Ada beberapa istilah yang didefinisikan secara longgar dalam industri acara. Artinya, kata-kata yang dapat diartikan berbeda-beda. Kata "acara" sendiri bisa berarti apa saja, mulai dari pesta ulang tahun hingga konser amal. Penggunaan istilah yang berbeda ini dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahpahaman, khususnya seputar jabatan. Salah satu bidang kebingungan terbesar menyangkut perencana acara vs. koordinator acara.
Perencana Acara vs. Koordinator Acara
Di luar industri, banyak orang yang belum memahami perbedaan antara an perencana acara dan sebuah Koordinator acara. Secara umum, perencana membuat keputusan penting mengenai apa, kapan, siapa, dan bagaimana. Sebaliknya, koordinator acara bertanggung jawab untuk memastikan semua detail dilaksanakan dan setiap vendor hadir tepat waktu dan bekerja dengan baik.
Tanggung jawab Perencana Acara
Perencana acara bekerja langsung dengan klien untuk menentukan visi, kebutuhan, dan anggaran pelanggan. Misalnya, jika itu adalah pernikahan, perencana acara dapat mendiskusikan nada yang diinginkan pasangan tersebut, tingkat formalitas, dan jumlah daftar tamu.
Dari sana, perencana acara merancang acara untuk membuat klien terkesan. Mereka akan memilih tempat dan jenis hiburan, kemudian bekerja sama dengan klien untuk menentukan menu. Mereka fokus pada gambaran besar yang membuat suatu acara berkesan.
Menjadi perencana acara membutuhkan pengalaman bertahun-tahun. Seorang perencana memikul banyak tanggung jawab untuk memastikan klien senang dan merancang acara yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.
Sebelum menjadi seorang perencana, seringkali diperlukan beberapa tahun bekerja sebagai koordinator acara. Ini adalah batu loncatan penting untuk berkarir di bidang event.
Tanggung jawab Koordinator Acara
Koordinator acara tidak terlibat dalam perancangan acara itu sendiri. Sebaliknya, mereka bertugas mengelola masing-masing komponen untuk memastikan acara berjalan lancar.
Setelah perencana menentukan visi acara, koordinator membantu perencana mewujudkan visi tersebut. Mereka mungkin mencari vendor, mengatur tanggal pengiriman, dan menangani tugas logistik.
Organisasi yang lebih besar mungkin memiliki dua koordinator untuk setiap perencana, sedangkan organisasi yang lebih kecil mungkin hanya memiliki satu koordinator yang melayani kebutuhan semua pengambil keputusan eksekutif. Apa pun yang terjadi, biasanya terdapat garis pengawasan langsung terhadap posisi koordinator. Itu tidak berarti koordinator acara bisa melakukannya dengan mudah. Kebanyakan dari mereka mempunyai tugas yang sulit untuk mengatur segala sesuatunya di tempat hanya dengan waktu beberapa jam sebelum acara dimulai. Tentu saja, ini adalah saat dimana sebagian besar masalah terjadi, itulah sebabnya seorang koordinator yang baik harus fokus, terorganisir, dan banyak akal.
Ini adalah posisi bagus bagi mereka yang ingin memulai karir di bidang perencanaan acara. Bekerja sebagai koordinator memberi Anda landasan yang kuat untuk beralih ke peran perencana acara di kemudian hari dalam karier Anda. Koordinator yang kuat sangat berharga bagi perencana mana pun, dan keamanan kerja (jika Anda ahli dalam pekerjaan Anda) hampir terjamin.
Untuk memasuki karir dalam koordinasi acara, magang atau menjadi sukarelawan di organisasi nirlaba untuk membantu mereka merencanakan acara mereka acara penggalangan dana bisa menguntungkan. Anda akan mendapatkan pengalaman langsung dalam mengoordinasikan acara nyata dan sekaligus membangun jaringan profesional Anda.
