Harga Paket Pertemuan Bergaya Eropa Menjadi Lebih Populer di AS
Berbeda dengan di Amerika Serikat, hotel-hotel di Eropa biasanya menawarkan paket konferensi dan pertemuan perusahaan sebagai pilihan perencana acara yang mengadakan seminar, konferensi, dan pertemuan lainnya di hotel.
Ide dibalik penawaran paket korporat tempat acara layanan adalah menggabungkan semua elemen ruang ruang pertemuan, makanan dan minuman, serta kebutuhan audio visual ke dalam satu paket pertemuan dengan tarif harian tetap per peserta. Praktik ini tidak hanya dapat menjadi lebih efisien secara umum bagi mereka yang terlibat dalam perencanaan acara, namun hal ini membuat pengelolaan dan prediksi biaya yang terkait dengan lokasi menjadi lebih mudah proses.
Konferensi di AS
Sebaliknya, di Amerika Serikat, hotel masih lebih umum menghitung biaya konferensi per item berdasarkan kebutuhan yang terperinci dan disesuaikan untuk setiap pertemuan atau acara. Meskipun praktik ini memungkinkan perencana acara memiliki kendali lebih besar atas setiap detail acara, hal ini tetap dilakukan juga sering kali menimbulkan pesanan acara jamuan makan yang rumit dan semakin sulitnya mengatur biaya dan biaya keseluruhan
Meskipun para pemain utama di industri ini terus mengubah cara mereka berbisnis, model Eropa dan bisnisnya Model Amerika masih cenderung mencerminkan perbedaan ini dalam pendekatan mereka terhadap konferensi dan acara perusahaan. Untuk mendalami lebih dalam, mari kita lihat dua contoh paket acara dan konferensi perusahaan: satu dari bekas Istana Fira di Barcelona (contoh Eropa) dan yang lainnya di Wynn Resorts di Las Vegas (contoh Amerika contoh).
Contoh Paket Konferensi dan Rapat
Tarif paket harian sangat populer di Inggris dan juga menyebar ke benua Eropa. “Pasar Inggris adalah yang pertama meminta paket jenis ini, dan kami selalu berusaha menyesuaikan proposal kami untuk memenuhi kebutuhan klien kami,” jelas mantan jenderal tersebut. manajer Fira Palace (sekarang Crowne Plaza Barcelona), sebuah hotel bisnis yang populer di kalangan perencana acara dan pertemuan perusahaan yang menyelenggarakan acara internasional pertemuan.
Pelanggan Hotel
Ketika Crowne Plaza Barcelona masih beroperasi sebagai Istana Fira, sekitar 20 persen klien hotel berasal dari Spanyol. Pelanggan tahunan lainnya berasal dari Inggris (19 persen), Amerika Serikat (17 persen), Perancis (7 persen), Italia (6 persen), Jepang (4 persen), dan Jerman (4 persen). Selain itu, sekitar setengah dari acara bisnis yang diselenggarakan di sana berasal dari industri farmasi dan sisanya mencakup teknologi, makanan dan minuman, klien perbankan, dan industri otomotif.
Permintaan Harga Paket Konferensi
Selama ini, paket pertemuan harian di Istana Fira sudah termasuk penggunaan ruang pertemuan, coffee break, makan siang, layar, dan lainnya. Paket pertemuan yang tersedia pada dasarnya mencakup segala sesuatu yang perlu disertakan oleh seorang perencana dalam sebuah pertemuan.
Seiring berkembangnya industri, permintaan paket konferensi dan pertemuan terus berubah seiring waktu. Awalnya, perencana acara perusahaan meminta harga konferensi tetap untuk ruang pertemuan serta makanan dan minuman. Seiring berjalannya waktu, permintaan ini meluas hingga mencakup hal-hal lain, seperti layar, akses Internet, flip chart, dan sistem suara. Namun permintaan masih tetap pada harga paket dan tarif tetap.
Bagi mereka yang membutuhkan kamar tamu untuk bermalam, mereka juga meminta tarif akomodasi khusus/negosiasi ke dalam tarif acara konferensi mereka secara keseluruhan. Meskipun paket-paket ini akan mencakup sebagian besar kebutuhan acara, para perencana masih akan bernegosiasi untuk kebutuhan lainnya persyaratan acara, seperti area pameran, makan malam gala, resepsi koktail, dan agenda acara lainnya item.
Pro dan Kontra Pendekatan Eropa
Jelas bahwa pendekatan utama Eropa terhadap perencanaan dan penetapan harga konferensi mungkin berguna bagi perencana acara beberapa alasan, termasuk persepsi penghematan biaya, prediktabilitas biaya, dan kemudahan presentasi klien dan persetujuan.
Meskipun demikian, pendekatan seperti ini menambah beban bagi hotel untuk memprediksi kebutuhan kliennya sambil mengelola keuntungannya sendiri. “Dari sudut pandang kami, lebih mudah mengadakan acara 'à la carte'. Faktanya, pengoperasiannya jauh lebih rumit. Tapi manfaatnya bagi kami adalah kepuasan pelanggan,” ujar mantan General Manager Fira Palace ini.
Contoh Paket Konferensi dan Pertemuan Amerika
Meskipun pasar Eropa relatif matang dengan penerimaan dan penggunaan paket konferensi atau pertemuan, semakin banyak hotel di AS mungkin mulai mempertimbangkan untuk mengubah cara mereka mengemas dan memberi harga pada konferensi dan pertemuan Sehat. Hal ini sangat penting saat ini ketika perencana acara diminta untuk membuat keputusan rapat dengan tenggat waktu yang lebih pendek dan lebih sering.
Pada bulan Mei 2009, Wynn Las Vegas mengambil inisiatif untuk memperkenalkan tiga jenis konferensi yang mencakup semua tarif dan paket pertemuan untuk pasar pertemuan yang lebih kecil, yaitu pertemuan dengan peserta kurang dari 80 orang. Saat ini mereka masih menawarkan paket tersebut. Mereka termasuk:
- Paket Delegasi Konferensi Sehari Penuh
- Paket Delegasi Konferensi Setengah Hari ”AM”.
- Paket Delegasi Konferensi Setengah Hari ”PM”.
Seperti yang diharapkan oleh para perencana acara di Eropa, opsi paket Wynn diberi harga per delegasi (yaitu, peserta), termasuk ruang pertemuan, makanan dan minuman, makanan ringan untuk istirahat, serta proyektor dan layar LCD.
Ide Wynn untuk mengembangkan pilihan paket konferensinya tumbuh dari pendekatan pasar Eropa. Faktanya, André Link, mantan manajer penjualan nasional Wynn, sebelumnya berasal dari Eropa. “Di sebagian besar wilayah Eropa, ini adalah satu-satunya cara kami menjual pertemuan... Sangat jarang kami menyiapkan proposal à la carte yang mencantumkan biaya F&B, sewa kamar, biaya AV, dll.,” jelas Link.
Pergeseran Industri Amerika
Dengan diluncurkannya program paket pertemuan kecil mereka, Wynn Resorts mengantisipasi paket konferensi tersebut tarif akan lebih populer di kalangan klien korporat karena sebagian besar pertemuan asosiasi berskala lebih besar. Mereka benar. Sejak itu, beberapa jaringan hotel terkenal di Amerika mulai menawarkan paket pertemuan dan konferensi perusahaan yang lebih mencerminkan model Eropa dalam perencanaan acara perusahaan.
Yang pasti, tarif paket pertemuan dan konferensi tidak akan memenuhi kebutuhan setiap acara. Faktanya, sebagian besar perencana menyadari bahwa mereka akan melepaskan beberapa preferensi detail untuk program mereka atau mengharuskan tempat tersebut menyesuaikan paket untuk memasukkan elemen tambahan. Selalu ada kehati-hatian dalam mengandalkan tarif paket jika perencana mengantisipasi bahwa program mereka mungkin berjalan lebih lama dari perkiraan awal, yang dapat memicu biaya tambahan. Namun bagi para perencana pertemuan dan acara yang memperhatikan anggaran mereka dengan cermat, paket pertemuan dan konferensi ini menawarkan perkiraan anggaran konferensi yang jelas.
