A surat referensi biasanya diminta oleh seorang karyawan yang pencarian pekerjaan atau yang harus meninggalkan organisasi Anda karena alasan seperti pasangan yang pindah, kembali bersekolah penuh waktu, atau mengalami masalah keluarga yang serius dan menyita waktu.
Karyawan tersebut meminta surat referensi dari Anda sehingga pencarian kerjanya pada akhirnya dibantu oleh rekomendasi positif dari pemberi kerja. Pengusaha harus memahami pentingnya menulis surat referensi untuk karyawannya sendiri.
Perubahan Pengurus dan Surat Referensi
Karyawan mengetahui bahwa manajer dan supervisor berganti pekerjaan, kebijakan Sumber Daya Manusia berubah secara tidak terduga, dan perusahaan gulung tikar. Karena keadaan berubah dan tidak dapat diprediksi, karyawan mencari surat referensi untuk mendokumentasikan riwayat pekerjaan mereka secara permanen.
Sebagai pemberi kerja, jika Anda memiliki pandangan positif terhadap pekerjaan seorang karyawan, Anda dapat memilih untuk menulis surat referensi yang berpotensi membantu karyawan tersebut di masa depan. Namun, tindakan Anda memerlukan pertimbangan.
Mulailah dengan mengetahui kebijakan pemeriksaan referensi kantor Sumber Daya Manusia Anda tentang pembuatan surat referensi. Di beberapa organisasi, satu-satunya karyawan yang berwenang memberikan referensi adalah staf Sumber Daya Manusia.
Review Surat HR yang Diterbitkan Secara Independen atau HR
Beberapa organisasi meminta Anda untuk menjalankan surat referensi di kantor HR Anda sebelum mengirimkannya. Dalam masyarakat kita yang sadar hukum, pengawasan SDM dapat mencegah terjadinya masalah di kemudian hari. Staf HR akan memeriksa untuk memastikan surat Anda terfokus secara khusus pada perilaku kerja, tindakan, dan hasil yang Anda amati.
Mereka akan memeriksa pernyataan yang terlalu menggeneralisasi dan berlebihan. Bagaimanapun, peninjauan oleh sepasang mata kedua akan sangat membantu.
Dengan izin untuk menulis surat referensi, pikirkan tentang kontribusi signifikan karyawan tersebut dan fokuskan surat Anda pada pencapaian tersebut. Ditulis pada kertas surat perusahaan, dengan informasi kontak yang jelas, dan nama pemberi rekomendasi serta jabatan, surat referensi memberikan dorongan positif terhadap kredensial pencari kerja.
Contoh Surat Referensi
Gunakan contoh surat referensi ini sebagai panduan ketika Anda merekomendasikan karyawan yang dihormati dan disukai yang memberikan kontribusi positif bagi organisasi Anda. Anda pasti ingin menggunakan kesempatan ini untuk membantu karyawan tersebut melanjutkan ke babak berikutnya dalam kehidupan mereka.
Sangat disayangkan bila Anda kehilangan karyawan yang berharga, namun terkadang siklus hidup dan kebutuhan keluarga menyebabkan seorang karyawan tetap move on meskipun mereka sudah puas dengan pekerjaannya saat ini.
Unduh templat surat referensi (kompatibel dengan Google Docs dan Word Online) atau lihat di bawah untuk contoh lebih lanjut.
Contoh Surat Referensi (Versi Teks)
Marsha Silva
123 Jalan Utama
Anytown, CA 12345
Kantor: 734-233-4801
Sel: 734-998-3208
1 September 2018
Untuk Perhatian:
Mark Robinson dipekerjakan oleh Pall Corporation dari April 2000 hingga 15 Agustus 2011. Selama jangka waktu tersebut, Mark bekerja di berbagai departemen dan mempelajari bisnis manufaktur kami. Dia melapor kepada saya selama tiga tahun terakhir ketika dia bekerja sebagai supervisor di departemen ruang bersih produksi filter. Sebagai manajer dan kolega Mark, saya dapat mendiskusikan dengan baik kualitas dan pencapaian yang dibawa Mark ke perusahaan kita.
Mark adalah orang yang mandiri dan hanya membutuhkan sedikit pengawasan. Dia mendapat informasi dan tertarik dengan produk, pasar, pelanggan, dan arah strategis kami. Hal ini membantunya menjalankan departemen yang produktif dan menghasilkan suku cadang berkualitas tinggi dengan banyak masukan dari karyawan. Produktivitas meningkat sebesar 25% di bawah arahannya dan peringkat kualitas normal adalah 99%+.
Para karyawan berteriak-teriak untuk dipindahkan ke departemennya dan dia jarang kehilangan seorang karyawan kecuali karyawan tersebut mempunyai alasan yang sah untuk keluar seperti promosi atau masalah di rumah yang memerlukan perhatian. Para karyawan terlibat secara signifikan dalam menetapkan sasaran produksi dan kualitas serta menentukan cara mencapai sasaran tersebut.
Mark adalah kolega yang baik bagi rekan kerjanya dan selalu berbagi tips dan ide untuk membantu orang lain mengelola departemen yang berkualitas juga. Dia mengadakan sesi pelatihan mandiri supervisor untuk membantu supervisor lainnya terus mengembangkan keterampilan mereka. Mereka membaca buku bersama, sesekali mendatangkan pembicara atau pelanggan, dan umumnya melakukan perbaikan berkelanjutan dan pengembangan manajemen.
Mark memulai aktivitas pelatihan di tempat kerja yang terus-menerus memberikan pelatihan silang kepada karyawan sehingga bahkan pada waktu liburan yang padat, hasilnya jarang terpengaruh. Saya mengembangkan Mark untuk mengisi pekerjaan saya ketika promosi saya berikutnya tersedia. Itulah betapa saya sangat memikirkan karyanya.
Saya menyesal melihat Mark pergi tetapi memahami bahwa istrinya ditawari pekerjaan di bidang keahliannya di Colorado, lokasi yang menarik bagi keluarganya karena mereka adalah pemain ski. Spesialisasinya sulit untuk mendapatkan pekerjaan dan saya tahu ada kemungkinan kami akan kehilangan Mark ketika dia menyelesaikan gelarnya. Tapi, saya menghargai kebutuhan dan kepentingan keluarganya adalah yang terpenting.
Jika belum jelas, saya sangat merekomendasikan Mark kepada perusahaannya. Kami menyesal kehilangan dia dan kontribusinya dalam pekerjaan kami selama bertahun-tahun sangat besar. Dia saat ini mendedikasikan waktunya untuk memastikan bahwa pengetahuan dan keterampilannya tetap ada di tempat kerja kita dengan melatih penggantinya sebelum keberangkatannya.
Silakan hubungi saya jika Anda ingin atau memerlukan informasi tambahan. Saya telah melampirkan nomor telepon kantor dan nomor ponsel saya sehingga Anda dapat menghubungi saya langsung untuk tindak lanjut. Salinan surat referensi ini terdapat di arsip personalia karyawan.
Salam,
Marsha Silva
Direktur Operasi dan Manajer Pabrik
