Merencanakan dan melaksanakan acara atau pertemuan bisnis yang hebat saja tidak cukup. Acara bisnis paling sering dipandang sebagai investasi untuk tujuan tertentu, dan oleh karena itu, perencana acara harus memahami bagaimana mengukur nilai program mereka.
Pengukuran peristiwa untuk laba atas investasi (ROI) atau laba atas tujuan (ROO) mungkin merupakan wilayah baru bagi beberapa perencana, namun ini adalah jenis upaya yang akan membantu memperluas jangkauan mereka. keterlibatan dan kontribusi keseluruhan terhadap suatu organisasi, jelas Tony Lorenz, pendiri Headsail, agen strategis dan acara yang berfokus pada pemasaran berdasarkan pengalaman jasa.
Taktik Pengukuran Peristiwa Strategis
Lorenz menjelaskan bahwa pencapaian ROI dapat dilihat pada dua tingkat yang berbeda: organisasi dan peserta. ROI tingkat organisasi dapat ditemukan dengan menjumlahkan seluruh biaya dan membandingkannya dengan nilai yang diperkirakan oleh organisasi. ROI tingkat peserta dapat diukur pada tingkat individu dan memperkirakan nilainya berdasarkan per peserta.
Lorenz menyarankan klien untuk mengikuti proses strategis untuk mengukur ROI peristiwa:
Penemuan: Penemuan harus terjadi di awal proses sehingga perencana dapat melibatkan pemangku kepentingan utama untuk menentukan konten pertemuan, pembicara, dll. Perencana harus melibatkan pemangku kepentingan utama yang dapat menentukan tujuan strategis bagi organisasi yang menyelenggarakan acara dan peserta pertemuan. Hal ini dapat dicapai dengan meminta mereka menyelesaikan enam hingga delapan pertanyaan terbuka.
Survei Pra-Acara: Ini adalah waktu ketika perencana pertemuan atau acara dapat menentukan beberapa ukuran yang dapat diukur untuk ROI dan ROO. Mereka harus mensurvei sampel undangan yang luas untuk mengidentifikasi permasalahan, kekhawatiran, dan kebutuhan mereka di berbagai tingkat, yang akan membantu perencana menentukan tolok ukur pengukuran bagi peserta rapat.
Baseline Inti-7 Pra-Pertemuan. Langkah ini mengukur persepsi psikologis dan perilaku peserta pertemuan tentang item yang diidentifikasi selama penemuan.
- Pengetahuan/pemahaman (“Saya tahu”)
- Pendapat/persepsi/keyakinan (“Saya setuju”)
- Perasaan/sikap (“Saya ingin”)
- Kemampuan/keterampilan (“Saya bisa”)
- Niat/komitmen (“Saya akan”)
- Perilaku (“Saya sedang melakukan”)
- Hasil/dampak bisnis – ROI (“Saya memberikan nilai”)
Desain Rapat: Dengan memahami tujuan pemangku kepentingan dan persepsi peserta, perencana kini dapat menentukan tujuan utama pertemuan itu sendiri dan bagaimana pesan-pesan tersebut akan disampaikan.
Survei/Tolok Ukur Pasca Acara: Setelah kejadian, penting untuk mengukur seberapa baik program tersebut dilaksanakan berdasarkan tolok ukur yang ditentukan berdasarkan hasil penemuan dan survei sebelum kejadian. Apakah program tersebut menghasilkan perubahan sikap, persepsi, keyakinan, dan lain-lain? Akankah peserta mengambil tindakan atas perubahan tersebut?
Dampak Bisnis Tindak Lanjut: Pengukuran strategis memerlukan fokus pada dampak jangka panjang terhadap perilaku peserta rapat. Ini juga saat yang tepat untuk menentukan dampak finansial dan non-finansial dari program tersebut.
Saran untuk Mengoptimalkan Proses Pengukuran Rapat
Lorenz menawarkan enam pedoman untuk membantu perencana pertemuan mengukur nilai acara mereka:
- Terapkan proses pra-pertemuan/pasca-pertemuan
- Mengukur dimensi psikologis, perilaku, dan keuangan
- Gunakan pengukuran ROI untuk pertemuan besar dan penting
- Ukur dan lacak hasil dari tahun ke tahun
- Menetapkan standar profesional dan keterampilan staf
- Tingkatkan seiring waktu
Saran untuk Mengukur Peristiwa yang Lebih Kecil
Yang pasti, program pengukuran formal untuk program individual akan berguna untuk acara besar dan mahal. Namun bagaimana dengan acara bisnis lainnya yang dijadwalkan sepanjang tahun?
Lorenz menyarankan agar organisasi mengidentifikasi lima atau enam pertanyaan patokan yang penting bagi organisasi. Kemudian, ukur berbagai peristiwa tersebut untuk menentukan apakah peristiwa tersebut menimbulkan dampak psikologis, perilaku, atau finansial. Kemudian, agregat hasilnya.
Misalnya, jika sebuah organisasi mengadakan 30 acara serupa sepanjang tahun di pasar berbeda dengan tolok ukur serupa, hal ini tentu dapat memberikan ukuran kualitatif dan kuantitatif.
“Pisahkan keberhasilan dan bangun langkah-langkah dari sana,” saran Lorenz.
