Jika Anda merencanakan yang pertama acara komunitas, kemungkinan besar Anda tidak akan mengincar festival tahunan raksasa berskala besar yang disebut The Taste of Chicago. Dan lagi, acara tersebut, salah satu festival makanan terbesar di Amerika, dimulai pada tahun 1980 sebagai acara satu hari. peristiwa dengan 36 penjual makanan.
Sekarang ia menarik lebih dari 3,5 juta orang selama beberapa hari dan menghasilkan pendapatan sekitar $12 juta per tahun. Kantor Acara Khusus Walikota dan Asosiasi Restoran Illinois bekerja sama untuk merencanakan dan melaksanakan acara tersebut.
Jika Anda ingin merencanakan festival makanan komunitas, tidak peduli seberapa sederhana skalanya dibandingkan dengan Chicago, Anda tidak akan salah jika mengikuti rencana mereka yang telah teruji oleh waktu.
Tugas Pokok
Sebelum memulai, ada baiknya menentukan bidang tanggung jawab utama. Area fungsional utama Taste of Chicago, atau festival kuliner komunitas mana pun, harus mencakup hal-hal berikut:
- Operasi
- Penjual makanan
- Pemrograman
- Sponsor
- Pemasaran dan hubungan masyarakat
- Akuntansi dan manajemen kontrak
Semua hal di atas akan mengikuti jadwal umum yang sama dalam perencanaan festival.
Garis Waktu Festival
Perencanaan festival dimulai setahun penuh sebelum tenda didirikan. Ini adalah jadwal yang diikuti oleh Kantor Acara Khusus Walikota untuk perannya dalam Taste of Chicago setiap tahun:
- 12 Bulan: Identifikasi lokasi dan tanggal serta buat sketsa kasar peta festival
- 9 Bulan: Perbarui peta festival dan identifikasi vendor
- 6 Bulan: Konfirmasi vendor, sponsor, program, dan pemasok
- 4 Bulan: Selesaikan hiburan dan konfirmasi ulang area fungsional
- 3 Bulan: Menghasilkan materi pemasaran festival
- 1 Minggu: Kelola pemuatan operasi
- 1 Hari: Kelola pemuatan vendor
- Kesimpulan acara: Kelola pemuatan operasi
- 1 Minggu setelahnya: Mengadakan pertemuan penutup dan membuat rekomendasi
Manajemen Festival
Sebagai lembaga pemerintah, Kantor Acara Khusus Walikota membawahi Taste of Chicago dan a daftar panjang acara lain yang berlangsung di sepanjang tepi danau Chicago dan di banyak tempat di kota itu lingkungan. Pendapatan dari Taste membayar sebagian besar acara lain yang dikelola oleh kantor.
Karena lembaga tersebut telah melakukan pekerjaan ini sejak tahun 1980, sebagian besar tim fungsional di Kantor Acara Khusus Walikota dan Asosiasi Restoran Illinois sangat berpengalaman di bidangnya. Ada manajer umum acara yang fokus menjaga jadwal tetap pada jalurnya.
Selain anggota kantor, manajer umum bekerja dengan setidaknya 20 kantor dan lembaga kota, termasuk polisi dan pemadam kebakaran, Departemen Kesehatan, Jalanan dan Sanitasi, Distrik Taman, dan Kantor Manajemen Darurat Komunikasi.
Area fungsional penting lainnya adalah akuntansi dan manajemen kontrak. Karena merupakan lembaga pemerintah, maka harus mengikuti proses pengadaan kota dan pedoman kota lainnya.
Operasi
Itu operasi area bertanggung jawab atas persiapan lokasi, panggung dan produksi, dukungan acara, dan keamanan. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan acara tersebut dibangun dengan benar di awal dan kemudian dibongkar setelah festival berakhir.
Pekerjaan ini memerlukan koordinasi dengan banyak lembaga kota di awal prosesnya.
Di Chicago, proses ini mencakup penutupan jalan, pembangunan tenda, pekerjaan pertukangan dan kelistrikan, keamanan, logistik untuk truk pemasok, dan banyak lagi.
Pertimbangkan apa yang akan ditangani sendiri oleh tim operasi Anda dan apa yang harus dikontrak untuk acara Anda. Mulailah menelepon untuk menemukan orang yang tepat. Agen lokal apa yang perlu diajak bekerja sama oleh tim Anda? Hubungi mereka sesegera mungkin.
Restoran dan Vendor
Untuk Taste of Chicago 2015, acara ini bermitra dengan lebih dari 60 penjual makanan, termasuk setidaknya 19 restoran baru yang mewakili banyak lingkungan khas Chicago. Tentu saja, di Chicago, item tertentu harus ada di menu, termasuk pizza, iga, es krim, dan kue keju.
Dalam perencanaan Anda sendiri, Anda harus memikirkan makanan dan camilan yang dihargai oleh komunitas Anda.
Di Chicago, tempat festival sangat diidam-idamkan dan vendor harus mampu menangani volume yang ada dan memiliki status yang benar-benar bersih di kota tersebut. Mereka bahkan harus menyelesaikan Kursus Sertifikat Sanitasi Festival Musim Panas negara bagian.
Anda harus memikirkan kriteria apa yang mungkin Anda perlukan untuk berpartisipasi dalam penjual makanan dan berapa banyak yang ingin Anda miliki.
Catatan: Tahun pertama bisa jadi sulit, namun dengan kesuksesan setiap tahunnya, Anda akan mendapati semakin banyak peserta yang bersedia.
Pemrograman
Di Taste of Chicago, makanan menarik perhatian banyak orang, namun banyak aktivitas lain yang membuat orang tetap bertahan di sana bahkan setelah mereka kenyang. Selama bertahun-tahun, tim pemrograman telah memasukkan semua elemen berikut ke dalam keseluruhan program:
- Konser gratis di berbagai panggung
- Demonstrasi memasak dengan koki papan atas dan penulis buku masak
- Sebuah desa keluarga termasuk panggung anak-anak
- Tenda lingkungan untuk pendidikan hijau
- Paviliun olahraga
- Paviliun perbelanjaan internasional
- Budweiser Clydesdales dan sahabat Dalmatian mereka
- Wahana hiburan
- Kembang api
Pertimbangkan program dan kegiatan lain apa yang mungkin ingin Anda sertakan dalam festival makanan Anda.
Sponsor
The Taste of Chicago telah membuat beberapa kategori untuk sponsor, dan mereka telah menjadi sumber utama pendanaan dan dukungan natura. Pemasar korporat dan perencana acara perusahaan berpartisipasi dalam acara komunitas untuk memperkuat merek mereka dan mendapatkan eksposur.
Sebagai imbalannya, mereka mendapatkan sejumlah fasilitas, seperti tenda keramahtamahan khusus sponsor di acara tersebut.
Pertimbangkan sponsor perusahaan lokal mana yang mungkin tertarik untuk mendanai acara komunitas Anda, dan pikirkan jenis paket dan fasilitas apa yang mungkin Anda berikan.
Pemasaran dan Hubungan Masyarakat
Pemasar yang bekerja di Taste of Chicago berada dalam posisi yang patut ditiru karena acara tersebut secara otomatis menarik perhatian media di Chicago dan tempat lain. Kantor Acara Khusus Walikota tidak perlu mengeluarkan terlalu banyak uang untuk iklan tradisional untuk menyebarkan berita dan acara mempromosikan acara tersebut.
Namun, tugas pemasar adalah memastikan bahwa semua informasi yang relevan tentang acara tersebut tersedia dan akurat. Mereka memelihara situs web acara dan kehadiran media sosial serta mempromosikan konten web kepada media dan publik. Seperti dalam peristiwa apa pun, perubahan di menit-menit terakhir adalah hal biasa.
Pada awalnya, mungkin sulit bagi festival makanan komunitas untuk mendapatkan eksposur seperti yang didapat dari acara yang lebih besar dan lebih terkenal. Jangan ragu untuk menghubungi media lokal dan memberi tahu mereka tentang acara tersebut.
Dan ingat, festival makanan sangatlah fotogenik! Publisitas tahun ini akan membuat festival tahun depan menjadi lebih sukses.
