Jika Anda pernah memesan produk atau perlengkapan untuk toko retail Anda, Anda mungkin ditanya apakah Anda memiliki nomor PO. Pesanan pembelian (PO) adalah kontrak penjualan tertulis antara pembeli dan penjual yang merinci barang dagangan atau layanan yang akan diberikan dari satu vendor. Ini akan menentukan syarat pembayaran, tanggal pengiriman, identifikasi barang, jumlah, syarat pengiriman, dan semua kewajiban dan ketentuan lainnya.
Pesanan pembelian umumnya berupa dokumen bernomor dan sudah dicetak sebelumnya yang dihasilkan oleh sistem manajemen keuangan pengecer. Dengan kata lain, jika Anda menggunakan software akuntansi seperti Buku Cepat, ketika Anda memesan produk dari vendor, itu akan membuat pesanan pembelian untuk Anda di sistem. Tujuan PO adalah untuk membuat dokumen yang dapat dilacak dalam sistem akuntansi atau POS Anda untuk digunakan dalam berbagai cara yang bermanfaat untuk menjalankan bisnis Anda.
Bagaimana Pesanan Pembelian Bekerja Dengan Sistem Inventaris
- PO memberi tahu sistem inventaris Anda apa yang Anda pesan. Jika Anda menggunakan sistem terbuka untuk membeli, ia tahu untuk tidak memesan suatu produk lagi karena sudah ada yang dipesan.
- Itu dapat menetapkan spesifik pembelian dengan vendor. Misalnya saja, secara jelas berisi jumlah setiap produk yang Anda pesan, namun juga merinci metode pembayaran, ketentuan yang akan Anda bayarkan untuk produk tersebut (termasuk penanggalan), dan metode pengiriman produk yang Anda inginkan ke toko Anda.
- Banyak vendor memiliki sistem tetap atau default yang mereka gunakan untuk penagihan dan pengiriman. Jadi, tanpa instruksi apa pun, mereka akan menggunakan UPS ground secara default saat dikirimkan kepada Anda, misalnya. Namun Anda mungkin membutuhkannya lebih cepat, dan PO dapat mengomunikasikannya.
- PO merupakan dokumen pertanggungjawaban semua pihak. Sangat mudah terjadi kesalahan saat memesan. Namun ketika semuanya sudah tertulis, sulit untuk membantahnya. Saya ingat berkali-kali ketika saya mendapat tagihan dan tagihan yang salah dari vendor namun pesanan pembelian saya dicadangkan dan dibatalkan atau diperbaiki.
- Salah satu contohnya, saya mendapat invoice sebesar 300 kotak krim sepatu saat saya pesan 300 bagian-bagian. Ada 100 buah dalam satu kotak, jadi bisa dibayangkan betapa tinggi fakturnya dari yang seharusnya.
- Saat barang dagangan sudah sampai dari vendor, Anda bisa mengeceknya ke PO dan memastikan pengiriman sudah benar.
- Terakhir, ini memungkinkan semua karyawan Anda untuk terlibat. Misalnya, satu karyawan dapat memesan, dan karyawan lainnya dapat menerima.
Salah satu manfaat lain dari pesanan pembelian adalah kelayakan kredit Anda. Bank akan sering melihat PO Anda untuk menentukan apakah Anda mampu membayar utang. Proses pesanan pembelian yang solid dapat membantu Anda mendapatkan persetujuan. Yang miskin akan mengakibatkan Anda tidak mendapatkan pinjaman. Bisa juga digunakan untuk kredit dengan vendor. Misalnya, beberapa vendor mungkin mengharuskan Anda membayar tunai saat memesan. Setelah beberapa waktu berbisnis dengan Anda, mereka mungkin mengizinkan Anda mengirimkan PO versus kartu kredit. Ini sangat besar dalam mengelola Anda arus kas.
PO adalah praktik umum di ritel. Dan perangkat lunak POS atau akuntansi apa pun yang mungkin Anda instal di toko Anda akan memiliki komponen PO untuk Anda.
