Surat dukungan hibah adalah testimoni yang mendukung lembaga nonprofit dari donatur, mitra, atau orang yang dilayani oleh lembaga nonprofit tersebut. Organisasi nirlaba dapat menyertakan testimonial ini dengan penggalangan dana surat, dalam kasus untuk dukungan, dan dalam laporan tahunan.
Pelajari apa yang membuat surat dukungan berhasil, cara mendapatkannya untuk organisasi Anda, dan bagaimana surat-surat ini dibandingkan dengan nota kesepakatan.
Apa Itu Surat Dukungan?
Surat dukungan adalah kesaksian dari luar yang mendukung klaim keberhasilan dan janji organisasi nirlaba untuk mewujudkannya. Surat dukungan biasanya menyertai proposal atau lamaran dana hibah. Kesaksian ini menunjukkan bahwa orang, bisnis, dan organisasi lain percaya bahwa organisasi nirlaba dapat menyelesaikan pekerjaannya.
Surat dukungan dapat datang dari organisasi mitra, donor besar, yayasan lain, perwakilan kongres, bisnis luar, atau pemangku kepentingan utama. Surat dukungan mungkin berasal dari tokoh masyarakat yang percaya pada program Anda, atau mungkin dari orang-orang yang akan menerima layanan yang Anda usulkan.
Surat dukungan dapat mencakup komitmen untuk membantu proyek. Jenis surat ini mungkin menunjukkan bahwa bisnis tertentu tidak hanya mendukung organisasi nirlaba, namun juga ingin memberikan a hadiah dalam bentuk barang untuk mendukung proyek tersebut. Donor dapat menggunakan surat dukungannya untuk memberikan sejumlah uang tertentu pada proyek tersebut. Surat dukungan suatu bisnis dapat mencakup janji untuk meminjamkan sukarelawan sukarela untuk proyek Anda.
Bagaimana Surat Dukungan Bekerja
Surat dukungan belum tentu memberikan penghargaan, namun dapat membuat proposal hibah Anda lebih kompetitif, terutama jika surat tersebut berasal dari individu atau organisasi tingkat tinggi.
Surat dukungan menunjukkan bahwa orang lain menganggap proposal Anda pantas. Hal ini dapat menandakan bahwa organisasi Anda memiliki reputasi yang sangat baik dan komunitas Anda mendukung pekerjaan Anda. Hal ini memberikan alasan yang kuat dan persuasif mengapa pemberi dana ingin mendukung permohonan atau proposal hibah Anda.
Surat dukungan terbaik menggambarkan bagaimana mitra akan mendukung proyek sebagaimana dapat diterapkan. Ini harus menunjukkan antusiasme terhadap proyek dan memberikan kredibilitas pada pekerjaan Anda.
Yayasan atau lembaga pemerintah yang menawarkan hibah akan terkesan dengan surat dukungan, komitmen, atau kemitraan. Semakin Anda dapat menunjukkan bahwa pemberi dana tidak sendirian dalam mendukung pekerjaan Anda, semakin baik proposal Anda diterima.
Menyertakan Surat Dukungan dalam Proposal Hibah Anda
Sebelum Anda mengajukan proposal hibah, buatlah daftar orang atau organisasi yang akan mendapat manfaat dari proyek yang Anda usulkan. Atur pertemuan sehingga Anda dapat menjelaskan secara rinci proyek apa yang akan dilakukan, dan tanyakan apakah mereka bersedia menulis surat dukungan untuk membantu Anda mendapatkan dana yang Anda butuhkan.
Rincian proyek Anda harus menjelaskan manfaatnya bagi mereka dan komunitas mereka. Jika mereka setuju, berikan draft surat yang bisa mereka gunakan. Minta mereka untuk mengirimkan surat kepada Anda pada tanggal tertentu sehingga Anda dapat menyertakannya dalam permohonan hibah Anda.
Jika orang atau organisasi tersebut lebih memilih untuk menulis surat dukungannya sendiri, Anda dapat memberikannya informasi penting dalam poin-poin atau paragraf pendek untuk memudahkan penulisan rekomendasi yang bagus. Contoh informasi bermanfaat mungkin termasuk:
- Ringkasan proyek yang akan didanai oleh hibah
- Bagaimana proyek tersebut selaras dengan kepentingan pemberi dana
- Contoh bagaimana hibah akan membantu organisasi Anda memenuhi misinya
- Kutipan dari surat dukungan sebelumnya yang berfungsi dengan baik
- Orang atau organisasi yang menerima surat tersebut
Doronglah penulis untuk menghindari salam yang umum dan tidak jelas seperti "Kepada pihak-pihak yang berkepentingan." Berikan nama spesifik dan, jika ada, nomor permohonan hibah.
Surat Dukungan vs. Memorandum Perjanjian
| Surat Dukungan vs. Memorandum Perjanjian | |
|---|---|
| Surat dukungan | Memorandum Perjanjian |
| Dapat menyertai proposal atau permohonan hibah | Dapat menyertai proposal atau permohonan hibah |
| Pernyataan dukungan ideologis | Menguraikan harapan untuk dukungan material |
| Ditujukan untuk calon pemberi hibah | Ditujukan untuk calon pemberi hibah, serta organisasi mitra |
| Mungkin atau mungkin tidak berupa nota kesepakatan | Selalu dapat berfungsi sebagai surat dukungan |
Surat dukungan sering kali datang dari organisasi lain yang telah setuju menjadi mitra proyek yang ditawarkan kelompok Anda. Terkadang surat dukungan jenis ini berbentuk perjanjian kemitraan formal atau nota kesepakatan (MOA). Beberapa pemberi hibah bahkan mungkin mengharuskan suatu organisasi untuk memiliki MOA dengan kelompok mitra.
Jika Anda berencana untuk bekerja sama dengan kelompok lain dalam suatu proyek, ketentuan kemitraan harus dijabarkan dengan jelas secara tertulis. MOA harus menggambarkan hubungan kerjasama antara dua organisasi, selain merinci bagaimana Anda akan menggunakan dana dari calon pemberi hibah.
Rincian yang harus disertakan dalam MOA mencakup deskripsi peran, tanggung jawab, persyaratan, dan rincian kemitraan yang disetujui oleh kedua belah pihak. Itu harus ditandatangani oleh perwakilan resmi dari kedua organisasi. Kirimkan dengan proposal atau permohonan Anda ke pemerintah atau dasar menganugerahkan.
Poin Penting
- Surat dukungan hibah adalah testimoni atas nama organisasi yang ditulis oleh donor, mitra, atau orang-orang yang dilayani oleh organisasi tersebut sebelumnya.
- Beberapa pemberi hibah mungkin memerlukan surat dukungan sebelum uang hibah dapat disalurkan.
- Surat dukungan juga dapat berupa nota kesepakatan, yang menguraikan bagaimana dua kelompok akan bekerja sama dalam suatu proyek.
