya konsultan diperlukan, jika ada konten khusus atau kebutuhan yang sangat sulit muncul. Bagaimanapun, Anda perlu memperhitungkan biaya tambahan ini ke dalam analisis Anda saat meninjau sistem ERP untuk pembelian.
Biaya 3: Pengembangan untuk Kustomisasi
Fungsionalitas sistem ERP yang out-of-the-box tidak akan cukup bagi Anda untuk menjalankan bisnis Anda secara efektif. Anda perlu mengeluarkan sejumlah biaya untuk mengembangkan laporan yang disesuaikan sehingga karyawan Anda dapat melakukan tugas harian dan bulanan mereka dengan mudah.
Sistem ERP dapat menyimpan sejumlah besar informasi, namun pengguna dibatasi dalam cara mereka mengakses informasi tersebut. Oleh karena itu, tidak jarang staf TI berdedikasi untuk mengembangkan laporan yang disesuaikan untuk berbagai departemen sehingga proses dan analisis bisnis dapat dilakukan tepat waktu.
Biaya 4: Desain Ulang Proses
Jika perusahaan Anda sedang melakukan upgrade dari program software akuntansi ke sistem ERP, maka Anda pasti akan menghadapi banyak proses yang perlu didesain ulang. Bagi perusahaan yang menggunakan software akuntansi, banyak tugas yang dapat dilakukan di luar software baik secara manual dalam format kertas atau aplikasi pihak ketiga seperti MS Excel.
Akuisisi sebuah SIstem ERP secara teori, seharusnya berarti bahwa banyak dari tugas-tugas ini diotomatisasi oleh perangkat lunak untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam melakukan tugas-tugas ini. Bahkan jika perusahaan Anda mengubah sistem ERP, tidak ada dua sistem yang sama sehingga Anda dapat mengharapkan beberapa perubahan dalam proses bisnis perusahaan Anda bertepatan dengan proses perangkat lunak.
Biaya 5: Pemeliharaan
Anda perlu memelihara sistem ERP Anda sehingga Anda perlu memperhitungkan biaya-biaya ini. Biaya ERP dapat mencakup biaya perangkat keras, jaringan, dan tenaga kerja dari TI dan departemen lainnya untuk memastikan sistem dapat berjalan dengan baik.
Biaya pemeliharaan untuk sistem ERP biasanya dijalankan antara 15–20% dari harga pembelian awal. Pengaturan ERP dengan biaya $250.000, secara teori, akan menimbulkan biaya pemeliharaan sebesar $37.500 hingga $50.000.
Biaya 6: Peningkatan
Seperti semua program perangkat lunak, sistem ERP memerlukan peningkatan berkala agar tidak menjadi usang. Anda harus mempertimbangkan seberapa sering Anda ingin mengupgrade sistem ERP Anda, dan berapa biaya yang akan dikeluarkan saat Anda melakukan upgrade.
Anda juga harus mempertimbangkan bahwa peningkatan apa pun dapat memengaruhi proses bisnis, dan memerlukan perangkat keras atau perangkat lunak tambahan sistem berjalan lancar jika bisnis Anda tidak berjalan pada pengaturan cermin saat melakukan pembaruan atau transfer data.
Biaya 7: Dukungan
Karyawan Anda akan mengalami masalah dalam menggunakan program ini, dan Anda akan mendeteksi banyak bug pada sistem ERP apa pun Anda perlu memastikan bahwa vendor Anda akan memberi Anda dukungan teknis yang memadai untuk menyelesaikan masalah ini masalah.
Anda harus bertanya kepada vendor Anda apakah dukungan ini termasuk dalam biaya lisensi atau merupakan biaya tambahan, karena dukungan teknis dapat memengaruhi keuntungan Anda jika tidak disertakan dalam pembelian awal, dan tidak diawasi secara ketat.
