Tugas masing-masing pemrosesan pengangkutan bervariasi dari satu pengecer ke pengecer lainnya. Ukuran pengiriman, jenis produk, lokasi penerimaan, dan metode penandaan, masing-masing memainkan peran penting dalam penanganan barang dagangan. Namun, konsep penerimaan barang dagangan secara keseluruhan sangat mirip di sebagian besar toko ritel.
Mempersiapkan Penerimaan Barang Dagangan
Apakah pesanan dilakukan setiap minggu dengan pusat distribusi di kantor pusat, secara musiman pada acara pembelian, atau secara acak dengan pesanan individu vendor, manajer atau pemilik toko kemungkinan besar akan diberitahu tentang tanggal pengiriman yang dimaksudkan dan dapat mempersiapkan penerimaannya barang dagangan.
Ruang stok dan tempat penyimpanan harus selalu bersih dan tertata dengan baik untuk memudahkan akses terhadap barang dagangan. Beberapa hari sebelum tanggal penerimaan yang dijadwalkan, luangkan waktu untuk merotasi kelebihan stok dan memindahkan kembali stok ke lantai penjualan. Buat pajangan massal dan tambahkan rak tambahan, jika perlu, untuk mengurangi jumlah barang di ruang belakang. Ingat, itu tidak bisa dijual jika pelanggan tidak bisa melihatnya.
Toko jaringan ritel sering kali menjadwalkan pengiriman mingguan atas inventaris yang dipesan agar tiba di setiap toko pada hari yang telah ditentukan dalam seminggu. Mengetahui kapan barang dagangan akan tiba dapat membantu dalam menjadwalkan staf tambahan.
Beberapa toko ritel mempekerjakan personel khusus untuk menangani dan menyimpan barang dagangan; yang lain mendistribusikan pekerjaan ini di antara staf penjualan. Pastikan untuk memiliki cakupan yang memadai di lantai penjualan, serta penerimaan. Pengutil mungkin menunggu truk mingguan Anda tiba karena mereka tahu para karyawan sibuk memeriksa barang dan tidak mengawasi toko.
Ketika produk sampai, mungkin dalam wadah plastik, karton karton, peti kayu, atau kemasan lainnya. Beberapa barang dagangan mungkin ada di gantungan sementara yang lain ada di palet. Ingatlah bahwa area penerimaan dirancang untuk menerima, bukan gudang, barang dagangan. Setiap langkah pemrosesan barang harus dilakukan dengan cepat dan efisien.
Mulailah menerima pesanan dengan:
- Mengonfirmasi jumlah karton sesuai dengan kuantitas di Daftar muatan.
- Memeriksa wadah untuk mencari tanda-tanda kerusakan, termasuk kebocoran, sobek, atau segel rusak.
- Jika perlu, pastikan beratnya sesuai dengan jumlah yang dibebankan.
Setiap perbedaan harus dicatat pada tagihan pengiriman sebelum penandatanganan. Pengecer bertanggung jawab atas keseluruhan pengiriman, apa adanya, setelah tanda terima barang ditandatangani.
Pengiriman dalam jumlah besar harus disortir saat karton dibongkar. Mengelompokkan barang dagangan serupa akan membuat proses penerimaan barang dagangan selanjutnya menjadi lebih mudah.
Memeriksa Pengiriman
Setelah kiriman diterima, langkah pemrosesan pengiriman selanjutnya adalah pengecekan barang dagangan. Beberapa vendor mungkin mengirimkan faktur secara terpisah dari pengiriman. Daftar pengepakan sering kali disertakan dengan barang. Kedua dokumen tersebut mungkin terlihat serupa, namun harga produk grosir dan biaya pengiriman umumnya tidak termasuk dalam daftar pengepakan. Banyak pengecer memilih untuk melanjutkan proses check-in hanya setelah faktur tiba.
Mulailah proses pengecekan pengiriman dengan membandingkan faktur vendor dengan faktur toko pesanan pembelian untuk memastikan:
- Harga dan tambahan ketentuan penjualan adalah sebagaimana yang disepakati.
- Jumlah yang diterima oleh pengecer sesuai dengan pesanan pembelian.
- Model produk, warna, ukuran yang diterima sama dengan pesanan pembelian.
- Kualitas barang dagangan sama atau melebihi harapan pembeli.
Masalah dan ketidaksesuaian harus didokumentasikan dan dilaporkan kepada pihak yang bertanggung jawab. Karton yang hilang atau rusak dalam perjalanan menjadi tanggung jawab pengangkut barang atau perusahaan angkutan. Vendor dan produsen harus diberitahu jika pesanan berkualitas buruk, jumlah salah, hilang, atau berisi barang dagangan yang salah. Pastikan untuk mendapatkan penyelesaian atas masalah apa pun sebelum melanjutkan ke proses penerimaan barang berikutnya.
Langkah penting dalam penanganan barang dagangan adalah menentukan harga barang dagangan. Metodenya akan berbeda-beda di setiap pengecer. Beberapa toko kecil mungkin masih memasang label harga langsung pada produknya. Perusahaan lain menggunakan label rak sebagai sarana mengkomunikasikan harga. Banyak pengecer menggunakan barcode dan titik penjualan elektronik untuk menjaga harga inventaris.
Manapun metode penetapan harga digunakan, sangat penting untuk memastikan harga barang dagangan sebelum meninggalkan area penerima. Hal ini bisa sangat membuat frustasi bagi pelanggan yang ingin membeli barang yang tidak dapat dipindai atau tidak mencantumkan indikasi harga apa pun.
Jika menandai barang dagangan dengan label harga, label gantung, atau stiker khusus lainnya, pertimbangkan panduan berikut:
- Jangan menutupi informasi penting apa pun pada kemasan produk.
- Sebagian besar tag dan label harus ditempatkan di area kanan atas produk.
- Label kode warna untuk acara khusus atau penurunan harga.
Stok Barang Dagangan
Segera setelah inventaris diterima, diperiksa, dan diberi harga, inventaris harus segera dikirim ke lokasi yang sesuai di dalam toko. Jaringan toko dan lingkungan ritel yang lebih besar dapat menggunakan rencana-o-gram atau mengalokasikan ruang rak untuk pendatang baru. Toko yang lebih kecil mungkin memiliki departemen atau zona tertentu.
Terlepas dari ukurannya, setiap toko ritel harus memiliki ruang penjualan khusus untuk setiap lini produk atau kategori barang dagangan tertentu. Barang dagangan baru mungkin memiliki dilema distribusi awal. Pembeli, pedagang dan/atau manajer toko dapat berkoordinasi untuk menentukan lokasi terbaik bagi pendatang baru.
Tidak semua barang akan tersedia untuk dipajang segera setelah kedatangan. Beberapa merchandise mungkin disimpan sementara jika dianggap musiman atau untuk promosi terencana. Jangan lupakan produk ini. Ketika waktu yang tepat tiba, pindahkan barang dagangan ke lantai penjualan sesegera mungkin.
Tips Pemrosesan Pengangkutan Lainnya
Beberapa petunjuk tambahan untuk memproses pengiriman dan menerima barang dagangan adalah:
- Rencanakan setiap proses dengan baik untuk mengurangi jumlah kontak fisik dengan produk.
- Jaga agar gang dan pintu keluar darurat bebas dari stok.
- Kerjakan item dengan prioritas tinggi dan penjualan cepat terlebih dahulu.
- Label harga dan penandaan persediaan tidak boleh ditinggalkan di tempat yang mudah dijangkau oleh pelanggan.
- Hindari cedera dengan bekerja dengan aman dan efisien untuk mencegah kecelakaan.
Tahap akhir dari proses pengangkutan harus berupa tampilan barang dagangan baru yang menarik dan terencana dengan baik yang disajikan kepada pelanggan. Perlu diingat, perhentian terakhir barang dagangan ini adalah hal pertama yang dilihat pelanggan.
