Bahkan dengan sistem point-of-sale (POS) modern saat ini, Anda masih memerlukan prosedur untuk memperhitungkan toko uang tunai kuitansi. Pengendalian internal ini diperlukan untuk mencegah kesalahan penanganan uang dan untuk melindungi aset dari kehilangan atau pencurian.
Pengendalian internal yang kuat tidak hanya mendorong efisiensi operasional, namun juga memastikan pencatatan akuntansi yang andal yang akan dibutuhkan pada saat pajak tiba. Salah satu penyebab paling umum dari penyusutan atau kehilangan di toko Anda karena kesalahan penanganan uang tunai. Jika diselidiki, penyebab paling umum adalah kurangnya prosedur atau kontrol yang tepat.
Sistem pengelolaan kas ini dapat dibuat secara bersamaan kebijakan toko didirikan. Banyak dari hari ini POS sistem memiliki petunjuk langkah demi langkah untuk menutup (juga dikenal sebagai penyeimbangan) laci kas untuk memandu karyawan.
Intelijen Bisnis
Manajemen toko atau kasir dapat mengambil laporan penjualan kapan saja selama shift. Dengan menambahkan
Ada beberapa alasan mengapa ini berguna:
- Ini menghindari menyimpan terlalu banyak uang di lantai penjualan.
- Ini melindungi dari kerugian jika toko dirampok.
- Ini mencegah situasi di mana pelanggan mengeluh tentang perubahan yang terlalu sedikit.
- Ini menunjukkan seringnya terjadi kelebihan atau kekurangan pada kasir tertentu.
- Ini menghilangkan godaan untuk mengambil uang tunai tanpa dokumentasi dari laci kas.
Bagaimana dan Kapan Menerapkannya
Penyeimbangan mesin kasir biasanya dilakukan di penghujung hari atau di penghujung shift kasir. Laci kas beserta isinya harus dibawa ke kantor atau tempat terpencil lainnya untuk menyiapkan laporan. Jika menyeimbangkan laci setelah ditutup, pastikan lantai penjualan lampu mati dan pintu terkunci. Bagi banyak tenaga penjualan, mereka terburu-buru dan cenderung mulai tutup sebelum toko benar-benar tutup. Ini bukanlah praktik yang aman. Namun, jika Anda memiliki banyak karyawan di toko, salah satu kasir dapat ditutup selama jam buka.
Kelebihan atau kekurangan apa pun harus diselidiki. Sifat manusia patut diperhitungkan karena kesalahannya kecil dan jumlahnya kecil, namun sering terjadi perbedaan dapat menjadi tanda pencurian oleh karyawan atau mungkin mengindikasikan diperlukannya pelatihan lebih lanjut untuk a kasir tertentu. Sebagai aturan, Anda ingin memastikan perbedaan tidak melebihi $2 pada akhir hari.
Uang tunai awal dimasukkan kembali ke laci kas dan disimpan pada malam hari sementara setoran disiapkan ke bank. Semua slip kartu kredit, laporan terminal, dan tanda terima register lainnya dapat ditempelkan pada laporan laci kas harian dan diarsipkan berdasarkan tanggal.
Pemisahan Tugas
Untuk lebih akuntabilitas, pertimbangkan untuk menggunakan dua orang untuk menyeimbangkan mesin kasir. Satu orang akan menghitung laci dan membuat laporan kas harian, sementara orang lainnya menyiapkan setoran bank. Kedua anggota staf harus menandatangani laporan yang menunjukkan bahwa mereka bertanggung jawab atas angka-angka yang ditampilkan. Meskipun tidak ada sistem yang dapat mencegah penipuan, jejak audit ini akan membantu mencegah kolusi antar karyawan.
Pada awal shift berikutnya, setiap kasir harus mempunyai laci kas masing-masing. Punya kasir menghitung kembali uang tunai di laci untuk memverifikasi saldo awal. Jika Anda seorang toko kecil dengan hanya satu mesin kasir, kemungkinan besar uang tunai akan tetap berada di laci semalaman. Jika ini situasi Anda, prosedurnya sama.
Satu catatan terakhir: karena kesalahan manusia adalah bagian dari permainan, pastikan Anda memasukkan perbedaan dalam uang tunai Anda sebagai bagian dari laporan laba dan rugi Anda. Tambahkan baris ke laporan laba rugi Anda yang menganggarkan dan menunjukkan kerugian akibat kesalahan penghitungan. Ini adalah cara lain untuk mengaudit dan mengelola kerugian.
