Relawan itu hebat dan bahkan penting untuk amal Anda. Namun, jika ada yang tidak beres dengan seorang sukarelawan, hal ini dapat menimbulkan kabar buruk bagi organisasi Anda.
Misalnya, bagaimana jika seorang relawan mengalami kecelakaan saat bertugas bersama Anda? Bagaimana jika relawan tersebut melanggar hukum atau menyakiti orang lain? Organisasi Anda mungkin bertanggung jawab.
Berikut lima cara untuk memperkecil kemungkinan Anda mengalami masalah dengan sukarelawan Anda. Beberapa di antaranya mungkin tampak sulit, namun luangkan waktu untuk melakukannya dengan benar dan lindungi organisasi Anda dan relawan Anda.
Mengembangkan Kebijakan dan Prosedur Relawan
Konsultasikan dengan pengacara atau sukarelawan spesialis untuk memastikan hal ini memadai. Kebijakan harus menjelaskan tugas sukarelawan dan mengatasi permasalahan seperti diskriminasi, pelecehan, dan perilaku ilegal lainnya.
Dengan secara eksplisit melarang perilaku buruk, organisasi Anda mungkin terlindungi dari tanggung jawab. Pastikan juga untuk menyertakan perlindungan bagi sukarelawan dari pelecehan yang dilakukan oleh organisasi dan stafnya.
Tulis Deskripsi Pekerjaan untuk Semua Posisi Relawan
Bersikaplah eksplisit tentang harapan para relawan dan apa yang dia bisa dan tidak bisa lakukan. Jelaskan risiko apa pun yang mungkin terjadi kepada sukarelawan tersebut dan mintalah pembebasan tanggung jawab yang ditandatangani. Sebuah menyeluruh dan deskripsi pekerjaan yang ringkas dapat membantu melindungi organisasi dari tanggung jawab apabila sukarelawan tersebut melakukan tindakan melebihi batas yang boleh dilakukannya.
Berikut beberapa hal yang perlu disertakan dalam deskripsi pekerjaan:
- milikmu tujuan nirlaba
- pelatihan yang diperlukan untuk posisi ini
- tugas yang diharapkan dari sukarelawan
- waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut
- lokasi dimana relawan akan melakukan pekerjaan
Mewajibkan Setiap Relawan untuk Mengisi Aplikasi
Seringkali, hal itu bermanfaat memerlukan lamaran. Namun, terkadang dengan proyek kelompok yang melibatkan "panggilan ternak" untuk para sukarelawan, Anda cukup meminta para sukarelawan tersebut mengisi surat pernyataan yang membebaskan organisasi dari tanggung jawab.
Kompleksitas lamaran akan tergantung pada posisinya. Jika relawan bekerja dengan orang-orang rentan seperti anak-anak atau orang lanjut usia, standarnya harus lebih tinggi. Untuk tugas-tugas kasar dengan sedikit risiko bagi siapa pun, aplikasi yang lebih pendek akan cocok. Berhati-hatilah untuk memiliki lamaran berbeda untuk pekerjaan berbeda. Tidak ada gunanya mengecilkan hati beberapa relawan dengan formulir yang panjang jika tidak diperlukan.
Berikut beberapa hal yang perlu disertakan dalam lamaran, jika sesuai:
- Informasi pribadi seperti alamat, nomor telepon, alamat email, orang yang dapat dihubungi jika sakit atau kecelakaan, SIM, bukti asuransi pribadi, dll.
- Kualifikasi, bila diperlukan untuk pekerjaan, seperti keterampilan khusus, atau pencapaian pendidikan.
- Referensi yang dapat membuktikan karakter atau etos kerja yang baik dari pelamar. Referensi mungkin berasal dari anggota komunitas, organisasi nirlaba lain tempat pemohon menjadi sukarelawan, atau pemberi kerja.
- Izin tertulis untuk melakukan pemeriksaan latar belakang, penting jika relawan akan bekerja dengan anak-anak atau populasi berisiko lainnya
- Pengabaian kerahasiaan sehingga Anda dapat mengumpulkan informasi yang Anda perlukan dan membagikannya dengan tepat.
Lakukan Penyaringan yang Benar
Hati-hati di sini. Skrining sangat penting terutama bagi relawan yang mungkin melakukan kontak dengan orang-orang rentan, atau yang harus mengemudi saat melakukan pekerjaan sukarela atau melakukan pekerjaan berbahaya lainnya.
Namun, 31 persen organisasi nirlaba tidak melakukan pemeriksaan sukarela menurut sebuah penelitian. Organisasi nirlaba sering kali berpikir bahwa mereka bisa mengawasi sukarelawannya sendiri dan lalai melakukan pemeriksaan latar belakang yang benar. Namun hal ini dapat membuat organisasi rentan terhadap tanggung jawab. Anggaplah penyaringan sebagai bagian dari prosedur keselamatan dan manajemen risiko Anda.
Penyaringan harus selalu menghormati dan sebisa mungkin melindungi privasi relawan. Dapatkan persetujuan tertulis untuk pemeriksaan sebelum melanjutkan. Juga, lakukan pemeriksaan dari waktu ke waktu sebagai tindakan pencegahan.
Penyaringan dapat dilakukan secara sederhana seperti wawancara pribadi, atau dapat mencakup:
- pemeriksaan latar belakang kriminal
- catatan dan surat izin mengemudi
- konfirmasi asuransi
- pemeriksaan kondisi kesehatan atau meminta bukti vaksinasi tertentu
- memverifikasi kredensial seperti sertifikat mengajar atau penilaian keterampilan khusus
Memberikan Pelatihan dan Manajemen yang Sangat Baik
Jangan pernah melepaskan seorang sukarelawan begitu saja tanpanya pelatihan yang memadai. Relawan menghargai pelatihan sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan dan kapan. Berlatih dalam kelompok atau satu lawan satu. Kembangkan materi tertulis yang dapat dibawa oleh relawan, dan latih tugas spesifik mereka. Tetapkan sukarelawan tersebut ke staf untuk diawasi.
Pelatihan dapat mencakup:
- kode etik organisasi Anda
- bagaimana bertindak ketika mewakili organisasi
- cara mengidentifikasi dan melaporkan penyalahgunaan
- bagaimana menjaga kerahasiaan organisasi dan orang-orang yang dilayaninya
- apa yang secara spesifik Anda harapkan dari sukarelawan
- bagaimana melaporkan masalah apa pun
- siapa yang bertanggung jawab dan bagaimana menghubungi mereka
Yang terakhir, bersedia memecat seorang sukarelawan jika ia melanggar salah satu peraturan, sulit diajak bergaul, tidak dapat diandalkan, atau melakukan kekerasan dalam hal apa pun. Kembangkan prosedur tertulis untuk staf jika mereka harus melepaskan seorang sukarelawan.
Selalu beri tahu sukarelawan tersebut mengapa Anda membiarkan mereka pergi, dan kemudian dokumentasikan pemecatan tersebut, seperti yang Anda lakukan terhadap anggota staf yang dibayar. Memiliki prosedur, mengikutinya, dan mencatat tindakan akan membantu Anda jika sukarelawan tersebut memutuskan untuk mengajukan keluhan kepada manajemen puncak Anda atau mencoba membalas Anda.
Jangan lupa untuk memiliki kebijakan untuk staf Anda yang mencakup cara mereka memperlakukan sukarelawan. Jelaskan apa itu pelecehan dan bagaimana cara menghindarinya. Susun prosedur pengaduan yang dapat digunakan oleh relawan untuk melaporkan pelecehan apa pun.
Relawan ingin berbuat baik dan menghargai ketika sebuah organisasi siap bekerja sama dengan mereka. Mereka menginginkan adanya kebijakan yang baik dan mendapatkan pelatihan serta manajemen yang tepat. Mempertahankan relawan membutuhkan lebih dari itu rasa syukur di pihak Anda, tetapi juga pendekatan terorganisir yang melindungi relawan dan organisasi nirlaba Anda.
