Lembur tidak hanya menempati peringkat sebagai salah satu pengeluaran terbesar bagi sebagian besar perusahaan, tetapi juga merupakan manajemen yang benar atau salah lembur dapat berarti perbedaan antara tuntutan hukum yang mahal, semangat kerja yang rendah, dan kerentanan terhadap perubahan peraturan lembur.
Selama masa perekonomian yang sulit dalam beberapa tahun terakhir, banyak karyawan yang ingin membuktikan diri sebagai pekerja keras yang tidak mengeluh tentang bekerja sedikit waktu ekstra—tanpa harus memasukkan sebagian atau seluruh waktunya ke dalam pekerjaan mereka lembar waktu.
Banyak pengusaha yang secara diam-diam, atau bahkan secara eksplisit, mendukung sikap ini. Ashley Dinsdale, pembeli Macy’s yang bekerja 50+ jam per minggu, mengatakan, “PHK terjadi di kantor tempat saya bekerja sebelumnya. Sekarang, saya datang lebih awal dan mengirimkan email agar mereka tahu saya ada di sana.”
Berpikirlah secara Proaktif
Meskipun lembur sering kali penuh dengan biaya dan kendala, tidak harus seperti itu. Mengelola waktu lembur karyawan Anda secara proaktif, menghindari kejutan, dan mempersiapkan masa depan dapat mengurangi pengeluaran Anda, melindungi perusahaan Anda dari tindakan hukum, dan meningkatkan semangat kerja seluruh perusahaan.
Empat tip ahli berikut ini dapat menjelaskan beberapa masalah terkait lembur, dan membantu Anda menghindari jebakan dan kejutan besar saat menangani potensi masalah.
1. Lacak Waktu Karyawan. Rata-rata pekerja Amerika, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja, bekerja sedikit lebih dari empat jam lembur per minggu. Itu berarti 208 jam per tahun. Memperkirakan sebuah upah rata-rata $21 per jam gaji setengah jam, total keseluruhannya adalah $6.552 per karyawan, per tahun. Dengan staf yang terdiri dari 20 karyawan, itu berarti biaya lembur sebesar $131.040 saja.
Apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindari kejutan saat lembur? Salah satu sumber daya terbesar yang tersedia adalah pelacakan waktu seluler yang mencakup peringatan untuk memberi tahu karyawan dan manajer ketika ambang batas waktu lembur dilanggar. Melacak waktu karyawan juga memungkinkan manajer dan pemilik bisnis melihat dan mengatasi pola di seluruh perusahaan, dan di tingkat individu karyawan dalam hal jam lembur. Apakah ada karyawan yang secara konsisten melakukan jam lembur setiap minggunya?
Apakah lembur disebabkan oleh kekurangan staf, beban proyek yang berat, atau karyawan yang mempunyai waktu ekstra dan menginginkan gaji ekstra? Dengan gambaran besar tentang waktu yang dihabiskan dan bagaimana waktu tersebut dialokasikan ke berbagai proyek, manajer dapat membuat keputusan yang tepat mengenai sumber daya dan waktu lembur.
Jangan menghindar dari pelacakan jam kerja hanya untuk karyawan per jam. Mengetahui dengan tepat berapa jam setiap orang berkontribusi sangat penting untuk membuat pilihan cerdas dan menangani potensi perubahan peraturan lembur federal yang akan datang.
Pelacakan waktu juga menghindari pembulatan lembar waktu, yang biasanya terjadi secara wajar namun biasanya menguntungkan karyawan. American Payroll Association memperkirakan pembulatan 10 menit per shift per karyawan. Pastikan sistem yang Anda pilih membantu Anda Kepatuhan DCAA dan DOL, untuk melindungi diri Anda dengan catatan yang mudah ditemukan jika terjadi audit pemerintah atau perselisihan perburuhan.
2. Perhatikan Baik-baik Klasifikasi Karyawan. Anda harus menyadari bahwa jika karyawan Anda digaji tetapi berpenghasilan kurang dari $23.660 per tahun, Anda masih diharuskan membayar lembur, dan ambang batas ini akan meningkat tajam. Belum lagi, mengklasifikasikan karyawan sebagai karyawan yang dikecualikan dengan gaji di bawah $23,660 per tahun atau dalam a posisi yang tidak memenuhi syarat untuk status pengecualian hanya untuk menghindari keharusan membayar lembur bukanlah hal yang masuk akal strategi. Sebagian besar tuntutan hukum perburuhan yang meningkat sejak tahun 2004 berasal dari kesalahan klasifikasi dan ganti rugi atas pembayaran kembali yang harus dibayar pada waktu lembur untuk jam kerja ekstra yang tidak dibayar.
Untuk tujuan hukuman, tidak menjadi masalah bagi pengadilan apakah Anda dengan sengaja melakukan kesalahan klasifikasi atau kesalahan klasifikasi karyawan secara tidak sengaja; tugas Anda sebagai pemberi kerja adalah memastikan bahwa klasifikasi tersebut benar untuk karyawan Anda dan tidak dimanipulasi dalam upaya memangkas biaya. Hukuman untuk kesalahan klasifikasi mencakup pembayaran kembali hingga dua tahun untuk hutang lembur, dan jika Anda dianggap sengaja salah mengklasifikasikan karyawan tersebut, Anda akan berhutang uang kembali selama tiga tahun membayar.
Untuk memastikan bahwa klasifikasi Anda benar, evaluasi secara teratur tugas dan hubungan karyawan Anda dengan perusahaan, dan konsultasikan dengan pengacara di area abu-abu. Membayar biaya hukum mungkin sedikit menyakitkan, namun hal ini tidak seberapa jika dibandingkan dengan konsekuensi yang mungkin timbul.
3. Komunikasikan Harapan. Salah satu cara terbaik untuk menangani lembur adalah dengan meningkatkan komunikasi seputar subjeknya. Perjelas ekspektasi kepada karyawan, latih manajer dan karyawan secara eksplisit mengenai ekspektasi tersebut, dan hilangkan sejak awal kebiasaan karyawan yang tidak mencatat waktu lembur “demi kebaikan hati mereka”.
Mungkin ada banyak aturan tak terucapkan tentang kapan harus mencatat pekerjaan untuk karyawan per jam dibandingkan manajer atau disadari oleh pemilik usaha, namun bekerja tanpa dibayar tetap menjadi dasar tindakan hukum meskipun sudah mendapat persetujuan diam-diam. Dan betapapun baiknya hati karyawan Anda, bekerja tanpa bayaran pada akhirnya akan menggerogoti moral dan transparansi dalam perusahaan.
Sangat penting untuk memperjelas ekspektasi Anda seputar teknologi. Memeriksa email dan mengharapkan karyawan untuk merespons di luar jam kerja sepertinya tidak terlalu berbahaya, namun menit-menitnya bertambah. Banyak perusahaan mengharapkan karyawannya tersedia di luar jam kerja untuk komunikasi email, namun hal ini dikuatkan di pengadilan sebagai pekerjaan. Anda mungkin terkejut saat mengetahui berapa “jam” yang sebenarnya dicatat oleh karyawan Anda jam libur pada tugas yang satu ini saja.
Katarina C. Giovanni, presiden Triangle Concierge berkata, "Semua orang mencoba mengubah 36 jam menjadi 24 jam sehari. Intinya, teknologi tidak membantu karena Anda dapat membawa serta kantor Anda. Jadi, kami bekerja sepanjang waktu.” Perjelas ekspektasi Anda seputar email dan pastikan semua orang, manajer dan karyawan, mematuhi standar yang Anda tetapkan.
4. Tekankan Pelatihan Lintas. Di beberapa perusahaan, biaya lembur bertambah dengan cepat bagi individu tertentu hanya karena tidak ada orang lain yang dapat melakukan pekerjaannya. Tidak hanya jam lembur yang bertambah, namun kemacetan juga terjadi, dan bandwidth beberapa karyawan menjadi maksimal sementara yang lain kurang dimanfaatkan.
Tekankan pelatihan silang sebisa mungkin untuk membagi beban dan memungkinkan karyawan yang berbeda untuk ikut serta dalam proyek ketika beban kerja meningkat atau situasi darurat muncul. Pelatihan silang yang efektif juga dapat meningkatkan semangat kerja, memberdayakan lebih banyak anggota staf untuk berkontribusi pada proyek-proyek utama, dan meringankan sebagian beban yang dibebankan pada anggota staf lainnya.
Pelatihan silang juga memungkinkan Anda menjadi lebih fleksibel dengan penjadwalan. Terlalu sering perusahaan terpaksa menjadwalkan orang-orang dengan pengetahuan khusus sehingga mengorbankan waktu lembur yang signifikan. Meskipun tidak mungkin, atau ideal, untuk melakukan pelatihan silang mengenai semua tugas atau keahlian, mengidentifikasi tugas-tugas yang dapat dilakukan mudah dipelajari oleh beberapa karyawan dapat secara drastis mengurangi waktu lembur sekaligus meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
Aksi legal
Karyawan yang khawatir dengan pekerjaan atau kinerjanya mungkin ingin mencatat jam kerja tanpa membebankan waktu. Namun, bisnis tidak boleh melihat perilaku seperti ini sebagai hal yang baik. Mengabaikan mata atau mendorong perilaku semacam ini dapat berdampak buruk pada keuangan dampaknya di kemudian hari, jika karyawan tersebut memutuskan untuk mengambil tindakan hukum karena kesalahan klasifikasi atau waktu kerja tanpa bayaran.
Menurut National Employment Lawyers Association (Asosiasi Pengacara Ketenagakerjaan Nasional), perselisihan perburuhan dan upah telah meningkat sebesar 77% sejak tahun 2004 dan bukan suatu kebetulan, tahun 2004 adalah tahun terakhir DOL merevisi Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil. Dengan adanya diskusi yang sedang berlangsung mengenai perubahan peraturan lembur, pemilik usaha mungkin akan melihat lebih banyak gelombang perselisihan perburuhan dan upah.
Pada tahun 2014 saja, Departemen Tenaga Kerja memerintahkan perusahaan-perusahaan di seluruh negeri untuk membayar kembali gaji sebesar hampir $241 juta karena kesalahan klasifikasi karyawan sebagai upaya untuk menghindari kesalahan klasifikasi. upah lembur, meminta atau mendorong karyawan untuk bekerja lebih dari 40 jam per minggu tanpa dibayar, atau mendorong karyawan untuk tanggap terhadap email, SMS, dan panggilan telepon di luar jam kerja tanpa bayaran. Dari Karyawan EMS di Charleston ke petugas kesehatan di Santa Barbara Dan manajer di toko perlengkapan olahraga, tuntutan hukum baru terus bermunculan setiap hari.
Tentang Amy Bailey
Amy mengawasi semua keuangan, sumber daya manusia, dan operasional gedung di Lembaran. Dia adalah seorang Perusak Idaho yang bangga yang menghabiskan delapan tahun di akuntan publik di Coopers & Lybrand, dan lebih dari 20 tahun dengan perusahaan teknologi publik dan swasta dengan pertumbuhan tinggi seperti Extended Systems, ProClarity, Microsoft, dan Punggung Perak. Dia memiliki dua anak dan tinggal bersama suaminya dan seekor Mastiff Inggris bernama Scout.
