Menggunakan perangkat lunak akuntansi menghemat waktu berjam-jam dibandingkan dengan menangani pembukuan secara manual atau menggunakan spreadsheet. Perangkat lunak akuntansi mengurangi atau menghilangkan entri data yang berlebihan, seperti memasukkan alamat pelanggan pada penawaran dan kemudian menambahkan perintah kerja dan faktur. Ini adalah industri yang sedang booming, dengan sebuah penelitian memproyeksikan bahwa pasar perangkat lunak akuntansi global akan mencapai $11,8 miliar pada tahun 2026.
Jika Anda adalah pemilik tunggal dengan pendapatan sederhana, Anda mungkin tidak memerlukan perangkat lunak akuntansi, tetapi pemilik usaha kecil yang menjalankan inventaris dan menangani sejumlah besar pelanggan dan karyawan akan menghemat waktu dan memiliki pencatatan yang lebih akurat jika mereka menggunakan akuntansi perangkat lunak.
Berikut beberapa tip tentang cara memilih software akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda.
Carilah Fitur Tertentu
Persempit pilihan perangkat lunak akuntansi dengan membuat daftar fitur akuntansi usaha kecil yang Anda perlukan untuk menjalankan bisnis Anda. Konsultasikan dengan tim Anda terlebih dahulu untuk memastikan Anda memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda, karena Anda mungkin menemukan ada fitur-fitur yang Anda perlukan yang belum terpikirkan sebelumnya. Dan begitu Anda memilih dan mengimplementasikan perangkat lunak tersebut, akan memakan biaya yang besar untuk memasukkan tim Anda ke solusi perangkat lunak lain setelah mengetahui bahwa solusi sebelumnya tidak memiliki alat yang diperlukan.
Sebagian besar fitur akuntansi usaha kecil meliputi:
- Manajemen persediaan
- Pelacakan penjualan
- Mengelola kontak pelanggan
- Dukungan akun pedagang
- Penganggaran
- Perkiraan
- Daftar gaji
- Pajak bisnis pelaporan
Beberapa software akuntansi dirancang khusus untuk industri seperti konstruksi, manufaktur, dan distributor grosir. Jika bisnis kecil Anda berada dalam industri dengan persyaratan akuntansi tertentu, mungkin terdapat perangkat lunak akuntansi dengan fitur untuk memenuhi persyaratan tersebut. Jangan lupa untuk meminta pendapat orang lain di bidang pekerjaan Anda tentang perangkat lunak akuntansi mereka untuk membantu memandu pilihan Anda.
Tentukan apakah Ini Sesuai dengan Bisnis Anda
Sekarang setelah Anda mempersempit pilihan perangkat lunak akuntansi, ajukan beberapa pertanyaan saat Anda berbelanja perangkat lunak akuntansi bisnis kecil untuk menentukan apakah perangkat lunak tersebut cocok untuk bisnis Anda.
Akankah Perangkat Lunak Berkembang Bersama Anda?
Cari tahu apakah perangkat lunak tersebut memiliki modul yang dapat Anda tambahkan nanti jika diperlukan. Contoh modul umum yang dapat Anda tambahkan nanti adalah akuntansi penggajian.
Jika modul tidak dapat ditambahkan, apakah perangkat lunak dapat dengan mudah ditingkatkan ke versi yang lebih mumpuni dari perangkat lunak akuntansi yang sama? Atau, apakah perangkat lunak tersebut mengekspor ke format data seperti CSV sehingga Anda dapat mengunggahnya jika Anda beralih ke perangkat lunak akuntansi lain nanti?
Apakah Bank Anda Mendukungnya?
Mampu mengunduh transaksi dari bank Anda menghemat banyak waktu, jadi cari tahu terlebih dahulu apakah bank Anda mendukung perangkat lunak tersebut.
Haruskah Online atau Diinstal?
Perangkat lunak akuntansi online adalah perangkat lunak berbasis web yang dijalankan dengan aman melalui browser Internet. Perangkat lunak akuntansi online sangat nyaman untuk mengakses data dan catatan akuntansi dari banyak komputer.
Bisakah Akses Dibatasi untuk Beberapa Pengguna?
Jika lebih dari satu orang menggunakan perangkat lunak akuntansi, satu orang mungkin memerlukan akses penuh ke semua fungsi, namun orang lain mungkin hanya memerlukan akses ke area entri data dan bukan laporan.
Apakah Software Akuntansi Dilengkapi dengan Uji Coba Gratis?
Itu selalu yang terbaik jika Anda dapat mencoba perangkat lunak tersebut sebelum membelinya. Untuk melihat betapa bermanfaatnya dokumentasi perangkat lunak, unduh uji coba gratis dan cobalah selama beberapa hari untuk melihat apakah cocok.
Pertimbangkan Biaya Dukungan
Ingatlah untuk memasukkan biaya dukungan ke dalam anggaran perangkat lunak akuntansi Anda. Beberapa perangkat lunak akuntansi menyediakan dukungan berbasis biaya melalui email atau telepon sejak Anda mulai menggunakan perangkat lunak tersebut. Namun, biasanya perangkat lunak akuntansi biaya bisnis kecil memberikan dukungan tanpa biaya untuk satu set jangka waktu tertentu sehingga Anda dapat mengajukan pertanyaan saat pertama kali menggunakan perangkat lunak tanpa menimbulkan pertanyaan tambahan pengeluaran. Setelah jangka waktu tersebut, Anda membayar dukungan setiap tahun, setiap triwulan, atau berdasarkan penggunaan.
Perangkat lunak akuntansi mungkin memiliki forum pengguna online gratis tempat Anda juga dapat mengajukan pertanyaan. Ini bisa menjadi alternatif yang baik untuk dukungan berbasis biaya jika pertanyaan Anda adalah tentang sesuatu yang sederhana, seperti cara menggunakan suatu fitur.
Jangan Membayar untuk Fitur yang Tidak Perlu
Bisnis yang lebih kecil dan tidak terlalu rumit memerlukan lebih sedikit fitur dibandingkan bisnis yang lebih besar. Tidak peduli betapa menariknya “peluit dan lonceng” tambahan, tahan godaan untuk membeli lebih banyak perangkat lunak akuntansi daripada yang Anda butuhkan.
Umumnya, Anda membayar lebih untuk fitur tambahan dalam software akuntansi. Jika bisnis Anda cukup berkembang sehingga membutuhkan fitur keuangan yang lebih kuat, biayanya wajar, namun sampai saat itu Anda harus tetap berpegang pada dasar-dasarnya. Untuk bisnis kecil, kini tersedia cukup banyak pilihan perangkat lunak akuntansi sehingga pembelian berlebihan tidak diperlukan.
Konsultasikan Dengan Akuntan Anda
Perangkat lunak akuntansi tidak menggantikan akuntan untuk memastikan bahwa bisnis Anda mematuhi praktik akuntansi dan perpajakan yang sah dan diterima. Namun ketika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, akuntan Anda tidak perlu menghabiskan waktu melakukan tugas-tugas tertentu, sehingga menghemat uang untuk bisnis kecil.
Perangkat lunak akuntansi apa pun yang bagus akan memiliki laporan yang perlu Anda berikan kepada akuntan Anda setiap bulan, triwulanan, dan tahunan. Tanyakan kepada akuntan Anda laporan apa yang dibutuhkan dan pastikan Anda dapat membuatnya dengan perangkat lunak akuntansi yang Anda pertimbangkan.
