Apa itu manajemen? Apa yang dilakukan manajer? Bagaimana cara saya mengaturnya? Ini adalah pertanyaan standar yang sering ditanyakan oleh sebagian besar dari kita yang berprofesi sebagai manajemen lebih dari satu kali dan ini juga merupakan pertanyaan yang pernah kita tanyakan dalam karier kita. Berikut adalah pandangan dasar manajemen—Manajemen virtual 101.
Seni dan Sains
Manajemen adalah seni sekaligus ilmu. Ini adalah seni untuk membuat orang menjadi lebih efektif dibandingkan tanpa Anda dan ada ilmu pengetahuan tentang bagaimana Anda melakukannya. Ada empat pilar dasar peran manajer: merencanakan, mengatur, mengarahkan, dan memantau.
Maksimalkan Efektivitas
Untuk mengilustrasikan keuntungan dari seorang manajer yang efektif, pertimbangkan skenario berikut: Empat pekerja dapat membuat 6 unit dalam shift delapan jam tanpa seorang manajer. Jika Anda dipekerjakan untuk mengelolanya dan mereka masih menghasilkan 6 unit sehari, apa manfaatnya bagi bisnis Anda? Di sisi lain, jika mereka sekarang menghasilkan 8 unit per hari, Anda—sebagai manajer—memiliki nilai.
Analogi yang sama berlaku untuk jasa, ritel, pengajaran, atau jenis pekerjaan lainnya. Bisakah grup Anda menangani lebih banyak panggilan pelanggan dengan Anda dibandingkan tanpa Anda? Jual barang dagangan bernilai lebih tinggi? Menanamkan pengetahuan dengan lebih efektif? Itulah nilai manajemen—membuat sekelompok pekerja menjadi lebih efektif.
Rencana
Jika manajemen dimulai dengan perencanaan, maka manajemen yang baik dimulai dengan perencanaan yang baik. Tanpa rencana, Anda tidak akan pernah berhasil. Jika Anda berhasil mencapai tujuan, hal itu terjadi karena keberuntungan atau kebetulan dan tidak dapat terulang kembali. Anda mungkin menjadikannya sebagai hal yang cepat terjadi—sensasi dalam semalam—tetapi Anda tidak akan pernah memiliki rekam jejak pencapaian yang menghasilkan kesuksesan.
Cari tahu apa tujuan Anda, atau dengarkan ketika atasan Anda memberi tahu Anda, lalu cari tahu cara terbaik untuk mencapainya. Sumber daya apa yang Anda miliki? Apa yang bisa kamu dapatkan? Bandingkan kekuatan dan kelemahan individu dan sumber daya lainnya. Lihatlah semua kemungkinan skenario dan kembangkan rencana untuk skenario tersebut. Cari tahu skenario terburuk yang mungkin terjadi dan rencanakan juga. Evaluasi berbagai rencana Anda dan kembangkan apa, menurut penilaian terbaik Anda, yang paling berhasil dan apa yang akan Anda lakukan jika tidak berhasil.
TIP: Salah satu alat perencanaan manajemen yang paling sering diabaikan adalah yang paling efektif. Mintalah masukan dari orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
Mengatur
Sekarang Anda punya rencana, Anda harus mewujudkannya. Apakah semuanya sudah siap sebelum grup Anda sehingga hal yang tepat akan sampai ke grup Anda pada waktu yang tepat? Apakah kelompok Anda siap melakukan bagiannya dari rencana tersebut? Apakah organisasi hilir siap dengan apa yang akan diberikan oleh kelompok Anda dan kapan hal itu akan tiba?
Cari tahu apakah pekerja Anda terlatih dan termotivasi dan apakah mereka memiliki peralatan yang diperlukan untuk menindaklanjuti rencana Anda. Rencana Anda harus mencakup solusi untuk segala kemungkinan, jadi bersiaplah untuk memiliki suku cadang yang diperlukan untuk peralatan tersebut. Pastikan bagian pembelian telah memesan bahan dan bahannya tepat serta akan tiba tepat waktu agar rencana Anda sesuai jadwal.
Lakukan kerja keras untuk memastikan segala sesuatu yang diperlukan untuk melaksanakan rencana sudah siap atau akan dilaksanakan ketika diperlukan. Periksa kembali untuk memastikan bahwa setiap orang memahami peran mereka dan pentingnya peran mereka dalam kesuksesan secara keseluruhan.
Langsung
Semuanya sudah siap dan sekarang saatnya untuk menekan tombol "ON"—beri tahu orang-orang apa yang perlu mereka lakukan. Kami menganggap bagian ini seperti memimpin orkestra: Semua orang di orkestra mendengarkan musik di depannya dan mereka tahu bagian mana yang memainkan lagu mana dan kapan. Mereka tahu kapan harus masuk, bermain apa, dan kapan harus berhenti lagi. Kondektur memberi isyarat pada setiap bagian untuk mewujudkan musik—itulah tugas Anda di sini. Anda telah memberikan lembaran musik (rencana) kepada semua musisi (pekerja) Anda, Anda memiliki jumlah musisi (pekerja) yang tepat di dalamnya. setiap bagian (departemen), dan Anda telah mengatur bagian-bagian tersebut di atas panggung sehingga musik akan terdengar paling baik (Anda telah mengaturnya bekerja). Sekarang Anda hanya perlu mengetuk podium secara perlahan dengan tongkat Anda untuk menarik perhatian mereka dan memberikan pukulan yang suram.
Memantau
Sekarang setelah semuanya bergerak, Anda harus mengawasi semuanya. Pastikan semuanya berjalan sesuai rencana dan, jika tidak berjalan sesuai rencana, turun tangan dan sesuaikan rencana tersebut.
Masalah akan muncul—seseorang akan jatuh sakit; suatu bagian tidak akan dikirimkan tepat waktu; pelanggan utama akan bangkrut—tetapi itulah sebabnya Anda mengembangkan rencana darurat sejak awal. Anda, sebagai manajer, harus selalu mengetahui apa yang terjadi sehingga Anda dapat melakukan penyesuaian yang diperlukan. Pemantauan adalah proses yang berulang-ulang—ketika ada sesuatu yang tidak sinkron, Anda perlu merencanakan perbaikan, mengaturnya sumber daya untuk mewujudkannya, mengarahkan orang-orang yang akan mewujudkannya, dan terus memantau dampaknya mengubah.
Pengalaman yang Bermanfaat
Mengelola orang tidaklah mudah; Namun, hal ini dapat dilakukan dengan sukses dan dapat menjadi pengalaman yang sangat berharga. Ingatlah bahwa manajemen, seperti keterampilan lainnya, adalah sesuatu yang dapat Anda tingkatkan melalui belajar dan berlatih.
