Kesalahan akuntansi terjadi dari waktu ke waktu, namun banyak kesalahan akuntansi umum yang dapat dihindari dengan perencanaan dan persiapan yang tepat. Kita semua tahu bahwa biasanya dibutuhkan lebih banyak waktu untuk memperbaiki kesalahan daripada memperbaikinya pada kali pertama. Menariknya, mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan di awal proyek juga lebih murah daripada menunggu untuk memperbaiki masalah di kemudian hari.
Jika Anda memperlakukan bisnis Anda seperti proyek jangka panjang, maka Anda harus proaktif dengan menyadari kesalahan umum yang dilakukan orang lain dan memperbaikinya sejak dini, yang mana tidak hanya akan menghemat waktu, uang, dan kerumitan perusahaan Anda, tetapi juga memberi Anda keunggulan kompetitif di pasar dengan operasi yang lebih efisien dan pelanggan yang lebih baik. kepuasan. Berikut ini adalah kesalahan akuntansi umum yang dilakukan setiap CPA oleh pemilik usaha kecil.
Gagal Mengikuti Prosedur Akuntansi
Bahkan pemilik usaha kecil, wiraswasta, dan pekerja lepas harus menyiapkan dokumen yang formal, terdokumentasi, dan prosedur rinci untuk mengelola pembukuan dan prosedur akuntansi serta untuk melakukan prosedur rutin lainnya tugas.
Langkah yang berguna adalah mengembangkan formulir standar dan daftar periksa yang harus dilengkapi guna memastikan konsistensi dan akurasi. Misalnya, Anda ingin mendokumentasikan proses penyiapan vendor baru.
Anda akan membutuhkan vendor nama, alamat, nomor telepon, dan Employer Identification Number (EIN), serta dokumen lain seperti sertifikat asuransi, surat rekomendasi, atau kontrak yang ditandatangani. Kemudian Anda perlu memasukkan informasi ini ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda agar Anda dapat memproses pembayaran.
Anda akan ingin meluangkan waktu yang diperlukan untuk mempertimbangkan informasi yang perlu Anda kumpulkan dari vendor Anda, kembangkan a formulir standar atau daftar periksa untuk memastikan Anda mendapatkan informasi tersebut, dan kemudian memiliki kebijakan tertulis yang diberikan kepada karyawan Anda bisa mengikuti.
Bekerja Tanpa Anggaran
Buat anggaran sehingga Anda memiliki dasar untuk menilai hasil operasional bisnis Anda. Anggaran tidak hanya berguna untuk membatasi pengeluaran yang berlebihan namun juga dapat digunakan untuk menetapkan tujuan keuangan yang realistis dan tertulis. Anggaran harus selalu didasarkan pada kenyataan, namun Anda tentu dapat menggunakan anggaran Anda untuk menetapkan tujuan keuangan yang masuk akal, apakah itu meningkatkan pendapatan atau mengurangi biaya operasional.
Membuat Kesalahan Entri Data
Kesalahan entri data terjadi dari waktu ke waktu. Meskipun Anda tidak dapat mencegah semua kesalahan entri data, Anda dapat memiliki kebijakan untuk melakukan berbagai rekonsiliasi secara tepat waktu untuk memastikan bahwa entri data terdeteksi dengan cepat dan dapat diperbaiki.
Misalnya, Anda ingin melakukan rekonsiliasi bank bulanan, serta rekonsiliasi piutang dan hutang. Anda juga dapat menjalankan varian anggaran-ke-aktual untuk mengidentifikasi kemungkinan kesalahan dalam mengklasifikasikan pendapatan atau pengeluaran atau menjalankannya laporan penerimaan pelanggan atau pembayaran vendor secara berkala untuk memastikan semua penerimaan dan pengeluaran tampak wajar.
Transaksi yang tidak biasa harus ditinjau untuk memastikan tidak ada kesalahan entri data dan transaksi tersebut akurat.
Gagal Mencadangkan Perangkat Lunak Akuntansi
Anda perlu mencadangkan perangkat lunak akuntansi bisnis Anda dan data lainnya secara teratur. Banyak program perangkat lunak akuntansi usaha kecil memiliki fitur yang memungkinkan Anda mengatur cadangan otomatis program akuntansi Anda.
Gunakan. Anda juga harus meluangkan waktu untuk memeriksa ulang file cadangan Anda, bahkan menggunakan file cadangan tersebut untuk melihat apakah Anda dapat menjalankan bisnis seperti biasa dengannya.
Terkadang file rusak; terkadang Anda tidak mencadangkan semua data yang Anda perlukan. Pemeriksaan cepat dapat mengidentifikasi masalah dengan proses pencadangan Anda sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki semua yang Anda perlukan untuk terus menjalankan bisnis Anda jika diperlukan.
Melakukan Terlalu Banyak Sendiri
Mengalihdayakan tugas administratif yang tidak memberi nilai tambah bagi perusahaan Anda dapat menjadi keuntungan.
Misalnya, seorang akuntan pajak kemungkinan besar lebih memahami hukum perpajakan daripada Anda outsourcing perencanaan dan persiapan pajak bagi akuntan Anda akan memungkinkan Anda menurunkan kewajiban pajak, meningkatkan kepatuhan pajak, dan memberi Anda lebih banyak waktu untuk dicurahkan pada aktivitas yang menghasilkan pendapatan.
Banyak pemilik usaha kecil tidak ingin mendelegasikan tanggung jawab kepada profesional lain yang mampu, tetapi melakukan outsourcing akuntansi, fungsi hukum, TI, dan administrasi lainnya dapat mengurangi kesalahan dan meningkatkan profitabilitas jika Anda menggunakan waktu yang baru ditemukan dengan bijak.
Gagal Mengkategorikan Pendapatan dan Pengeluaran dengan Benar
Metode akuntansi kotak sepatu mungkin bukan pilihan yang baik untuk usaha kecil dengan lebih dari beberapa transaksi per tahun. Semua uang yang masuk dan keluar dari bisnis Anda harus dimasukkan ke dalam kategori yang sesuai.
Pemilik bisnis yang selalu memantau catatan akuntansinya tidak akan mengalami kesalahan. Mereka akan mengetahui siapa yang ditagih, berapa jumlahnya, dan apakah pelanggan sudah membayar atau belum.
Anda juga akan menyadari bahwa persiapan pajak akhir tahun Anda akan jauh lebih lancar daripada mencoba menyusun kembali catatan yang Anda perlukan untuk menyiapkan pengembalian pajak bisnis Anda tepat sebelum jatuh tempo.
