Apakah perusahaan Anda hanya berencana mendirikan stan berukuran 10' kali 10' atau pameran dagang besar berukuran 40' kali 50' ruang, pelatihan staf yang akan menjaga stan selama pertunjukan itu sendiri adalah yang terbaik pentingnya. Sayangnya bagi sebagian besar peserta pameran dagang, pelatihan staf cenderung diabaikan dan hanya mementingkan isu-isu lain yang tampaknya lebih mendesak seperti perencanaan stan, desain, konstruksi, dan logistik.
Meskipun stan itu sendiri penting dalam menarik pelanggan dan calon pelanggan, kehadiran dan sikap staf Anda dapat menentukan keberhasilan atau kehancuran bisnis baru yang prospektif tersebut.
Beberapa staf dan eksekutif berpengalaman yang menjaga stan pameran dagang bangga dengan kemampuan mereka untuk mengenali dan melibatkan hanya prospek langsung. Namun, tetap fokus hanya pada pendapatan—atau pelanggan besar—sering kali dapat merusak merek dan menyebabkan hilangnya peluang.
Perencana acara perusahaan terkadang diminta untuk membantu mengelola logistik pameran dagang dan terkadang, stan pameran dagang itu sendiri. Ketika perencana acara yang hebat terlibat dalam tahap perencanaan, mereka memiliki kesempatan unik untuk melakukannya meningkatkan laba atas investasi perusahaan dengan membagikan aturan etiket staf pameran dagang berikut dan tip.
Salam dan Bahasa Tubuh Terbuka
Peserta melihat staf pameran dengan alasan menghabiskan waktu di stan Anda. Setelah awalnya tertarik dengan stan atau merek itu sendiri, staf Anda adalah alasan mereka akan bertahan atau pergi. Tip bahasa tubuh berikut akan membantu menunjukkan sikap profesional dan mudah didekati:
- Berdiri dan sapa peserta di depan stan
- Jika diperlukan tempat duduk, gunakan bangku tinggi yang menciptakan kontak setinggi mata saat berdiri
- Tersenyumlah dan lakukan kontak mata dengan peserta dari segala arah
- Bicaralah dengan peserta pameran dagang, bukan rekan kerja
- Duduklah hanya jika Anda bersama klien yang juga ingin duduk
- Jangan menyilangkan tangan atau kaki, jauhkan tangan dari saku
- Hindari gelisah dan bersandar pada dinding bilik dan furnitur
- Berhati-hatilah dengan orang lain di dalam stan dan di dekat ruangan Anda
- Jangan memasuki ruang peserta pameran lain
- Bersikaplah antusias, percaya diri, dan sopan
- Ucapkan terima kasih kepada peserta karena telah meluangkan waktu di stan Anda ketika mereka tiba dan pulang
Meskipun sederhana, tip dasar bahasa tubuh ini menawarkan suasana yang mudah didekati dan profesional yang akan mendorong calon pelanggan untuk mengunjungi—dan tetap berada di—stan Anda.
Peran Staf dan Naskah Penjualan
Staf stan pameran dagang harus ditugaskan pada area tertentu dari pameran untuk diliput dan harus memiliki keahlian untuk menyampaikan informasi penting perusahaan kepada peserta. Beberapa perusahaan bahkan menyediakan skrip ucapan dan penjualan yang dapat disesuaikan kepada stafnya, sehingga setiap anggota tim siap menyampaikan pesan yang konsisten, halus, dan efektif kepada para peserta.
Di luar naskah penjualan atau elevator pitch, perwakilan perusahaan di stan pameran dagang harus siap menjawab pertanyaan dasar atau mengetahui di mana mendapatkan informasi lebih lanjut. Stan juga harus selalu dikelola oleh setidaknya satu orang yang memiliki keahlian atau wewenang tersebut, dan orang tersebut harus dapat diakses oleh staf pendukung dan pengunjung setiap saat.
Keterlibatan Peserta
Orang-orang menghadiri pameran dagang karena suatu alasan, jadi penting bagi staf stan untuk segera memperkenalkan diri dan mengajukan pertanyaan kepada peserta dengan cepat untuk mengetahui apakah mereka dapat membantu mereka dengan cara apa pun. Di sinilah skrip salam atau perkenalan bisa berguna, namun skrip seperti itu hanya efektif jika staf stan menggunakannya untuk melibatkan peserta.
Sebagian besar orang yang menghadiri pameran dagang memiliki alasan yang relevan untuk mempelajari lebih lanjut tentang produk dan layanan Anda, jadi pastikan itu staf Anda memberi mereka gambaran singkat tentang naskah dan memiliki keterampilan untuk melanjutkan percakapan dan melibatkan calon pelanggan di sana. Staf harus siap untuk mengajukan pertanyaan terbuka membangun hubungan baik dengan peserta dan menentukan kebutuhan.
Tidak Ada Makanan atau Minuman Staf
Aturan etiket ini seharusnya hanya menjadi bagian dari sapaan dan bahasa tubuh, namun sayangnya, karena banyaknya aturan etiket di pameran dagang, aturan ini layak mendapat kategorinya sendiri. Salah satu pelanggaran etiket stan pameran dagang yang paling umum terjadi ketika makanan dan minuman disimpan di stan untuk konsumsi pribadi staf. Hari-hari pameran dagang itu panjang; tentu saja, staf Anda harus memiliki akses terhadap makanan ringan dan air. Namun makanan ringan dan minuman tersebut tidak boleh dikonsumsi di dalam booth atau dibiarkan terlihat oleh peserta pameran dagang.
Serbet, bungkus, botol plastik, dan barang-barang lain yang bukan merupakan bagian dari stan dapat dengan mudah dikenali. Ini mungkin terdengar sederhana, namun mengingatkan staf stan untuk menghindari makan, minum, dan mengunyah permen karet di dalam stan dapat menjadi pembeda antara terlihat profesional atau terlihat jorok. Untuk menghindari hal ini, beberapa peserta pameran dagang memilih untuk memberikan botol air isi ulang bermerek kepada staf mereka, yang dapat menjadi pilihan bagus untuk memastikan staf terhidrasi dengan baik dan terlihat profesional.
Menyediakan Staf yang Memadai
Staf pameran dagang biasanya bertanggung jawab atas pengaturan stan atau setidaknya memberikan sentuhan akhir pada stan yang lebih besar dan dibangun, dan mereka harus tiba cukup awal untuk memastikan bahwa semua materi ditampilkan dengan benar dan siap untuk peserta pertunjukan segera setelah pameran membuka. Manajer harus mengelola stan dengan cukup agar peserta dapat mengakses staf dengan mudah dan mempertimbangkan kebutuhan makan siang serta waktu istirahat lainnya tanpa membebani ruang stan dengan karyawan perusahaan.
Penting juga untuk menyoroti jam pertunjukan dan memastikan bahwa perwakilan perusahaan tetap berada di stan hingga selesainya jam yang dijadwalkan. Sungguh menakjubkan jumlah stan di mana staf akan menghilang 15, 30, bahkan 45 menit sebelum acara akhir acara kehilangan kesempatan untuk berinteraksi dengan prospek dan memberikan kesan tidak profesional gambar.
Patuhi Kode Pakaian Staf
Pakaian adalah sesuatu yang berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Beberapa perusahaan memerlukan pakaian kasual perusahaan atau bisnis (misalnya kaos polo, jas olah raga, kemeja formal, dan lain-lain.) sedangkan lembaga lain menyediakan pakaian atau seragam bermerek kepada staf. Bahkan yang lain hanya memberikan arahan kepada karyawan tentang pakaian pribadi dengan warna dan gaya pakaian yang sesuai.
Pakaian profesional dan seragam membantu memperkuat tema stan pameran dagang, dan juga harus dianggap menghormati penyelenggara dan peserta pameran itu sendiri. Aturan berpakaian juga harus dengan mudah membedakan staf stan dari peserta dan menyertakan label nama.
Pengaturan dan Pemeliharaan Booth
Manajer acara biasanya mengarahkan staf stan pameran dagang untuk menyimpan kotak dan perlengkapan yang tidak menarik di tempat tersembunyi seperti di belakang dinding pameran dagang, di bawah meja dengan pinggiran penuh, atau di lokasi di luar area pameran di mana persediaan tambahan berada disimpan.
Ruang stan harus selalu terlihat terawat dengan baik (termasuk lantai) dan sampah tidak boleh terlihat di mana pun. Etiket pameran dagang meminta staf stan untuk memperhatikan aturan ini sepanjang hari.
