Menyewa perencana acara dari luar tidak harus menjadi tugas yang menakutkan. Anda perlu mencari perencana acara terbaik untuk kebutuhan Anda dan menyaringnya dengan cermat sebelum berkomitmen pada salah satunya. Namun pertama-tama, Anda harus tahu persis apa yang Anda minta agar dilakukan oleh perencana acara.
Tentukan Tujuan Anda
Sebelum memulai pencarian, Anda perlu menentukan tujuan acara, anggaran yang Anda gunakan, dan alasan Anda merekrut karyawan eksternal.
Anda ingin berada dalam posisi untuk mengomunikasikan garis besar acara dan tujuan terpentingnya.
Setelah Anda menentukan tujuan Anda, beberapa gagasan jelas akan mulai muncul tentang tema dan pesan yang ingin Anda sampaikan.
Sekarang Anda ingin menentukan anggaran yang Anda miliki untuk seorang perencana dan apa yang diharapkan dari mereka. Perencana acara dapat memilih tempat, merekomendasikan pilihan makanan dan minuman, menjadi pembicara dan hiburan, berada di lokasi untuk kebutuhan produksi sehari-hari, dan membuat undangan.
Jika Anda tidak dapat menangani semua hal di atas sendiri, Anda harus mulai mencari perencana acara.
Temukan Perencana Acara Anda
Terlepas dari apakah itu acara sosial atau pertemuan perusahaan, aturan untuk menyewa suatu acara perencana atau katering tetap sama: Anda ingin mempekerjakan seseorang yang memiliki keahlian dalam menciptakan tipe Anda acara.
Informasi dari mulut ke mulut adalah salah satu cara untuk menemukan perencana acara, baik itu pesta ulang tahun, pertemuan bisnis sarapan pagi, retret akhir pekan, atau jenis acara lainnya. Namun hal ini tidak selalu merupakan pendekatan yang paling efektif.
Jika Anda sedang mencari perencana acara terbaik untuk urusan Anda, carilah perusahaan dengan pengalaman dan reputasi yang kuat dalam komunitas perencana acara. Reputasi teman mungkin merupakan indikator yang lebih kuat dibandingkan referensi dari teman.
Periksa dengan cabang nasional atau lokal Bertemu Profesional Internasional, itu Masyarakat Acara Khusus Internasional, atau itu Asosiasi Eksekutif Katering Nasional.
Jika Anda ingin mengetahui siapa yang memiliki reputasi baik di daerah Anda, tanyakan kepada biro konvensi dan pengunjung setempat atau kamar dagang. Anda juga dapat menghubungi departemen penjualan konvensi hotel.
Pelamar Wawancara
Kebanyakan perencana acara akan sangat ingin mendengar tentang acara Anda. Beri mereka rincian singkat pada awalnya, dan fokuslah pada keahlian mereka di putaran awal wawancara.
Kurangi daftar kandidat Anda menjadi tiga pelamar terkuat.
Anda kemudian harus bertanya kepada setiap finalis atau perusahaan tentang bisnis mereka, pengalaman mereka dengan peristiwa masa lalu, dan bagaimana mereka merencanakan keadaan darurat. Perencana yang baik akan memandu Anda melalui diskusi tentang keseluruhan tujuan acara, jadwal, anggaran, jumlah tamu, dan preferensi pribadi, serta mengajukan pertanyaan tentang organisasi Anda. Orang yang ingin mengetahui tujuan dan acara Anda akan menonjol dari yang lain.
Meskipun tidak selalu mungkin untuk bertemu langsung dengan pelamar pada putaran pertama wawancara, terutama jika program Anda berada di luar kota, ini bisa menjadi langkah penting dalam memilih perencana yang tepat. Anda pasti menginginkan kandidat yang memiliki hubungan baik dengan Anda.
Langkah terakhir adalah memeriksa referensi kandidat Anda juga. Hubungi mantan klien dan pastikan tidak ada kejadian buruk di masa lalunya.
Tentukan Pilihan Anda
Sekarang saatnya mempersempit pilihan Anda menjadi satu.
Setelah Anda melakukan perekrutan, perencana acara harus dapat membagikan rencana rinci acara tersebut kepada Anda. Inilah saatnya membuang ide-ide kreatif dan membuang ide-ide yang tidak berhasil.
Keluarkan Anggaran
Banyak orang yang baru pertama kali menyelenggarakan acara menginginkan acara sampanye dengan anggaran terbatas untuk bir. Perencana acara Anda dapat memaksimalkan anggaran Anda, tetapi mungkin harus sedikit mewujudkan visi Anda.
Anda perlu bekerja sama untuk menghasilkan anggaran yang realistis. Dan jangan lupa untuk mencari tahu tentang biaya yang akan dibebankan oleh perencana acara, dan bagaimana biaya tersebut akan dimasukkan ke dalam anggaran. Biaya perencana acara dan cara penagihannya sangat bervariasi.
Anda akan diminta untuk memberikan deposit, dokumen, dan kontrak kepada perencana acara serta tempat acara dan layanan yang mereka tawarkan. Seperti biasa, Anda harus meminta pengacara meninjau kontrak apa pun sebelum Anda menandatanganinya.
Menindaklanjuti
Kebanyakan hal buruk yang terjadi terkait dengan perencanaan acara adalah akibat dari kurangnya tindak lanjut. Perencanaan acara memerlukan koordinasi logistik yang efektif. Dengan kata lain, tetap ikuti perkembangan proyek dan jangan memaksa perencana acara untuk membuat keputusan besar tanpa masukan Anda.
Jika semuanya berjalan sesuai rencana, proses perencanaan acara akan berjalan lancar dan Anda akan menambahkan perencana acara yang sangat baik ke jaringan Anda untuk kebutuhan masa depan.
Jika prosesnya menemui hambatan sebelum hari besar, turun tangan dan berusaha memperbaikinya. Kesalahpahaman bisa diatasi. Masalah yang tidak terduga dapat diperbaiki.
Namun bersiaplah, jika semuanya gagal, untuk memecat perencana acara Anda dan membuat cadangan.
