Salah satu keuntungan besar menjadi tuan tanah adalah potongan pajak yang dapat Anda manfaatkan. Namun, pemotongan ini bisa jadi rumit, jadi penting bagi Anda untuk menyimpan catatan rinci semua dokumen penting, pendapatan, dan pengeluaran sepanjang tahun. Menjadi terorganisir dan menyimpan dokumen yang tepat dapat membantu Anda memaksimalkan pemotongan dan mengurangi stres.
Empat Alasan untuk Menyimpan Catatan
- Ini akan mempermudah pengajuan pajak Anda.
- Mencatat semuanya akan membantu mencegah Anda kehilangan potongan apa pun, sehingga akan menghemat uang Anda.
- Ini akan membantu Anda memastikan Anda mengajukan klaim yang akurat. Daripada menebak-nebak, “Saya pikir saya membayar kontraktor itu $1.000,” dengan segera membuka spreadsheet, Anda akan tahu bahwa Anda membayarnya $850 pada tanggal 17 Juli.
- Jika Anda diaudit atau IRS memiliki pertanyaan tentang item dalam pengembalian pajak Anda, Anda akan memiliki bukti untuk mendukung klaim Anda. Jika Anda tidak memiliki dokumentasi ini, Anda akan menghabiskan waktu dan uang untuk mencari buktinya. Lebih buruk lagi, jika Anda tidak dapat menunjukkan tanda terima, klaim Anda tidak akan dipenuhi dan Anda bahkan mungkin harus membayar pajak dan denda tambahan.
Catatan Apa yang Harus Anda Catat?
Jawaban singkatnya adalah Anda harus melacak semuanya. IRS dikenal mengaudit usaha kecil, terutama yang menunjukkan kerugian dalam beberapa tahun berturut-turut. Selain itu, banyak agen IRS tidak memahami nuansa pajak yang berlaku bagi investor real estat, sehingga mereka cenderung mempertanyakan pengajuan Anda. Anda perlu memiliki bukti jika IRS mempertanyakan barang Anda atau, bahkan dalam bisnis sehari-hari jika seseorang mencoba mempertanyakan pembayaran.
Dua jenis catatan yang perlu Anda simpan adalah catatan permanen dan catatan jangka pendek.
Catatan Permanen
Apa saja contoh pencatatan permanen? Ini adalah dokumen yang ingin Anda simpan tanpa batas waktu dan akan relevan serta berharga bagi Anda setelah tahun pajak berjalan, seperti:
- Semua sewa penyewa
- Segala jenis dokumen hukum — denda, laporan inspeksi, kehadiran di pengadilan
- Segala jenis izin yang telah Anda ambil di properti
- Apa pun yang ingin Anda depresiasi, seperti properti atau perbaikan
- Jika perusahaan Anda didirikan sebagai LLC, LP, S Corporation, atau lainnya, Anda sebaiknya menyimpan semua catatan yang berkaitan dengan hal ini.
- Polis asuransi
- Dokumen pinjaman seperti hipotek
- Pajak tahun lalu
- Hak milik/akta
Catatan Jangka Pendek
Anda sebaiknya menyimpan dokumen apa pun yang Anda anggap cukup penting untuk diklaim atas pajak Anda selama minimal lima tahun. Berapa lama Anda menyimpannya setelah itu tergantung pada tingkat kenyamanan Anda. Ini akan membantu Anda jika Anda pernah diaudit atau dituntut.
Beberapa contoh pencatatan jangka pendek adalah segala sesuatu yang dihitung sebagai pendapatan atau pengeluaran untuk tahun pajak tertentu, seperti:
- Biaya iklan untuk bisnis atau properti Anda
- Biaya hiburan seperti makan malam atau makan siang untuk pelanggan saat ini atau calon pelanggan
- Bunga yang dibayarkan atas hipotek dan kartu kredit apa pun untuk keperluan bisnis
- Biaya hukum/profesional untuk akuntan, pengacara, agen asuransi, dan agen penjual
- Pengeluaran kantor seperti akses internet, saluran telepon kedua untuk bisnis, perlengkapan kantor, potongan rumah kantor jika Anda memiliki kantor pusat yang hanya digunakan untuk bisnis
- Sewa diterima
- Perbaikan dilakukan
- Uang jaminan diterima: Ketika sewa penyewa berakhir jika Anda menyimpan sebagian dari uang jaminan, Anda harus mencatatnya sebagai pendapatan. Jika Anda menyimpan sebagian untuk membayar perbaikan, uang yang Anda keluarkan untuk perbaikan dianggap sebagai pengeluaran, yang dapat Anda kurangi dari pajak Anda.
- Biaya perjalanan untuk bisnis, seperti jarak tempuh untuk aktivitas sewa
- Utilitas dibayar
- Gaji yang dibayarkan kepada karyawan atau kontraktor independen
Bagaimana Seharusnya Anda Melacak Catatan Anda?
Anda harus menyimpan salinan digital (komputer) dan salinan cetak (kertas) dari semua catatan Anda.
Salinan Digital
Anda mungkin ingin menggunakan spreadsheet atau program seperti Quicken Rental Property Manager untuk melacak pendapatan dan pengeluaran Anda. Anda harus melakukan ini segera setelah pemasukan masuk atau pengeluaran terjadi. Anda sebaiknya memasukkan informasi sedetail mungkin:
- Tanggal
- Waktu
- Kepada siapa pembayaran itu dibayarkan atau siapa yang membayar Anda
- Sifat pendapatan atau pengeluaran
- Jumlah
- Anda bahkan dapat memasukkan cara pembayaran atau pengeluarannya (uang tunai, nomor cek, kartu kredit, wesel, dll.)
Tingkat detailnya akan bergantung pada perangkat lunak yang Anda gunakan atau buat. Beberapa program akan terhubung langsung ke rekening bank Anda dan akan mencatat pendapatan dan pengeluaran Anda.
Bahkan jika Anda memilih program yang lebih murah, atau menyimpan catatan Anda di spreadsheet pribadi, Anda tetap harus melakukannya masih membuat catatan terpisah untuk setiap properti, untuk setiap jenis pengeluaran, dan untuk jenis terpisah penghasilan. Gunanya adalah mencatat informasi sebanyak-banyaknya pada saat transaksi agar dapat dengan mudah membuat laporan keuangan di kemudian hari.
Anda harus selalu mencadangkannya di CD, di hard drive eksternal, di cloud, dan bahkan dengan salinan kertas. Dokumen tersebut harus dicetak setiap akhir bulan dan/atau akhir tahun.
Salinan dalam bentuk cetak
Anda pasti ingin memastikan Anda memiliki salinan kertas dari dokumen terpenting Anda. Jika memungkinkan, Anda sebaiknya menyimpannya di semacam sistem pengarsipan tahan api atau brankas. Jika Anda tidak dapat menemukan satu file yang cukup besar untuk semua file Anda, sebaiknya simpan file yang paling penting, misalnya judul properti, di kotak ini. Kategorikan semuanya berdasarkan tahun lalu urutkan file berdasarkan abjad agar mudah ditemukan.
