Dalam dunia bisnis besar, konsep Total Biaya Kepemilikan (TCO) penting bagi pembeli dan penjual. Sebagai pembeli, biaya awal untuk memperoleh produk mungkin relatif kecil jika dibandingkan dengan biaya tahunan untuk pemeliharaan dan dukungan produk. Manajer yang efektif meneliti produk mereka untuk membangun pemahaman tentang total biaya kepemilikan yang diharapkan selama jangka waktu penawaran. Sebagai penjual, klien Anda biasanya akan membandingkan penawaran Anda dengan pesaing dari perspektif Total Biaya Kepemilikan. Tenaga penjualan terbaik memahami kekhawatiran klien mereka terhadap TCO dan memasukkan hal ini ke dalam proposal mereka untuk membantu pembeli dalam proses evaluasi.
Dasar-dasar Total Biaya Kepemilikan
Secara desain, Total Biaya Kepemilikan (TCO) adalah perhitungan yang dirancang untuk membantu masyarakat membuat keputusan keuangan yang lebih tepat. Daripada hanya melihat harga pembelian suatu objek, TCO melihat biaya keseluruhan mulai dari pembelian hingga pembelian pembuangan termasuk perkiraan biaya yang akan dikeluarkan selama masa pakai produk, seperti servis, perbaikan, dan Pertanggungan. TCO diperhitungkan dalam analisis biaya-manfaat.
Total Biaya Kepemilikan Bukanlah Hal Baru
Meskipun TCO sering dirujuk dalam kaitannya dengan Teknologi Informasi (TI), konsep ini telah ada sejak tahun 1950-an dan 1960-an ketika sering dibahas di industri elevator. Beberapa ahli percaya bahwa konsep tersebut (jika bukan istilahnya) sudah ada sejak zaman Napoleon ketika "para insinyur mulai memberikan perhatian yang sangat cermat terhadap teknologi. isu-isu seperti efektivitas meriam dan seberapa mudahnya dipindahkan dan diperbaiki, serta berapa lama meriam tersebut bertahan dalam dinas aktif."
Total Biaya Kepemilikan Bervariasi menurut Industri
Biaya tambahan yang harus ditambahkan ke harga pembelian awal untuk menghitung total biaya kepemilikan (TCO) berbeda-beda menurut industri:
- Perangkat Keras Teknologi Informasi. TCO telah digunakan secara luas dalam akuisisi perangkat keras teknologi informasi. Perkiraan TCO perangkat keras biasanya memperkirakan biaya perbaikan di luar garansi, biaya tahunan perjanjian layanan, dan biaya prorata untuk perangkat keras dan perangkat lunak tambahan yang diperlukan untuk memanfaatkannya perangkat keras. Karena jumlah penyedia layanan web terus meningkat, semakin banyak perusahaan TI yang menyewa ruang dari penyedia ini, sehingga menghilangkannya investasi besar pada perangkat keras dan, akibatnya, mengurangi biaya tahunan dan TCO yang dikeluarkan untuk menjalankan perangkat lunak perusahaan aplikasi.
- Lisensi Perangkat Lunak Tradisional. Sepanjang sejarah industri perangkat lunak, lisensi dibeli berdasarkan biaya awal (atau biaya lisensi) ditambah biaya pemeliharaan perangkat lunak tahunan yang dihitung sebagai persentase dari aslinya biaya lisensi. Awalnya, perjanjian pemeliharaan tahunan ini mencakup perbaikan bug dan peningkatan fitur jika tersedia. Namun, jenis lisensi abadi ini telah kehilangan popularitasnya dan digantikan dengan lisensi berbasis langganan di mana klien membeli kembali hak untuk menggunakan perangkat lunak setiap tahun.
- Industri mobil. Edmunds.com memiliki kalkulator TCO yang menambahkan penyusutan, bunga, pajak dan biaya, premi asuransi, biaya bahan bakar, pemeliharaan, dan perbaikan pada harga pembelian mobil atau truk.
- Industri keuangan. Banyak reksa dana dan produk serupa membebankan biaya pengelolaan triwulanan dan/atau memiliki biaya penarikan. Biaya tidak langsung ini harus dipertimbangkan ketika menghitung biaya sebenarnya dari investasi tersebut.
Pertimbangan Perhitungan TCO
Pertimbangkan nuansa berikut ketika mencoba memahami TCO suatu penawaran:
- Biaya tersembunyi selalu menjadi perhatian. Misalnya, paket perangkat lunak baru mungkin memerlukan pelatihan awal bagi pengguna dan pelatihan tambahan bagi pengguna baru di masa mendatang.
- Metode pembiayaan akan berdampak pada total biaya kepemilikan dan perlakuan akuntansi untuk pengurangan, biaya yang dikapitalisasi, dan penyusutan yang akan berdampak pada penghitungan TCO secara rinci. Pastikan untuk bekerja sama dengan departemen akuntansi atau keuangan Anda untuk memastikan Anda memiliki gambaran lengkap tentang semua implikasi (dan biaya atau pengurangan) yang terkait dengan pembelian Anda.
- Jangan lupakan biaya tenaga kerja. Anda dapat memperoleh efisiensi dari investasi baru, sehingga mengurangi biaya operasional secara keseluruhan. Manfaat dari efisiensi ini sebenarnya bisa membiayai atau melebihi biaya sebenarnya. Sebaliknya, Anda mungkin dikenakan biaya tenaga kerja tambahan sebagai akibat dari investasi tersebut.
- Total Biaya Kepemilikan sering berubah seiring waktu. Logikanya, biaya perbaikan tahunan sebuah mobil akan meningkat seiring bertambahnya usia, begitu pula biaya servis mobil berdasarkan inflasi. Pastikan Anda memperhitungkan perubahan biaya yang diharapkan selama masa pakai kendaraan.
