Sebelum Anda menyelesaikan perekrutan karyawan baru, Anda harus meminta mereka melengkapi daftar dokumen perekrutan baru. Salah satu dokumen dalam daftar ini adalah Formulir I-9—Verifikasi Kelayakan Kerja. Untuk melengkapi formulir, karyawan tersebut harus menunjukkan kepada Anda dokumen yang memverifikasi bahwa mereka memenuhi syarat untuk bekerja di AS.
Pelajari cara kerja Formulir I-9, termasuk bagaimana Anda dan karyawan baru Anda dapat melengkapi formulir penting ini.
Poin Penting
- Formulir I-9 harus diisi untuk setiap karyawan baru di bisnis kecil Anda, untuk memverifikasi kelayakan orang tersebut untuk bekerja di AS.
- Pekerja harus menunjukkan dokumen yang menunjukkan identitas dan kelayakan kerja, dan pemberi kerja harus meninjau dan memverifikasi dokumen tersebut.
- Anda tidak perlu menyerahkan Formulir I-9 ke Layanan Bea Cukai dan Imigrasi AS, namun Anda harus menyimpan salinan yang ditandatangani jika terjadi audit atau investigasi.
Apa itu Formulir I-9?
Formulir I-9, atau Formulir Verifikasi Kelayakan Kerja, diwajibkan oleh Layanan Bea Cukai dan Imigrasi AS (USCIS) untuk memberikan dokumentasi bahwa karyawan baru diizinkan untuk bekerja di AS Karyawan baru harus mengisi formulir ini dan memberikan dokumentasi yang sesuai mengenai (a) identitas dan (b) kelayakan kerja, dan pemberi kerja harus meninjau dan memverifikasi dokumen.
Formulir I-9 diperbarui secara berkala. Untuk memastikan Anda memiliki formulir terbaru, lihat tanggal kedaluwarsa di pojok kanan atas. Untuk informasi lebih lanjut tentang tanggal revisi Formulir I-9, Anda dapat mendaftar ke menerima pembaruan email dari USCIS.
Siapa yang Perlu Mengisi Formulir I-9?
Formulir I-9 harus diisi oleh setiap karyawan baru dan pemberi kerja pada saat perekrutan—artinya sebelum atau pada hari pertama kerja. Namun Anda tidak dapat meminta seseorang untuk melengkapi formulir sebelum mereka menerima pekerjaan di perusahaan Anda.
Anda tidak perlu menggunakan I-9 untuk memverifikasi kelayakan kerja kontraktor independen (non-karyawan, pekerja rumah tangga lepas, atau karyawan yang tidak bekerja di AS). Pemilik usaha wiraswasta tidak perlu mengisi formulir ini karena mereka bukan karyawan. Satu pengecualian: Pemilik perusahaan terkadang bekerja sebagai karyawan. Dalam hal ini, lengkapi Formulir I-9 dan simpan di arsip setiap pemilik/karyawan.
Anda berhak untuk tidak mempekerjakan pelamar atau memberhentikan karyawan yang gagal menghasilkan dokumen verifikasi pekerjaan yang diperlukan atau yang Anda tahu tidak berwenang untuk bekerja di Amerika Amerika.
Cara Mengisi Formulir I-9
Mengisi Formulir I-9 adalah proses dua langkah. Pertama, karyawan melengkapi bagiannya, dengan informasi pribadi dan informasi tentang kelayakannya untuk bekerja di AS Kemudian, karyawan tersebut menunjukkan dokumen yang mendukung pernyataan mereka dan pemberi kerja meninjau dokumen tersebut dan memverifikasinya mereka.
Karyawan harus menunjukkan dokumen yang menunjukkan identitas dan kelayakan kerja. Mereka dapat melakukan ini dengan salah satu dari dua cara berikut:
- Menyajikan satu dokumen Daftar A (seperti paspor) yang menunjukkan identitas dan kelayakan kerja
- Menyajikan dokumen Daftar B yang menunjukkan identitas dan dokumen Tipe C yang menunjukkan kelayakan kerja.
Anda dapat menemukan daftar dokumen online di I-9 Tengah (dengan contoh setiap jenis dokumen) atau di Petunjuk Formulir I-9. Untuk informasi lebih lanjut lihat Buku Pegangan USCIS untuk Pengusaha.
Bagian 1
Karyawan melengkapi bagian formulir ini dengan memberikan nama dan informasi pribadi lainnya. Mereka juga harus menyatakan status pekerjaannya, dengan nomor dokumen yang sesuai:
- Warga negara AS
- Warga negara bukan warga negara
- Penduduk tetap yang sah
- Orang asing diberi wewenang untuk bekerja sampai habis masa berlakunya
Jika seseorang menerjemahkan untuk karyawan tersebut, mereka harus menyertakan informasi penerjemahnya.
Seksi 2
Pada bagian ini, pemberi kerja mencantumkan informasi tentang dokumen atau dokumen yang diberikan oleh karyawan. Masukkan satu dokumen dari Daftar A atau satu dokumen dari masing-masing Daftar B dan Daftar C:
- Judul dokumen
- Mengeluarkan autoritas
- Nomor dokumen
- Tanggal kedaluwarsa (atau "T/A" jika tidak ada)
Anda juga harus mencantumkan tanggal pertama karyawan tersebut bekerja dan memberikan informasi tentang penandatangan formulir dan pemberi kerja atau perwakilan resminya.
Anda harus melihat dokumen yang diberikan oleh setiap karyawan dan Anda harus menerimanya jika dokumen tersebut tampak asli. Anda tidak dapat menerima salinannya, kecuali akta kelahiran. USCIS tidak akan memverifikasi dokumen tertentu kecuali dokumen tersebut diserahkan melalui sistem E-Verifikasi.
Bagian 3
Bagian ini untuk verifikasi ulang dan perekrutan kembali. Anda dapat menggunakan bagian formulir ini untuk memverifikasi ulang karyawan untuk dokumen yang telah kedaluwarsa.
Dimana Anda Mengajukan Formulir I-9?
Anda tidak perlu mengirimkan salinan setiap Formulir I-9 ke USCIS. Pastikan Anda memiliki formulir yang sudah diisi (baik perusahaan maupun perusahaan dan bagian karyawan) untuk setiap karyawan dan simpan formulir di tempat yang dapat Anda ambil jika terjadi audit atau inspeksi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Untuk apa formulir I-9 digunakan?
Layanan Bea Cukai dan Imigrasi AS (USCIS) mewajibkan pemberi kerja untuk menggunakan Formulir I-9 untuk memverifikasi identitas karyawan baru dan kelayakan karyawan tersebut untuk bekerja di negara tersebut. Karyawan AS harus menunjukkan dokumen kepada pemberi kerja yang menunjukkan identitas dan kelayakan, dan pemberi kerja harus meninjau dan memverifikasi dokumen tersebut dengan mencatat dokumen judul.
Baik pemberi kerja maupun pekerja mengesahkan dokumen tersebut, dengan hukuman jika mereka melakukan sumpah palsu dengan memberikan informasi palsu. Majikan tidak dapat mempekerjakan atau harus memecat karyawan atau karyawan baru yang tidak memiliki dokumentasi yang sesuai atau yang diketahui tidak berwenang untuk bekerja di A.S.
Apakah ada formulir I-9 versi elektronik?
Formulir I-9 tersedia dalam versi PDF yang dapat diisi yang dapat Anda gunakan untuk mengisi informasi di bagian yang kosong dan menyimpannya di komputer. Anda juga dapat mengunduhnya di perangkat seluler. Versi unduhan tidak dapat ditandatangani secara elektronik, meskipun Anda memasukkan informasi di dalamnya Formulir PDF, Anda harus mencetaknya untuk ditandatangani oleh perwakilan perusahaan Anda dan yang baru karyawan.
Anda juga bisa mendapatkan formulir I-9 versi Spanyol, tetapi hanya dapat digunakan di Puerto Riko. Formulir versi bahasa Inggris harus digunakan di semua negara bagian dan teritori AS lainnya.
Apa sanksi jika tidak mengisi Formulir I-9?
Pengusaha dapat dihukum karena sumpah palsu (memberikan pernyataan palsu) karena secara sadar mempekerjakan karyawan yang tidak berwenang, Pengusaha adalah juga dilarang mempekerjakan siapa pun, termasuk warga negara AS, tanpa memverifikasi identitas dan izin kerja mereka pada Formulir Saya-9.
Pengusaha dapat didenda jika formulir tidak diisi dengan benar, dan individu dapat dituntut karena secara sengaja dan sengaja memasukkan informasi palsu. Sanksi dan denda atas pelanggaran tersebut dapat dikenakan kepada setiap individu (pegawai) yang tidak berwenang atau tidak terverifikasi. Anda harus menyimpan semua formulir I-9 dan menyediakannya jika USCIS memeriksa bisnis Anda.
