Dalam hal kenikmatan para tamu dalam acara apa pun, makanan dan minuman hampir sama pentingnya dengan tujuan acara itu sendiri. Sebagai perencana acara, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk bekerja dengan profesional katering untuk merencanakan makanan hingga memilih setiap item menu untuk grup Anda.
Merencanakan Menu Acara
Baik Anda bekerja dengan katering pribadi atau manajer katering di tempat acara itu sendiri, ada baiknya untuk mempertimbangkan beberapa faktor sebelum membuat menu. Hal pertama yang harus diingat adalah pilihan menu yang mereka hadirkan hampir selalu 100% fleksibel. Dan meskipun sebagian besar katering mengizinkan Anda mengonfirmasi menu dan jumlah karyawan sekitar tiga minggu sebelum acara, konfirmasikan menu jauh lebih awal dalam proses perencanaan. Inilah yang perlu Anda ketahui sebelum memulai.
Menu Sarapan, Makan Siang, dan Makan Malam
Menu harus mencakup beberapa pilihan makanan kemasan dan pilihan à la carte yang dikembangkan oleh koki eksekutif atau katering. Pendekatan terhadap makanan yang berbeda pada hari itu umumnya unik. Pertimbangkan hal berikut:
- Sarapan: Ketika datang ke sarapan, menu kemasan biasanya lebih hemat biaya dan lebih mudah untuk dipilih, termasuk pilihan kontinental, prasmanan panas, dan tempat sarapan. Jika Anda menawarkan sarapan sebelum program resmi dimulai, pastikan untuk memilih opsi yang paling sesuai dengan jadwal acara Anda.
- Makan siang: Kebanyakan katering menawarkan beberapa pilihan makan siang prasmanan, pilihan "makan siang kerja" (seperti sandwich à la carte dan makanan pendamping yang sesuai), dan bahkan makan siang kotak. Sekali lagi, pilihan jenis makanan terbaik akan bergantung sepenuhnya pada jadwal program Anda, jadi pertimbangkan berapa banyak waktu yang dimiliki para tamu untuk makan.
- Makan malam: Anda selalu memiliki pilihan makan malam prasmanan kemasan atau makan malam berlapis, dan keduanya dapat menawarkan pilihan tiga hingga lima hidangan. Di sinilah Anda akan menemukan item yang mencerminkan preferensi pribadi koki eksekutif dan biasanya juga merupakan waktu untuk membuat makanan bersinar.
Istirahat Makanan dan Menu Resepsi
Dalam hal perencanaan makanan di sebuah acara, perencanaan tidak selalu terbatas pada tiga kali makan saja. Faktanya, banyak konferensi multi-hari memerlukan perencanaan katering selain sarapan, makan siang, dan makan malam, mungkin selama istirahat terjadwal atau sarapan dan resepsi koktail. Koki eksekutif atau katering dapat memberi Anda beberapa pilihan makanan kemasan serta pilihan à la carte:
- Item Istirahat: Jika anggaran Anda mampu, istirahat bertema selalu lebih menarik daripada minuman dan makanan ringan standar.
- Resepsi: Sebagian besar katering menawarkan opsi à la carte untuk hidangan pembuka dingin dan panas serta paket resepsi bar yang diselenggarakan (dikenakan biaya per jam per orang atau berdasarkan konsumsi). Mereka juga mungkin menawarkan stasiun piring dingin dan panas serta stasiun makanan penutup.
Pertanyaan Makan Malam Besar: Prasmanan atau Berlapis?
Pertimbangan waktu berikut harus menjadi panduan yang baik untuk menentukan cara terbaik untuk menyajikan makanan:
- Berlapis: Makanan berlapis memerlukan setidaknya 1,5 jam, atau bahkan 2 jam, dari waktu agenda untuk menyajikan dan membersihkan ruangan dengan benar. Layanan makan berlapis paling sering digunakan untuk makan malam dan pertemuan eksekutif senior yang santai.
- Prasmanan: Cobalah untuk memberikan waktu agenda hingga 1 jam untuk makan prasmanan apa pun. Prasmanan adalah format yang bagus untuk sarapan dan makan siang.
- Item yang Lulus: Meskipun merupakan pilihan yang bagus untuk hidangan pembuka, porsi lewat biasanya hanya digunakan selama resepsi.
Pertimbangan Kebutuhan Khusus
Pertimbangan perencanaan menu yang terakhir namun tidak kalah pentingnya adalah dengan mempertimbangkan kebutuhan diet khusus. Penting untuk memasukkan dan memberi tahu manajer katering Anda tentang permintaan dan kebutuhan khusus apa pun yang mungkin dimiliki tamu Anda, termasuk, namun tidak terbatas pada:
- Alergi makanan
- Persyaratan agama
- Pembatasan diet lainnya
Satu-satunya cara untuk mengetahui kebutuhan khusus tersebut adalah dengan bertanya, dan satu-satunya cara untuk merencanakannya adalah dengan mendiskusikannya dengan profesional katering Anda sesegera mungkin.
Menyelesaikan Pesanan Acara Perjamuan
Urutan acara perjamuan adalah tulisan formal yang merinci semua elemen kebutuhan katering Anda setelah Anda melalui semua pertimbangan dan langkah perencanaan di atas. Ini memerlukan tanda tangan Anda (sebagai perencana acara), jadi tinjau dokumen ini dengan cermat untuk mengetahui keakuratannya karena Anda dan pihak katering akan merujuknya nanti. Ini akan mencakup keputusan, permintaan, dan persyaratan berikut:
- Makanan & Minuman
- Pengaturan kamar
- Audio-visual
- Hiburan dan dekorasi
- Biaya
Item Anggaran Makanan dan Minuman Acara yang Perlu Diketahui
Saat membangun Anda anggaran katering, pastikan untuk mengantisipasi biaya berikut:
- Minimum katering: Sebagian besar makanan memerlukan jumlah karyawan minimum dan biaya per orang.
- Biaya tenaga kerja: Biaya minimum berlaku untuk menyiapkan acara Anda; namun, sering kali dapat dinegosiasikan dan dikesampingkan jika acara tersebut memenuhi biaya minimum.
- Biaya koki: Dikenakan biaya jika acara Anda menggunakan stasiun ukiran.
- Biaya bartender: Dikenakan biaya jika acara Anda memerlukan layanan bartender.
- Biaya sewa kamar: Seringkali dapat dinegosiasikan dan dikesampingkan jika acara tersebut memenuhi biaya minimum.
- Biaya layanan dan pajak penjualan: Antisipasi 20 persen atau persentase yang diidentifikasi sebagai biaya layanan, dan pajak daerah.
