Perekonomian dan faktor politik lainnya mempunyai dampak yang luar biasa terhadap cara pertemuan bisnis dirasakan, dan perencana acara dihadapkan pada tekanan yang semakin besar untuk mencari cara untuk menghindarinya di bawah standar kehadiran pada pertemuan bisnis dan konvensi.
Bahkan dalam perekonomian yang sedang berkembang, sering kali biaya perjalanan dianggap terlalu tinggi untuk acara semacam ini dan banyak profesional memilih untuk tidak ikut serta. Meskipun terjadi pergeseran, sebagian besar perusahaan dan organisasi masih melihat dampak penting dari pertemuan. Dalam perekonomian saat ini, keberhasilan penyelenggaraan pertemuan berarti fokus pada penyelenggaraan pertemuan lokal dan terpusat mencapai biaya perjalanan yang lebih rendah, namun yang lebih penting, ini berarti menerapkan sepuluh tips berikut untuk meningkatkan pertemuan kehadiran.
Lakukan Panggilan Pengingat
Setelah undangan awal dikirim, buatlah pengingat dan tindak lanjuti panggilan telepon ke sebanyak mungkin undangan dan sampaikan undangan pribadi serta rekomendasikan agar mereka menghadiri acara tersebut. Secara historis, tindak lanjut melalui telepon secara dramatis meningkatkan kehadiran pertemuan bisnis. Pastikan untuk membicarakan acara mendatang di acara bisnis lainnya. Promosi dari mulut ke mulut masih bisa menjadi cara yang bagus untuk menciptakan buzz, yang membawa kita ke tip berikutnya.
Sebarkan Beritanya
Sebarkan berita tentang acara Anda di mana saja dan di mana saja, termasuk publikasi lokal, nasional publikasi, publikasi anggota, publikasi perdagangan, buletin pribadi, dan komunikasi lainnya alat tersedia. Pastikan untuk memikirkan alat apa yang menjangkau audiens target Anda.
Promosikan Secara Online (Situs Web Perusahaan, Media Sosial, & Email)
Posting detail acara di situs web perusahaan Anda. Promosikan acara tersebut di blog dan buletin elektronik bulanan Anda. Posting detail acara di media sosial tempat audiens target Anda aktif LinkedIn, Facebook, dan Twitter. Dorong anggota organisasi Anda untuk melakukan hal yang sama. Minta mereka untuk membagikan tautan acara kepada koneksi, teman, dan pengikut mereka. Jika Anda berpartisipasi dalam komunitas online yang relevan seperti forum industri, promosikan acara Anda dalam komunitas tersebut.
Gabungkan Undangan di Mana Saja
Cara lain untuk menyebarkan informasi kepada calon tamu adalah dengan menyelipkan undangan untuk bergabung dengan Anda di acara Anda ke dalam semua metode komunikasi bisnis Anda. Tambahkan baris di tanda tangan email Anda dengan tautan ke situs web atau undangan acara khusus Anda. Jika Anda memiliki pesan suara atau pesan tunggu online, pastikan untuk menyertakan informasi acara mendatang dalam rekaman pesan Anda.
Gunakan Jaringan Sosial Anda dan Jaringan Mereka
Jejaring sosial adalah tentang menumbuhkan sekelompok orang yang Anda anggap sebagai teman, klien, mitra bisnis, dan kenalan profesional. Mendapatkan kehadiran yang Anda cari akan lebih mudah bila peserta Anda didorong untuk membawa tamu atau relasi bisnis. Dan jangan berasumsi bahwa orang-orang di jaringan Anda sudah mengetahui acara tersebut. Tidak ada salahnya untuk menjangkau dan mengingatkan mereka.
Sertakan Pembicara Tamu yang Menarik
Itu tujuan pertemuan, topik, tema, dan pembicara tamu harus relevan, segar, dan menyenangkan. Salah satu cara sukses untuk meningkatkan kehadiran di acara bisnis adalah dengan menghadirkan pembicara tamu populer, terutama jika mereka bekerja di industri yang sama atau industri terkait. Anda juga harus mempertimbangkan untuk memiliki pembawa acara yang interaktif dan menghibur.
Pilih Lokasi Acara yang Hebat
Pilih acara baru dan lokasi acara yang menarik. Baik yang menjadi daya tarik terbesarnya adalah kota yang dipilih atau tempatnya, masyarakat lebih cenderung menghadiri acara yang nyaman dan memberikan kesempatan untuk menikmati suasana yang luar biasa. Pastikan acara berada di lokasi yang nyaman bagi peserta Anda dan pertimbangkan kenyamanan lain seperti parkir atau transportasi umum ke tempat tersebut.
Menjadi kreatif
Tujuannya adalah untuk membuat suatu acara menjadi unik. Tawarkan aktivitas baru; gunakan format interaktif baru selama presentasi; berusahalah untuk menjadi orisinal. Perhatikan agenda Anda. Jangan gunakan hadiah tradisional di akhir saat peserta siap untuk pulang. Pertimbangkan untuk memasukkan sesi tentang inovasi yang melibatkan peserta melalui perencanaan konferensi/acara Anda berikutnya. Sesi yang menyenangkan dan informatif akan berdampak positif pada kehadiran di acara mendatang. Lakukan sesi curah pendapat dan bawa kembali ide tersebut ke komite perencanaan Anda untuk acara tahun depan.
Kirim Survei Umpan Balik
Baik Anda menyertakan sesi curah pendapat atau tidak, maksimalkan kesuksesan masa depan Anda dengan mengirimkan survei umpan balik setelah acara. Selalu minta saran topik di masa depan dan bahkan kritik yang membangun karena mendapatkan umpan balik ini sangat membantu untuk merencanakan pertemuan dan acara di masa depan.
Misalnya ada yang lebih menyukai seminar di pagi hari, ada pula yang lebih menyukai acara di sore hari. Ada yang menyukai hari Selasa, ada pula yang menyukai hari Kamis. Dalam survei umpan balik Anda, cari tahu apa yang disukai dan ingin dilihat oleh peserta Anda di acara tersebut. Tindak lanjut adalah kunci keberhasilan pemasaran Anda.
Dengarkan dan Sampaikan
Selalu penting untuk mendengarkan kebutuhan peserta dan peserta Anda, namun jika Anda meminta umpan balik, pastikan untuk menunjukkan bahwa Anda mendengarkan. Seperti pepatah lama, kita mempunyai dua telinga dan satu mulut, jadi kita harus mendengarkan dua kali lebih banyak daripada berbicara. Ingatlah selalu bahwa kehadiran di acara Anda dapat dikaitkan dengan kualitas acara yang Anda selenggarakan sebelumnya. Bangun reputasi dalam mendengarkan kebutuhan dan keinginan tamu Anda serta memenuhi janji-janji tersebut.
