Di dalam manajemen proyek, rencana pengelolaan pemangku kepentingan adalah dokumen formal yang menguraikan bagaimana pemangku kepentingan akan dilibatkan dalam proyek. Pemangku kepentingan adalah seseorang atau kelompok yang mempunyai kepentingan dalam suatu proyek. Dengan memikirkan kapan dan bagaimana pemangku kepentingan akan terlibat, sebuah proyek tim dapat memaksimalkan dampak positif pemangku kepentingan terhadap proyek.
Apa itu Pemangku Kepentingan?
Pemangku kepentingan dapat berasal dari internal dan eksternal organisasi. Contoh pemangku kepentingan internal termasuk eksekutif dan unit bisnis seperti akuntansi dan teknologi informasi. Unit bisnis biasanya memiliki perwakilan di tim proyek. Pemangku kepentingan eksternal dapat berupa kelompok kepentingan, dunia usaha, dan organisasi masyarakat. Jarang sekali pemangku kepentingan eksternal terwakili dalam tim proyek. Bagi lembaga yang memiliki otoritas regulasi, industri yang mereka atur biasanya merupakan kelompok pemangku kepentingan eksternal yang paling penting dalam setiap proyek. Jika pemangku kepentingan diidentifikasi oleh tim proyek, pemangku kepentingan tersebut harus dipertimbangkan dalam rencana pengelolaan pemangku kepentingan.
Tidak praktis jika tim proyek terdiri dari anggota yang mewakili setiap kelompok pemangku kepentingan. Dalam banyak kasus, hal ini tidak mungkin. Namun, tim proyek memerlukan masukan dan dukungan dari para pemangku kepentingan agar proyek dapat berhasil. Misalnya, sebuah organisasi pemerintah ingin sepenuhnya mengubah dan memodernisasi program perangkat lunak miliknya yang paling banyak digunakan. Hampir semua orang di organisasi menggunakan program ini dengan cara tertentu. Setiap jenis pengguna tidak dapat secara langsung terwakili dalam tim proyek, sehingga tim merancang cara untuk mengumpulkan masukan dari pemangku kepentingan dan memutuskan cara untuk menginformasikan kepada pemangku kepentingan tentang status proyek. Metode pengumpulan masukan dan strategi komunikasi ini didokumentasikan dalam rencana pengelolaan pemangku kepentingan.
Pemangku Kepentingan vs Rencana Komunikasi
Mungkin terdapat banyak perbedaan antara rencana pengelolaan pemangku kepentingan suatu proyek dan rencana komunikasi. Fungsinya sangat mirip. Rencana pengelolaan pemangku kepentingan lebih luas karena memfasilitasi masukan terhadap proyek serta menguraikan keluaran. Rencana pengelolaan pemangku kepentingan lebih sempit karena hanya ditujukan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, sedangkan rencana komunikasi dapat mencakup khalayak yang lebih luas.
Evolusi
Rencana pengelolaan pemangku kepentingan biasanya disimpan oleh proyek Pengelola. Seiring berjalannya proyek, manajer proyek meninjau rencana pengelolaan pemangku kepentingan dan secara berkala membawanya kembali ke tim proyek untuk mempertimbangkan pembaruan. Sebuah proyek dapat terlihat sangat berbeda di tengah garis waktunya dibandingkan pada tahap perencanaan, jadi penting untuk memastikan dokumen panduan proyek diubah jika ada keadaan memerlukan.
Contoh
Berikut adalah contoh bagaimana rencana pengelolaan pemangku kepentingan dapat berubah selama berlangsungnya suatu proyek. Sebuah lembaga negara memulai proyek pembuatan peraturan. Saat dimulai, proyek sponsor dan manajer proyek membuat daftar pemangku kepentingan untuk dimasukkan ke dalam rencana pengelolaan pemangku kepentingan. Salah satu tugas pertama tim proyek adalah menyempurnakan rencananya. Setelah beberapa bulan, seorang anggota tim proyek mengidentifikasi pemangku kepentingan yang tidak terpikirkan oleh siapa pun di awal proyek. Manajer proyek menambahkan pemangku kepentingan baru ke dalam rencana dan mengadakan pertemuan tim proyek untuk membahas cara melibatkan pemangku kepentingan baru. Setelah tim memutuskan apa yang harus dilakukan, manajer proyek akan memberi tahu sponsor proyek.
Rencana pengelolaan pemangku kepentingan adalah dokumen yang hidup. Ketika proyek berubah, rencana pengelolaan pemangku kepentingan dapat berubah untuk melayani kebutuhan proyek dengan lebih baik. Dengan rencana pengelolaan pemangku kepentingan yang gesit, tim proyek dapat mengumpulkan masukan dan umpan balik dari para pemangku kepentingan dengan tepat serta terus memberikan informasi kepada para pemangku kepentingan tersebut.
