Saat kita mencoba melakukannya sampaikan maksudnya kepada orang lain, kita sering berpikir panjang dan keras tentang apa yang ingin kita katakan. Itu adalah cara yang salah untuk melakukannya. Daripada berfokus pada apa yang Anda inginkan mengatakan untuk menyampaikan maksud Anda, Anda harus fokus mengkomunikasikan apa yang Anda ingin orang lain sampaikan mendengar.
Apa yang Ingin Saya Katakan?
Apakah Anda memberikan instruksi kepada karyawan, memesan makanan di drive-through, atau menulis memo yang menjelaskan hal baru aturan berbusana Anda ingin memastikan maksud Anda tersampaikan. Anda ingin mengatakan hal yang benar, sehingga orang lain memahami maksud Anda. Terkadang Anda mempraktikkan apa yang akan Anda katakan. Seringkali kita menulis draf memo dan pidato untuk memastikan kita menggunakan kata-kata yang tepat. Semua ini dilakukan untuk memastikan kami mengirimkan pesan yang benar.
Banyak sekali buku dan artikel yang telah ditulis yang menjelaskan mengapa mengirimkan pesan yang tepat sangat penting; mereka mencoba mengajari Anda cara mengirim pesan yang ingin Anda kirimkan. Penulisnya menekankan pentingnya memilih kata-kata yang ringkas, tepat, dan spesifik, terlepas dari apakah Anda menulis atau mengucapkannya. Mereka memberi tahu Anda bahwa ini adalah cara terbaik untuk menyampaikan maksud Anda kepada audiens.
Siapa Audiens Saya?
Kita semua tahu betapa pentingnya audiens dalam memutuskan apa yang akan kita katakan dan bagaimana kita akan mengatakannya. Menjelaskan nilai sistem telepon baru berbeda jika Anda berbicara dengan departemen keuangan dibandingkan jika Anda berbicara dengan staf telesales. Semakin baik Anda mengenal audiens Anda, semakin mudah bagi Anda untuk menyesuaikan pesan Anda kepada mereka. Semakin pesan Anda disesuaikan dengan audiens Anda, semakin besar kemungkinan Anda menyampaikan maksud Anda.
Bagaimana Saya Menjangkau Mereka?
Meskipun pesan yang Anda kirim penting, pesan yang didengar penerimanya jauh lebih penting. Jika Anda mengenal audiens Anda, biasanya Anda memiliki gambaran tentang bagaimana mereka akan menafsirkan atau menyaring apa yang Anda katakan. Anda dapat menggunakan ini untuk keuntungan Anda untuk memastikan mereka menerima pesan yang Anda coba kirim.
Kita semua tahu, misalnya, jika kita berbicara kepada sekelompok siswa kelas satu, kita tidak bisa menggunakan "kata-kata besar" karena mereka tidak akan memahaminya. Mereka tidak akan memahami pesan kita. Jadi kami memilih kata-kata yang akan mereka pahami. Daripada menggunakan "kata-kata besar" untuk menyampaikan pesan yang ingin kita sampaikan, kita menggunakan kata-kata yang menurut kita akan dimengerti oleh mereka. Dengan begitu mereka akan mendengar pesan kita dan memahaminya.
Jangan mencoba menjelaskan konsep teknis kepada akuntan menggunakan istilah teknis. Jangan gunakan analogi keuangan untuk menyampaikan maksud kepada Departemen Kreatif. Jika Anda ingin departemen layanan Anda menangani lebih banyak panggilan per hari, beri tahu mereka hal itu. Jangan beri tahu mereka bahwa mereka perlu "mengurangi interval waktu antara peluang antarmuka pelanggan".
Kelola Masalah Ini
Untuk meningkatkan peluang Anda menyampaikan maksud Anda, lebih fokuslah pada penerima daripada pengirimnya. Sesuaikan pesan Anda dengan audiens Anda untuk meningkatkan pemahaman mereka. Jangan terlalu khawatir tentang apa yang ingin Anda katakan saat Anda memikirkan apa yang Anda ingin mereka dengar dan pahami.
