Jika Anda perlu memberhentikan seorang karyawan karena penampilan buruk, Anda harus membuat surat pemutusan hubungan kerja sederhana yang melindungi Anda sebagai pemberi kerja. Karena mantan karyawan yang tidak puas dapat dan sering kali menggunakan apa pun yang Anda tuliskan untuk mengambil tindakan hukum, buatlah surat yang sederhana dan lugas. Waktu untuk merinci data historis, isi intervensi, dan dokumentasi resmi jangka panjang lainnya adalah pada saat pertemuan pengakhiran. surat pemutusan hubungan kerja paling banyak merupakan ringkasan dari data-data yang telah Anda bagikan kepada karyawan tersebut selama ini.
Periksa Dokumentasi Anda Sebelum Pemberhentian Karyawan
Jika manajer karyawan tersebut menyimpan dokumentasi kinerja, mintalah staf sumber daya manusia Anda memeriksa dokumentasi tersebut untuk memastikan dokumentasi tersebut bertanggal dan akan lolos pemeriksaan hukum. Anda tidak ingin berhenti karena berpikir bahwa Anda memiliki dokumentasi yang kuat—hanya kemudian mengetahui bahwa Anda tidak memilikinya.
Selain itu, Society for Human Resource Management merekomendasikan bahwa jika seorang manajer ingin memecat seorang karyawan, HR harus memastikan tidak ada beberapa tanda bahaya yang muncul. Ini adalah:
- “Pegawai tersebut mempunyai catatan kinerja yang memuaskan.
- “Rekomendasi pengawas didasarkan pada alasan subjektif yang tidak dibuktikan dengan dokumentasi tertulis.
- Alasan rekomendasi tersebut hanya berdasarkan bukti-bukti yang 'katanya/katanya' dan tidak ada indikasi yang jelas tentang apa yang sebenarnya terjadi.
Dokumentasi yang tepat dapat melindungi Anda di pengadilan jika karyawan yang diberhentikan mengajukan gugatan Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) yang menuntut Anda melakukan diskriminasi.
Sebelum Anda Mengirim Surat Pemberhentian Kerja
Dalam kebanyakan situasi, satu-satunya cara yang direkomendasikan untuk memberhentikan seorang karyawan adalah dengan manajer karyawan tersebut dan a perwakilan dari departemen sumber daya manusia untuk memberi tahu karyawan tersebut tentang pemecatan secara langsung pertemuan.
Adakan pertemuan ini segera setelah Anda memiliki informasi, dokumentasi, dan bukti yang diperlukan untuk memecat karyawan tersebut. Tentu saja, hal ini tidak berlaku dalam kasus no-show, no-call pengabaian pekerjaan.
Surat pemberhentian mendokumentasikan rapat bagi karyawan dan menjadi bagiannya file personalia karyawan tersebut. Kirimkan surat pemberhentian kepada karyawan setelah rapat pemutusan hubungan kerja dengan meminta tanda terima pengembalian, atau serahkan surat pemberhentian tersebut kepada karyawan di akhir rapat. Cetak surat tersebut pada alat tulis perusahaan dan ditandatangani oleh manajer karyawan atau pemilik perusahaan.
Harap dicatat bahwa undang-undang mengenai gaji akhir mungkin berbeda dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya dan satu negara ke negara lain.
Contoh Surat Pemberhentian Pegawai
Anda dapat menggunakan contoh surat pemutusan hubungan kerja ini sebagai model. Unduh templatnya (kompatibel dengan Google Docs dan Word Online), atau baca versi teks di bawah.
Contoh Surat Pemberhentian Karyawan (Versi Teks)
Jika kasus pemecatan karena suatu alasan adalah solid dan terdokumentasi dengan baik, gunakan surat ini sebagai contoh.
Tanggal
Nona Margaret O'Malley
18361 Jalan Tebing
Sparta, NJ 07871
Margaret sayang,
Surat ini menegaskan pemecatan Anda dari Perusahaan Ernesto karena kinerja buruk, dan berlaku segera.
Anda dipecat karena, meskipun telah mendapat masukan dan bimbingan kinerja berulang kali dari manajer Anda, kinerja Anda belum membaik. Kinerja Anda telah didokumentasikan dalam tiga surat teguran yang Anda baca dan tandatangani. Selain itu, rencana peningkatan kinerja (PIP) Anda berpartisipasi dalam mengajukan tujuan dan target spesifik yang Anda setujui untuk dipenuhi pada tanggal jatuh temponya.
Anda gagal memenuhi target tanggal di area mana pun yang ditentukan dalam rencana yang Anda dan manajer Anda tulis dan sepakati bersama. Anda ditawari sumber daya dan dukungan tambahan, namun Anda menolaknya. Akibatnya, pemecatan Anda merupakan akibat dari penolakan Anda untuk memenuhi persyaratan inti pekerjaan Anda.
Pembayaran untuk hari libur dan hari sakit yang masih harus dibayar akan dimasukkan dalam gaji terakhir* yang akan Anda terima pada hari gajian reguler, Jumat. Kami dapat mengirimkan gaji terakhir Anda ke rumah Anda, atau Anda dapat membuat perjanjian dengan manajer Anda untuk mengambilnya.
Anda juga akan menerima surat yang menguraikan status tunjangan Anda setelah pemecatan Anda. Surat tersebut akan mencakup informasi tentang kelayakan Anda untuk Undang-Undang Rekonsiliasi Anggaran Omnibus Konsolidasi (KOBRA) kelanjutan jaminan kesehatan kelompok.
Anda menyerahkan lencana perusahaan dan ponsel cerdas Anda pada saat pemecatan Anda, jadi kami telah memperhitungkan semua barang milik perusahaan.
Anda harus terus memberi tahu perusahaan mengenai informasi kontak Anda sehingga kami dapat memberikan informasi yang mungkin Anda perlukan di masa mendatang, misalnya formulir W-2.
Salam,
[Nama Manajer atau Pemilik Perusahaan]
Kesimpulan dan Pemikiran Akhir Tentang Surat Pemberhentian
Surat pemecatan, meskipun tidak mudah atau menyenangkan untuk ditulis, merupakan komponen penting dari pemberhentian karyawan. Ini mendokumentasikan informasi yang Anda perlukan untuk file karyawan dan menjawab pertanyaan paling jelas dari karyawan tersebut. Terakhir, surat pemberhentian memberikan dokumentasi formal jika terjadi tuntutan hukum atau ketika fungsi SDM tidak lagi ada dalam formatnya yang sekarang.
Manajer dan staf SDM sering kali berpindah dan dokumentasi yang sangat baik serta surat pemecatan berfungsi sebagai catatan formal dan perspektif sejarah Anda.
Gunakan contoh surat pemberhentian ini sebagai panduan, tetapi seperti dalam semua situasi yang dapat mengakibatkan tindakan hukum atau peristiwa lain yang dapat mengakibatkan tindakan hukum tidak demi kepentingan terbaik perusahaan, kirimkan surat Anda ke pengacara hukum ketenagakerjaan Anda sebelum Anda mengirimkannya ke karyawan.
Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun resmi, tidak dijamin keakuratan dan legalitasnya. Situs ini dibaca oleh khalayak di seluruh dunia danundang-undang ketenagakerjaan dan peraturan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya dan negara ke negara lain. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda tepat untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk bimbingan, ide, dan bantuan.
