Perencana acara menghabiskan banyak waktu mempersiapkan acara mereka namun kadang-kadang mereka dapat mengabaikan hal-hal kecil yang mereka - atau klien mereka - mungkin perlukan pada hari acara sebenarnya. Perencana acara yang hebat tidak pernah datang ke suatu acara dengan tangan kosong. Salah satu cara untuk menghindari perjalanan darurat di menit-menit terakhir ke toko untuk kebutuhan dasar acara perusahaan adalah dengan membuat perlengkapan persediaan yang dapat dibawa ke mana pun Anda pergi. Apakah Anda sedang menyiapkan untuk a seminar, konferensi, atau jenis acara lainnya, perlengkapan perencana acara Anda akan membantu Anda. Berikut adalah beberapa item yang Anda ingin simpan perlengkapan Anda.
Kita akan mulai dengan kotak penyimpanan itu sendiri. Penting untuk membeli kotak penyimpanan perlengkapan yang tidak terlalu besar namun memiliki kedalaman yang cukup untuk menampung berbagai perlengkapan. Kotak penyimpanan plastik bening sangat berguna untuk tujuan ini dan, dengan demikian, dapat menampung banyak barang berbeda.
Tantangannya adalah menemukan pemasok yang memiliki ukuran yang tepat untuk menampung barang yang lebih besar sebagai dispenser tape, tanpa merasa seperti Anda sedang membawa-bawa kotak penyimpanan besar untuk setiap acara yang Anda hadiri. Anda mungkin berhasil dengan kotak atau bak dengan dimensi berikut: tinggi 5,87" x lebar 10,62" x kedalaman 16,12".
Perencana acara dan pertemuan mengirimkan sejumlah besar materi dalam kotak untuk setiap acara. Bahkan sebuah seminar kecil untuk 35 orang sering kali memerlukan pembukaan selusin kardus berisi perbekalan. Tergantung pada apa yang dikirimkan, terkadang barang promosi dan barang lainnya dikirimkan dalam kotak yang lebih kecil di dalam kotak tersebut. Di sinilah pemotong kotak akan berguna.
Beberapa orang menyukai pemotong kotak yang lebih besar dan besar sehingga memungkinkan pegangan yang kuat. Secara umum, Anda biasanya hanya memotong selotip di bagian luar kotak. Untuk perlengkapan perlengkapan acara Anda, ringan hampir selalu merupakan pilihan terbaik.
Sama pentingnya dengan pemotong kotak adalah pita surat dan dispenser penyimpanan. Setelah acara selesai, semuanya harus dikemas ulang dan dikirim kembali ke kantor atau lokasi acara berikutnya.
Tape gun umumnya terlalu besar untuk sebagian besar kebutuhan, namun dispenser genggam sangat mudah digunakan dan menyelesaikan pekerjaannya. Kemas satu peran dengan dispenser ke dalam perlengkapan Anda, dan ini akan memudahkan persiapan pengiriman.
Tampaknya seperti barang yang mungkin tidak banyak berguna, tetapi gunting sangat penting untuk memotong semuanya mulai dari taplak meja yang jahitannya buruk dengan benang terbuka hingga pembelian di menit-menit terakhir yang perlu dilepas label harganya.
Sepasang gunting klasik berukuran 5 inci akan muat dengan nyaman di dalam kotak (ditambah bobotnya akan lebih ringan). Kebanyakan gunting yang tersedia di toko perlengkapan kantor berukuran sedikit lebih besar, sekitar delapan inci. Temukan sepasang yang terbuat dari baja tahan karat berkualitas baik karena akan tahan lama hingga rusak.
Salah satu barang terakhir yang diproduksi sebelum acara perusahaan apa pun adalah lencana nama tamu. Hal ini karena banyak orang yang mengonfirmasi dan/atau menolak undangan di menit-menit terakhir, dan hal ini memerlukan hal tersebut perencana pertemuan menunggu hingga jam terakhir untuk membuat tag nama agar tidak di bawah atau di atas memesan.
Pasti akan ada nama yang salah dieja, dan beberapa orang akan datang tanpa pemberitahuan sebelumnya. Untuk situasi seperti itu, paling mudah untuk memiliki persediaan label nama kosong agar orang-orang dapat menuliskan nama mereka. Jika Anda termasuk orang yang terlalu berprestasi, Anda juga dapat membawa label nama kosong yang bertuliskan perusahaan atau logo asosiasi dicetak dengan laser untuk memberikan tampilan yang lebih halus dan profesional pada nama "darurat". menandai. Kami selalu menyediakan ukuran 3" x 4" (ukuran paling populer).
Menyimpan persediaan spidol dan stabilo sangat membantu dalam banyak situasi bagi perencana acara. Sebagian besar dari Anda tidak memerlukan saya untuk menandai kegunaan yang jelas untuk menyorot item di buku catatan acara, dll. Namun, menarik untuk mempertimbangkan permintaan eksternal yang mungkin Anda terima saat stabilo berguna.
Misalnya, eksekutif perusahaan dan pihak lain umumnya datang dalam keadaan siap untuk presentasi mereka sendiri dan biasanya memiliki halaman catatan yang sudah dicetak sebelumnya.Pembawa acara akan sering mengandalkan perencana pertemuan untuk memberikan tata graha dan pesan-pesan lain yang mungkin perlu disampaikan oleh salah satu presenter. Saya telah menulis item-item tersebut dalam beberapa kasus secara langsung pada halaman catatan dan menyorotnya dengan warna-warna non-tradisional seperti oranye untuk membuat situasi ini menonjol.
Demikian pula, bukanlah ide yang buruk untuk membawa beberapa kotak tambahan berisi pena dan pensil ke acara Anda. Perencana pertemuan atau acara biasanya diharapkan memiliki perlengkapan ini, tidak hanya untuk dirinya sendiri, tetapi juga untuk presenter, peserta, dan bahkan staf acara.
